Восстановление расходов в бюджетном учреждении проводки

Операции по восстановлению кассовых расходов в автономном учреждении (Лунина О.)

Восстановлением кассовых расходов считаются операции по поступлению (возврату) денежных средств на лицевой (расчетный) счет или в кассу учреждения от контрагента, которому ранее была произведена оплата. Необходимость отражения в бухгалтерском учете подобных операций возникает у учреждений довольно часто. В статье рассмотрим некоторые ситуации, когда у автономных учреждений может образоваться дебиторская задолженность по суммам, подлежащим восстановлению на счетах учреждения, и порядок ее отражения в бухгалтерском учете.

Возврат излишне выплаченной заработной платы

При расчетах с сотрудниками учреждения могут возникнуть ситуации, когда задолженность по заработной плате остается за сотрудником. Одной из причин может являться ошибка бухгалтера. Другая причина — например, сотрудник увольняется, а ему выдан аванс или отпускные, при этом он не отработал необходимое количество рабочего времени.

Для того чтобы выяснить, в каких случаях возможен возврат излишне выплаченной зарплаты, обратимся к трудовому законодательству. Так, согласно ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

— если допущена счетная ошибка;

— если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;

— если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Вместе с тем этой же статьей установлено, что работодатель имеет право производить удержания из заработной платы сотрудника для погашения его задолженности работодателю:

— для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

— для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

— для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;

— при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77 или п. п. 1, 2, 4 ч. 1 ст. 81, п. п. 1, 2, 5, 6 и 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Стоит заметить, что если работодатель фактически при расчете не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете, то у него нет оснований для взыскания данных сумм в судебном порядке. На это указывает Определение ВС РФ от 25.10.2013 N 69-КГ13-6.

Работник может вернуть излишне начисленные ему суммы добровольно.

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете изложен в п. 18 Инструкции N 157н <1>. Согласно его положениям обнаруженные ошибки отражаются записью за последний день отчетного периода или в день их обнаружения дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной по способу «красное сторно», и дополнительной бухгалтерской записью. Наличие ошибок оформляется первичным учетным документом — справкой (ф. 0504833), содержащей информацию по обоснованию внесения исправлений, наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (журнала операций), его номер (при наличии), а также период, за который он составлен.

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

В соответствии с Инструкцией N 183н <2> учет расчетов с сотрудниками по заработной плате и отпускным выплатам в автономном учреждении осуществляется на счете 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате».

<2> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

Указаниями о применении бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее — Указания N 65н), определено отнесение расходов по заработной плате на подстатью 211 «Заработная плата» КОСГУ, а начисления на нее отражаются на подстатье 213 «Начисления на выплаты по оплате труда» КОСГУ.

Рассмотрим практический пример, когда сотрудником возвращается излишне выплаченная зарплата.

Пример 1. Сотруднику автономного учреждения предоставлен авансом отпуск и за счет субсидии на выполнение государственного задания начислены отпускные в сумме 30 000 руб., с которых удержан НДФЛ — 3900 руб. По окончании отпуска сотрудник уволился. При этом он добровольно вернул в кассу учреждения излишне выплаченные отпускные в размере 8700 руб., которые внесены на лицевой счет автономного учреждения. НДФЛ, подлежащий корректировке, составил 1300 руб., а начисленная сумма отпускных — 10 000 руб. (8700 + 1300). Расходы на заработную плату данного сотрудника учитываются в составе общехозяйственных расходов.

В бухгалтерском учете автономного учреждения данные операции отражаются следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Начислена заработная плата (отпускные) сотруднику

4 109 80 211

4 302 11 000

30 000

Удержан НДФЛ с заработной платы сотрудника

4 302 11 000

4 303 01 000

Выданы отпускные сотруднику через кассу

(30 000 — 3900) руб.

4 302 11 000

4 201 34 000

26 100

Внесены в кассу учреждения излишне выплаченные отпускные <*>

4 201 34 000

4 302 11 000

Скорректировано на основании справки (ф. 0504833) начисление отпускных методом «красное сторно»

4 109 80 211

4 302 11 000

(10 000)

Скорректировано на основании справки (ф. 0504833) начисление НДФЛ методом «красное сторно»

4 302 11 000

4 303 01 000

(1300)

Поступили излишне выплаченные отпускные из кассы на лицевой счет

4 210 03 000

4 201 34 000

Зачислена переплата на лицевой счет

4 201 11 000

4 210 03 000

<*> Данная операция не предусмотрена Инструкцией N 183н, поэтому ее следует согласовать с финансовым органом и органом, выполняющим функции и полномочия учредителя автономного учреждения.

Возмещение территориальным органом ФСС расходов на выплату пособий

В субъектах РФ, не участвующих в пилотном проекте ФСС по назначению и выплате пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, где учреждения сами производят начисления и выплату названных пособий и уплачивают их за счет уменьшения страховых взносов, начисленных в ФСС на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, в некоторых случаях требуется возмещение фондом произведенных учреждением расходов.

Пунктом 2 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ <3> и п. 2 ст. 4.6 Федерального закона N 255-ФЗ <4> установлено, что, если начисленных страховых взносов недостаточно для выплаты страхового обеспечения застрахованным лицам в полном объеме, учреждение обращается за необходимыми средствами в территориальный орган ФСС по месту своей регистрации.

<3> Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

<4> Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Согласно п. п. 3, 4 ст. 4.6 Федерального закона N 255-ФЗ территориальный орган ФСС обязан выделить учреждению необходимые средства на выплату страхового обеспечения в течение 10 календарных дней с даты представления учреждением всех необходимых документов. При этом ФСС вправе провести проверку правильности и обоснованности понесения расходов учреждением на выплату страхового обеспечения. Документы, которые должны быть представлены учреждением для принятия решения о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения, поименованы в Перечне, утвержденном Приказом Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 N 951н.

Выплату пособий за счет средств ФСС в соответствии с Указаниями N 65н учреждение производит за счет средств, отраженных на подстатье 213 «Начисления на выплаты по оплате труда» КОСГУ.

Учет расчетов с работником по начислению и выплате пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам ведется на счете 0 302 13 000 «Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда» (п. п. 130, 161 Инструкции N 183н).

Пример 2. За сентябрь 2014 г. автономным учреждением начислены страховые взносы в ФСС на обязательное социальное страхование и на случай временной нетрудоспособности в размере 25 000 руб. В этом же месяце пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством начислены в сумме 40 000 руб. и выданы сотрудникам через кассу. Учреждением поданы документы в территориальное отделение ФСС о возмещении расходов на выплату пособий — 15 000 руб. (40 000 — 25 000). Данным органом принято решение о возмещении расходов, денежные средства перечислены на лицевой счет автономного учреждения. Все операции осуществляются в рамках муниципального задания. Расходы по начислению страховых взносов в ФСС относятся на себестоимость оказываемых услуг.

Данные факты хозяйственной жизни учреждения в бухгалтерском учете будут отражены следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование

4 109 60 213

4 303 02 000

25 000

Начислено пособие по временной нетрудоспособности и в связи с материнством

4 303 02 000

4 302 13 000

40 000

Выданы пособия через кассу учреждения

4 302 13 000

4 201 34 000

40 000

Восстановлены кассовые расходы по выплате пособий (поступили на лицевой счет учреждения)

4 201 11 000

4 303 02 000

15 000

Возврат авансовых платежей (переплаты) по договорам поставки, выполнения работ, оказания услуг

Взаимоотношения контрагентов в рамках гражданско-правовых договоров регулируются ГК РФ. Так, согласно п. 3 ст. 487 ГК РФ в случае, когда продавец, получивший сумму предварительной оплаты, не исполняет обязанность по передаче товара в установленный срок, покупатель вправе потребовать передачи оплаченного товара или возврата суммы предварительной оплаты за товар, не переданный продавцом.

В случае когда поставщики, подрядчики, исполнители возвращают учреждению полученную от них оплату ввиду отсутствия возможности исполнить договор, необходимо отразить операции по восстановлению кассового расхода учреждения.

Денежные средства возвращаются на лицевой (расчетный) счет или в кассу учреждения на основании актов сверок, претензионных писем, судебных решений или иных документов.

Пример 3. Автономным учреждением здравоохранения заключен договор с оптово-розничной торговой сетью на поставку свежемороженой рыбы для столовой. Поставка товара производится по предварительной оплате. Автономным учреждением перечислено 9000 руб. в счет будущей поставки. Из-за введения торгово-экономических санкций в отношении стран, поставлявших в Россию рыбную продукцию, торговая сеть не получила очередную партию товара и, как следствие, не смогла исполнить договор поставки с автономным учреждением. На основании акта сверки данная торговая компания вернула на лицевой счет автономного учреждения полученный аванс в размере 9000 руб. Эти операции проводились в рамках приносящей доход деятельности.

В соответствии с Указаниями N 65н приобретение продуктов питания учреждениями осуществляется по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.

Операции по уплате и возврату авансовых платежей в бухгалтерском учете учреждения будут отражены следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Произведен авансовый платеж по договору

2 206 34 000

2 201 11 000

Произведен возврат авансового платежа на лицевой счет учреждения

2 201 11 000

2 206 34 000

Аналогичной является ситуация, когда подрядчик возвращает денежные средства за невыполненные работы. В этом случае другими будут только статьи КОСГУ, за счет средств, отраженных на них, оплачиваются различные работы и услуги. Кроме того, ему в соответствии со ст. ст. 329 и 330 ГК РФ могут быть предъявлены требования по уплате штрафов, пеней, неустойки, чего мы не будем касаться, так как здесь уже речь пойдет о доходах учреждения, а не о восстановлении расходов.

Восстановление расходов, совершенных сотрудником учреждения в личных целях

Иногда бывает и так, что вскрываются факты использования сотрудниками ресурсов учреждения в личных целях, например:

— использование услуг связи, предоставленных учреждению, для личных телефонных переговоров;

— использование электроэнергии, отпускаемой учреждению, для зарядки аккумулятора личного автомобиля сотрудника;

— использование горячей воды, отпускаемой коммунальной службой, для помывки автомобиля, принадлежащего сотруднику учреждения, и др.

Данные факты должны быть соответствующим образом задокументированы для того, чтобы имелась возможность взыскать с работника денежный эквивалент использованных ресурсов учреждения. Легче всего это сделать с телефонными переговорами, так как имеется возможность получения детализации звонков абонента как мобильной, так и обычной связи.

Согласно Указаниям N 65н расходы на телефонную связь осуществляются по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ, расходы на электроэнергию и горячую воду — по подстатье 223 «Коммунальные услуги» КОСГУ.

Учет расчетов по услугам связи ведется на счете 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи», а по коммунальным услугам — на счете 0 302 23 000 «Расчеты по коммунальным услугам».

Пример 4. Автономным образовательным учреждением получен счет на оплату услуг корпоративной сотовой связи на сумму 15 000 руб. На основании детализации телефонных переговоров установлено, что одним из сотрудников совершались телефонные переговоры в личных целях на сумму 500 руб. Он добровольно внес эти деньги в кассу учреждения. С лицевого счета произведена оплата поставщику услуг сотовой связи по выставленному им счету. Все расчеты произведены в рамках приносящей доход деятельности. Услуги связи включаются в состав общехозяйственных расходов.

Для того чтобы разделить задолженность по оплате услуг связи за счет учреждения и за счет сотрудника по согласованию с учредителем, предлагаем применить в учете счет 0 401 20 000 «Расходы текущего финансового года».

Эти операции отразятся в бухгалтерском учете учреждения следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражена задолженность по оплате услуг связи поставщику за счет учреждения

2 109 80 221

2 302 21 000

14 500

Отражена задолженность по оплате услуг связи за счет сотрудника

2 401 20 221

2 302 21 000

Внесены в кассу учреждения сотрудником денежные средства на оплату услуг связи <*>

2 201 34 000

2 401 20 221

Внесены и зачислены денежные средства на лицевой счет учреждения

2 210 03 000

2 201 11 000

2 201 34 000

2 210 03 000

Перечислены денежные средства за услуги связи с лицевого счета учреждения

2 302 21 000

2 201 11 000

15 000

<*> Такая бухгалтерская запись не предусмотрена Инструкцией N 183н, поэтому ее следует согласовать с финансовым органом или органом, исполняющим функции и полномочия учредителя.

Возврат излишне уплаченных налогов

Зачет или возврат сумм излишне уплаченных налога, сбора, пеней, штрафа производится в соответствии со ст. 78 НК РФ.

Сумму излишне уплаченного налога нужно зачесть в счет предстоящих платежей налогоплательщика по тому налогу, по которому образовалась переплата, или иным налогам, а также в счет погашения недоимки по иным налогам, задолженности по пеням и штрафам за налоговые правонарушения либо вернуть налогоплательщику (п. 1 ст. 78 НК РФ).

Зачет или возврат суммы излишне уплаченного налога производится налоговым органом по месту учета налогоплательщика без начисления процентов на данную сумму (п. 2 ст. 78 НК РФ).

Если налоговому органу становится известно о переплате, он в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта должен сообщить об этом налогоплательщику.

Согласно п. 6 ст. 78 НК РФ сумма излишне уплаченного налога подлежит возврату по письменному заявлению (заявлению, представленному в электронной форме) налогоплательщика в течение одного месяца со дня получения налоговым органом данного заявления. Но если у налогоплательщика есть задолженность, то возврат производится только после зачета суммы излишне уплаченного налога в счет погашения недоимки (задолженности).

Заявление о зачете или возврате суммы излишне уплаченного налога может быть подано в течение трех лет со дня уплаты указанной суммы, если иное не предусмотрено законодательством РФ о налогах и сборах (п. 7 ст. 78 НК РФ).

Решение о возврате суммы излишне уплаченного налога принимается налоговым органом в течение 10 дней со дня получения заявления налогоплательщика или со дня подписания налоговым органом и этим налогоплательщиком акта совместной сверки уплаченных им налогов, если такая совместная сверка проводилась (п. 8 ст. 78 НК РФ).

Суммы налогов, взносов, начисленных учреждением в соответствии с законодательством РФ и подлежащих уплате в бюджет, отражаются на основании справок (ф. 0504833) с приложением расчетов, деклараций, иных документов, подтверждающих суммы принятых обязательств, на счете 0 303 00 000 «Расчеты по платежам в бюджеты» (п. 159 Инструкции N 183н).

Согласно п. 259 Инструкции N 157н суммы переплат, произведенных в бюджеты бюджетной системы РФ, учитываются на счете обособленно.

Пример 5. Муниципальное автономное учреждение в течение года производило уплату авансовых платежей по земельному налогу за счет средств на муниципальное задание. В ноябре текущего года земское собрание района приняло решение об освобождении от уплаты данного налога организаций, финансируемых за счет средств местного бюджета на текущий финансовый год. В связи с этим у учреждения образовалась переплата по земельному налогу на сумму 100 000 руб. Учреждение обратилось в ФНС по месту учета с заявлением о возврате суммы переплаты по данному налогу. По решению налогового органа сумма переплаты возвращена учреждению.

В соответствии с Указаниями N 65н расходы учреждения на уплату земельного налога относятся на статью 290 «Прочие расходы».

В бухгалтерском учете автономного учреждения начисление, оплата и восстановление кассовых расходов по земельному налогу будут отражаться согласно Инструкции N 183н следующим образом:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *