Учет в кафе

Ситуация на сегодняшний день такова, что работникам общепита намного легче и безопаснее обмануть свою фирму, чем наживать себе врагов в лице посетителей, подсчитывающих каждую копейку и нежелающих быть обманутыми.
Такое случается везде, где чрезмерно полагаются на честность сотрудников. Где у руководства не доходят руки установить жесткий контроль и подсчитывать каждую единицу выпускаемой продукции. Так как же быть владельцу бизнеса?
Как вести учет в ресторане? Какие предпринять меры, чтобы не быть обворованным собственными работниками. Попробуем в этом разобраться.
Для начала стоит рассмотреть самые простейшие и распространенные способы получения навара, которые традиционно используют большинство поваров, барменов и прочих ресторанных работников.
1. «Продажа своего товара». При отсутствии в вашем ресторане системы видеонаблюдения, бармен может без опаски продавать товары, выставленные в баре, делая это самостоятельно или же с помощью официантов, с которыми он будет в доле. Учет обычно ведется в специально предназначенном для этих целей блокноте.

Цитата:

Некоторые просто запоминают, что и по какой цене было продано. На другой день все проданное закупается в магазине или на рынке.

О ресторанной наценке речь тут, разумеется, не ведется. Таким образом, прибыль бармену идет в виде разницы в цене. У вас же будут только одни убытки. Ведь ваш товар вместо того, чтобы продаваться простаивает на полках. Нередко самый ходовой товар приобретается барменом загодя на оптовой базе. А потом перепродается в заведении.
Можно привести для примера следующую схему реализации товара: работник ресторана покупает на базе ящик водки оптом и держит его дома.
Затем по мере необходимости приносит по несколько бутылок в бар.
Это легко сделать, надев, к примеру, пиджак в котором есть внутренние карманы. Был к слову совершенно реальный случай, когда для подобных целей барменом выбирались именно такие пиджаки. Нужно сказать, что так работают в основном начинающие мошенники. Потому, что совершенно незаметно много товара продать не удастся.
3. «Продажа излишков». Для начала стоит разобраться, откуда собственно эти излишки берутся? Все очень даже просто – тут не доложил, там не долил или разбавил. На пример: у бармена есть литр сока, который он наливает в графин, в котором уже лежит 200гр льда. В итоге получается один литр разбавленного сока и стакан лишнего неразбавленного.
Лишний сок продается, а вырученные деньги оседают в кармане у бармена.
Возврат напитков из зала тоже приводит к появлению излишков и дополнительной прибыли у бармена. Много недопитого остается при проведении вечеринок и банкетов. Наиболее ушлые пройдохи, не брезгуют сливать из бокалов и недопитые напитки.
Цитата:

Жульничая, таким образом, бармен и официанты вполне могут наваривать себе значительные суммы, ни копейки в это не вкладывая, и по сути дела присваивая себе доход ресторана.

Все вышеперечисленное является основным родом занятий вороватых работников. Впрочем, есть много других способов мошенничества, но все они будут вариациями на все ту же тему.

Теперь давайте попробуем разобраться, что нужно, а что не стоит делать для того, чтобы предотвратить потерю прибыли.
Самый лучший и проверенный на сегодняшний день способ, это установка в заведении систем видеонаблюдения и автоматического контроля и учета продукции. Поскольку установленные в зале видеокамеры могут вызвать нежелание у некоторых потенциальных клиентов посещать ваше заведение, то наилучшим выходом будет установка видеокамер таким образом, чтобы в поле их зрения попадали лишь те участки, где непосредственно осуществляется весь производственный процесс.
Но вот что делать тем предпринимателям, у которых по разным причинам нет возможности установить современные системы учета и видеонаблюдения?
1. Найдите себе честного и проверенного бухгалтера, в обязанности которого будет входить контроль товаров. При этом платите ему достойную зарплату, чтобы он с рвением выполнял возложенные на него обязанности.
2. Ведите бизнес, соблюдая все требования трудового и налогового законодательства, также строго придерживайтесь противопожарных и санитарных норм.
3. Старайтесь по возможности лично наблюдать за тем, как работают ваши подчиненные, проводя как можно больше времени в своем заведении.
4. В вашей системе и методике учета не должно быть лазеек.
Возможные варианты учета:
1. В начале отчетного периода весь товар был посчитан по общей стоимости. Прибавляем к этой стоимости оприходованный товар (его стоимость) за отчетный период. Отнимаем от полученного результата стоимость уже проданного товара (в тот же отчетный период).
В итоге получаем сумму учетного остатка товара на момент проведения ревизии.
По окончании отчетного периода снова пересчитываем товар и из полученной суммы фактического остатка вычитаем сумму учетного остатка. В самом идеальном варианте полученный результат должен равняться нулю. Если у вас получился положительный результат, то должны быть излишки.
Если же результат отрицательный, значит, есть недостача.
Следует иметь ввиду, что недостача, это всегда следствие либо воровства, либо же невнимательности. Продукцию продали или украли, или же забыли занести в счет и оплатить.
Что же касается излишков, то тут очевидно не доливают или же не докладывают. Иногда на банкетах официанты дописывают в счета то, чего на самом деле, на столе не было.
Цитата:

Несмотря на то, что приведенный выше вариант учета очень простой, использовать его ни в коем случае не рекомендуется.

Поскольку именно при таком способе учета подчиненным легче всего заниматься махинациями.
Для того, чтобы все было более наглядно, можно привести такой пример: стоимость чашки кофе составляет 35 рублей при закладке в 5 грамм, стоимость бутылки водки 650 рублей. За один вечер посетители выпили 2 бутылки.
Их стоимость – 1300 рублей бармен забирает себе.
На следующий день тот же бармен покупает пачку дешевого кофе, и насыпает его в банку стоящую под барной стойкой. При ревизии не будет выявлено ни излишков, ни недостачи. Самым большим минусом такого способа учета, является полная невозможность выяснить, в каком товаре есть недостача или излишки.

2. При этом варианте учитывают каждое наименование товара. В начале каждого отчетного периода составляется ведомость, по которой принимается товар. Ведомость подписывает повар или бармен, но хранится она у руководителя.
Цитата:

Каждый день бухгалтер осуществляет выборку из счетов, составляет расходные накладные, основываясь на счетах с продаж, а также калькуляционных карт. Все накладные бухгалтер подписывает собственноручно, и не показывая их бармену, или повару отдает руководителю.

О том, сколько товара оставалось в момент приемки, и сколько его израсходовано, работники, вовлеченные в процесс производства знать не должны.
Держа их в неведении относительно количества остатков можно предотвратить, таким образом, возможность махинаций с их стороны. При следующей ревизии бухгалтер и бармен, посчитывают всю продукцию, оставляя два экземпляра ведомости.
После этого, бухгалтер составляет акты сверки, основываясь на ведомости о приеме товаров составленной на начало отчетного периода и ведомости составленной в момент ревизии о наличии остатков товара. Причем проверяется вся продукция по каждому ее наименованию.
Цитата:

А теперь обсудим, как же следует поступить руководителю, если при проведении ревизии были обнаружены большие излишки или большая недостача. Впрочем, случается, что как излишки, так и недостача появляются одновременно.

К примеру, бармен может сказать следующее: «У меня не хватило двух бутылок водки на 800 рублей, за то осталось 8 порций мороженого на те, же 800 рублей. Давайте вместо водки доложим мороженое, и все сойдется!».
Если вы согласитесь пойти бармену на уступку, то в следующий раз он опять не доложит мороженого и присвоит деньги за водку.
В случае обнаружения излишков либо недостачи ваши действия должны быть такими: поставить на приход все обнаруженные излишки, работника лишить премии за обман посетителей и небрежное отношение к работе. Недостача должна быть погашена деньгами работника по той цене, которая установлена в заведении, а не той, по которой был закуплен товар.
Цитата:

Таким образом, можно сделать вывод, что только второй вариант ведения учета может значительно уменьшить возможность обмана.

Но стоит помнить, что бармен имеющий опыт работы в этой сфере, может параллельно вести свой собственный учет наиболее ходового товара. Так что внезапные проверки в середине месяца будут очень даже не лишними.
«Закрытые упаковки»
После того, как бармен примет все ящики с алкоголем, их опечатывают. Открываются ящики только лишь по необходимости.
Цитата:

Нахождение одновременно двух ящиков с одинаковым содержимым категорически запрещается.

Время от времени нужно сверять номера акцизов и партий с номерами, записанными в сертификатах. Вы должны быть уверены, что на вашем складе хранится продукция от ваших поставщиков, а не принесенная барменом для личной продажи. Причем проверка должна производиться только тех бутылок, которые находятся в открытой упаковке.
«Лед да пена – помощники бармена»
Лед должен подаваться только в отдельных ведерках или другой предназначенной для этого посуде для предотвращения махинаций с напитками. Кеговое пиво считают так: взвешивается пиво налитое в тару и от полученной цифры отнимается вес самой тары (указан на ярлыке).

Если недостачу разливного пива бармен пытается объяснить тем, что при разливе оно сильно пенится, то выводы можете делать сами.
Вспенивание является следствием неисправности или неправильной настройки аппарата для разлива напитков, или же во время разлива первого бокала. Это обстоятельство всегда учитывается производителями, которые заливают в кеги немного больше пива (в пределах 0,5-1,5 литра).
«Суррогат высокого качества»
В особо жаркие дни посетители обычно просят налить им очень холодную водку. Ведь пить холодное по жаре значительно приятнее, чем теплое. Но вы должны категорически запретить сильное охлаждение водки в морозилке.
В крайнем случае, не допускайте попадания такой водки на прилавок.
Дело в том, что при употреблении ледяной водки даже опытный дегустатор не определит ее качества. Так что вместо качественной дорогой водки бармен может, смело наливать дешевую подделку. О том, что его обманули, клиент догадается только следующим утром, страдая от похмелья. Подобные поступки бармена скажутся на отношении клиентов к вашему заведению.
«Остатки в дело»
Некоторые руководители разрешают использовать повторно, оставшиеся от посетителей блюда для приготовления новых кушаний. Нужно сказать, что такие поступки крайне недальновидны и вредят репутации заведения. Ведь об этом вскоре узнают все. Ни барменам, ни официантам не важна репутация заведения и они охотно расскажут и поделятся этой информацией со всеми.
Цитата:

Такая «экономия» приведет к убыткам не только из-за оттока клиентов, но еще и потому, что подобные действия затруднят эффективный учет. И к тому же, это просто очень неприятно. Представьте, что вы пришли в ресторан, заказали себе свежую еду, а вас накормили объедками!

Все вышеперечисленное, это только малая часть всех тонкостей и нюансов ресторанного бизнеса. Какие-то знания приходят с личным опытом, а что-то можно почерпнуть у более знающих коллег. Ведь недаром говорят: «Век живи — век учись»!
А что вы, думаете обо всем этом?

2.1.3. Учет продуктов на производстве (кухне)

На основании ежедневно разработанного и утвержденного руководителем предприятия Плана– меню (унифицированная форма № ОП-2, утвержденная постановлением № 132) заведующий производством (бригадир) составляет требование на необходимые продукты. Требование составляется с учетом потребности в сырье (продуктах) на предстоящий день и остатков сырья (продуктов) на начало дня. Требование служит основанием для выписки накладной на отпуск сырья (продуктов) из кладовой.

Дополнительный отпуск продуктов из кладовой на производство (кухню) в течение дня может производиться по дополнительным требованиям.

Поступающие на производство (кухню) продукты передаются под отчет заведующему производством или бригаде материально ответственных лиц.

Определение цен, по которым реализуются изделия кухни, производится на основании калькуляции, составляемой в так называемых калькуляционных карточках. Калькуляционные карточки (унифицированная форма № ОП-1) регистрируются в специальном журнале.

В ресторанах, кафе, реализующих в дневное время кухонную продукцию с добавлением более низкой единой наценки, а в вечернее время – более высокой наценки, начисляются две цены: для работы в дневное время с меньшим показателем наценки и в вечернее время с большим показателем наценки.

Оформление отпуска готовых изделий из производства на раздачу зависит от расположения раздаточной. Если раздаточная отделена от производства, то отпуск готовых изделий кухни на раздачу оформляется посредством дневных заборных листов (унифицированная форма № ОП-6).

Бланки дневных заборных листов выдаются бухгалтерией предприятия, как правило, заведующему производством ежедневно (накануне дня торговли) отдельно на каждого получателя продукции в двух экземплярах и регистрируются в специальном журнале по следующей форме:

• номер по порядку;

• дата выдачи заборного листа;

• номер заборного листа;

• номер буфета, палатки, ларька;

• фамилия и инициалы материально ответственного лица (получателя);

• расписка материально ответственного лица в получении бланка заборного листа.

Дневной заборный лист подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером после его выписки, но до отпуска блюд (изделий) кухни (образец 1).

Если раздаточная не отделена от производства, то материальную ответственность за готовые изделия несут работники производ ст-ва. В этом случае наименование и количество изделий, переданных с производства на раздачу, обычно регистрируют в контрольном журнале в оперативном порядке или допускается составление акта о продаже изделий кухни за наличный расчет.

Основанием для списания стоимости продуктов (сырья), израсходованных на приготовление собственной продукции, и величины выручки, полученной от продажи этой продукции, служит специальная форма товарного отчета для организации общественного питания. Данный документ называется „Ведомость учета движения продуктов и тары на кухне“ (форма № ОП-14, утвержденная постановлением № 132).

Этот документ выполняет такую же роль, как и товарный отчет в торговой организации, служит для контроля над движением продуктов и поступлением выручки. Заполняется данная ведомость ежедневно, как правило, заведующим производством, в двух экземплярах, один из которых сдается бухгалтеру под роспись, а второй остается у материально ответственного лица.

Образец 1

Дневной заборный лист

К данному документу прилагается план-меню и один экземпляр меню для посетителей.

Остаток на начало дня переносится из предыдущей ведомости, в приходной части ведомости отражается фактическое поступление продуктов (сырья) на кухню. Стоимость продуктов отражается в учетных ценах. Фактическое поступление сырья отражается на основании документов на выдачу продуктов со склада (накладные, требования, заборные листы).

Расходная часть формы № ОП-4 представляет собой раздел, отражающий выручку от реализации продукции, изготовленной на кухне.

Графа „Сумма фактической реализации“ заполняется на основании „Акта о реализации готовых изделий кухни за наличный расчет“ (форма № ОП-12) и других документов, прикладываемых к ведомости. В графе „Стоимость по учетным ценам“ отражается стоимость продуктов по учетным ценам, использованным для изготовления продукции, согласно калькуляционным карточкам.

Остаток продуктов на конец дня представляет собой величину незавершенного производства.

Строка „Фактический остаток“ заполняется при проведении инвентаризации на конец дня. Выявленные расхождения (недостачи или излишки) представляют собой перерасход или экономию продуктов при изготовлении блюд по сравнению с нормами вложения продуктов, предусмотренные сборниками рецептур.

В соответствии с методическими рекомендациями по учету издержек обращения организации общественного питания отражают стоимость продуктов питания, израсходованных на производство изделий кухни, на счете 20 „Основное производство“. Все остальные расходы учитываются на счете 44 „Расходы на продажу“.

Остаток по счету 20 „Основное производство“ представляет собой остаток сырья и полуфабрикатов, находящихся на кухне.

Пример 1

ООО „Бригантина“ (кафе) приобрело у поставщика продуктов на сумму 177 000 руб. Все продукты были переданы в производство (на кухню). Согласно учетной политике для целей бухгалтерского учета продукты учитываются по фактической себестоимости. Начисление торговой наценки и НДС производится при передаче сырья на кухню. На все продукты установлена единая торговая наценка в размере 15 %.

В учете были сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60

– 150 000 руб. – оприходованы продукты по фактической себестоимости;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 27 000 руб. – НДС по приобретенным продуктам;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 41

– 150 000 руб. – переданы продукты в производство;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 42

– 22 500 руб. – начислена торговая наценка при передаче продуктов в производство;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 42

– 31 050 руб. ((150 000 руб. + 22 500 руб.) Ч 18 %) – начислен НДС при передаче продуктов в производство.

Таким образом, стоимость продуктов, отпущенных в производство, по продажным ценам составит 203 550 руб. (150 000 руб. + 22 500 руб. + 31 050 руб.).

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Расчет доли расходов по обслуживанию предприятия аналогичен распределению заработной платы. Соответственно суммы составят: Сумма расходов по обслуживанию предприятия, относящаяся к расходам магазина: 40 000 руб. x 60% = 24 000 руб. Сумма расходов по обслуживанию предприятия, относящаяся к расходам магазина: 40 000 руб. x 40% = 16 000 руб. Бухгалтерский учет расходов на продажу супермаркета «Ракета» ведется на счете 44. Товары, предназначенные для перепродажи, учитываются на счете 41. Продукция, приобретаемая для нужд кафе, учитывается на счете 10. Расходы, связанные с обслуживанием деятельности кафе и магазина, учитываются на счете 26.

Пошаговая инструкция: как открыть свое кафе с нуля в 2018 году

В эту площадь включается только зона для приема пищи и проведения досуга. Очень важно – данная зона должна быть отделена конструктивно от остальных помещений, а ее площадь — закреплена в правоустанавливающих инвентаризационных документах.

Иначе возникнут проблемы с налоговиками по поводу правомерности применения ЕНВД. Если заведение общественного питания открывает индивидуальный предприниматель, наиболее выгодные формы налогообложения – ЕНВД и ПСН (патент).

Последнюю можно применять, если площадь зала обслуживания не более 50 кв. м. Стоимость годового патента составит в этом случае 180 000 рублей (Закон г. Москвы от 31.10.2012 г. № 53). При этом для нескольких таких кафе (площадь зала обслуживания каждого – до 50 кв. м), расположенных на территории одного субъекта, патент потребуется один.

Общие расходы по обслуживанию фирмы составили 40 000 руб. Расходы по кафе и супермаркету распределяются пропорционально прямой заработной плате.

Соответственно, заработная плата работникам, обслуживающим оба вида деятельности, будет распределяться следующим образом: Рассчитываем общий фонд прямой заработной платы: 20 000 руб. + 30 000 руб. = 50 000 руб. Определяем долю заработной платы работников супермаркета в общем фонде прямой заработной платы: 30 000 руб. / 50 000 руб. x 100% = 60%. Определяем долю заработной платы работников кафе в общем фонде прямой заработной платы: 20 000 руб. / 50 000 руб. x 100% = 40%. Определяем сумму заработной платы по работникам, обслуживающим оба вида деятельности, относящуюся к супермаркету: 10 000 руб. x 60% = 6000 руб. Определяем сумму заработной платы по работникам, обслуживающим оба вида деятельности, относящуюся к кафе: 10 000 руб. x 40% = 4000 руб.

іОбщепит

Программа предназначена для работы в ресторанах, кафе, барах, фаст-фудах в т.ч. в сетях таких предприятий.

Бухгалтерия в кафе своим учетом многих бухгалтеров и руководителей ставит в тупик. Ведь сразу непонятно что же купить. Большинство склоняет весы выбора в пользу 1С для кафе или своего ресторана. Используя 1С управление рестораном может стать гораздо продуктивнее использования обычных продуктов других фирм. Но купив продукт 1С Предприятие ресторан еще не получает программу, в которой можно вести полноценный учет в общепите. Программа должна быть адаптирована под общепит, под ресторан или кафе. И используя 1С ресторан получает для себя программу для работы официантов и барменов, а бухгалтер — бухгалтерскую часть. Первый продукт, который попадается в поисковике — это 1С рарус ресторан. Продукт достаточно мощный, но несет в себе множество минусов — каждый блок продается отдельно — фронт отдельно, бэк офис отдельно. И программа сама в том числе незнакома многим программистам, на плечах которых лежит автоматизация ресторана 1С Предприятием. Наш продукт написан на базе 1С:Управление торговлей, поэтому обеспечивает 1с управление рестораном, и хорошо знаком подавляющему большинству программистов и бухгалтеров также.

Продукт разработан на базе 1С:Управление торговлей для Украины, имеет следующие особенности и характеристики:

  • Автоматизированное рабочее место бармена и официанта (Фронт).
  • Автоматизированное рабочее место бухгалтера (Бэк-офис).

Особенности Фронта:

  • Быстрое обучение персонала Фронта.
  • Простота работы.
  • Удобный, приятный и понятный интерфейс.
  • Адаптирован также для сенсорных экранов.
  • Онлайн контроль остатков (Товаров и денег).
  • Подача блюда по очереди и с модификаторами.
  • Повтор запроса веса для весового блюда (напр. гриль — заказали «грамм 200» — пожарили 185).
  • Реализация СВОБОДНОГО БЛЮДА (блюдо на заказ) – Цена формируется автоматически по заданным правилам.
  • Дисконтная система (по товарам, дням, видам карточек, фиксированные, накопительные и т.д.).
  • Управление заказом (изменение стола, официанта, разделение и объединение заказов, перенос блюд).

  • Открытие и закрытие смен персонала.
  • Внос ПЕРЕУЧЕТА с рабочего места бармена по Бару и Кухне (бухгалтеру не придется руками вносить переучет).
  • Внос переучета через терминал сбора данных.

  • Для быстроты оформления заказов можно использовать КПК и даже IPOD и IPHONE. (Пока официант принимает заказ у второго клиента – для первого уже готовится или выносится его заказ).

Особенности бэк-офиса (р.м. бухгалтера):

  • Остатки хранятся в разрезе товаров, полуфабрикатов и готовых блюд.
  • Калькуляции могут содержать вложенные калькуляции (блюдо в блюде), вне зависимости от количества уровня таких вложений.
  • Расчет калькуляций, как инструмент создания нового блюда для шеф-повара, или как инструмент проверки корректности закладки в существующих калькуляциях.

  • Кроме калькуляций в программе используются нормы потерь продуктов при обработках, нормы разделки продуктов (Например рыба).
  • Списание с разных складов в одном блюде (напр. «гляссе» — кофе списывается с бара, а мороженое с кухни)
  • Переучет всегда соответствует бумажному. Не нужно на основании переучета вводить списание и оприходование
  • Списание затрат, питание штата, анализ деятельности во многих разрезах – все это доступно.
  • Выпуск блюд в случае отдельного процесса приготовления.

В связи с тем, что данная конфигурация была разработана на базе конфигурации «1С:Управление торговлей», то весь функционал первоначальной конфигурации сохранился, а он, как Вы, наверное, знаете, очень обширный.

В случае использования программы в сети предприятий организовано централизованное управление меню и ценами, гибкие настройки рабочих мест и прав персонала.

Необходимо наличие 1с8:Управление торговлей. Программа обеспечивает 1С управление рестораном.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *