Сроки хранения бухгалтерских документов

4.7. Порядок хранения бухгалтерских документов

  • •Н.В. Пошерстник, м.С.Мейксин самоучитель по бухгалтерскому учету
  • •По состоянию на 1 октября 2002 года
  • •198020, Санкт-Петербург,
  • •Глава 3.Предмет и метод бухгалтерского учета……………………………………………………………….30
  • •Глава 4. Документирование хозяйственных операций……………………………………………………….38
  • •Глава 5. Счета бухгалтерского учета……………………………………………………………………………51
  • •Глава 6. Техника и формы бухгалтерского учета………………………………………………………………71
  • •Глава 7. Оценка имущества и обязательств. Калькуляция……………………………………………………83
  • •Глава 8. Инвентаризация………………………………………………………………………………………..96
  • •Глава 9. Баланс и отчетность…………………………………………………………………………………..113
  • •Глава 10. Учетная политика……………………………………………………………………………………122
  • •Глава 11. Формирование уставного капитала…………………………………………………………………132
  • •Глава 12.…………………………………………………………………………………………………………136
  • •Глава 13.Учет кассовых операций…………………………………………………………………………….181
  • •Глава 14. Учет основных средств………………………………………………………………………………215
  • •Глава 15. Учет нематериальных активов……………………………………………………………………..253
  • •Глава 16. Учет материальных ценностей……………………………………………………………………..268
  • •Глава 17. Учет труда и его оплаты…………………………………………………………………………….289
  • •Глава 18. Расчеты с подотчетными лицами…………………………………………………………………..379
  • •Глава 19. Учет долгосрочных инвестиций……………………………………………………………………406
  • •Глава 20. Учет финансовых вложений………………………………………………………………………..416
  • •Глава 21. Учет затрат на производство………………………………………………………………………..423
  • •Глава 22. Готовая продукция……………………………………………………………………………….…..466
  • •Глава 23. Налогообложение предприятий…………………………………………………………………….500
  • •Глава 24. Учет финансовых операций…………………………………………………………………………520
  • •Глава 25. Бухгалтерская отчетность…………………………………………………………………………..530
  • •Предисловие
  • •Глава 1. История развития бухгалтерского учета
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 2. Бухгалтерский учет, его роль и задачи
  • •2.1. Система нормативного регулирования бухгалтерского учета
  • •2.2. Определение и основные задачи бухгалтерского учета
  • •2.3. Организация бухгалтерского учета и требования, предъявляемые к его ведению
  • •2.4. Виды учета. Учетные измерители
  • •2.5. Этапы учетного процесса
  • •2.6. Права и обязанности главных бухгалтеров
  • •2.6.1. Положение о бухгалтерии
  • •2.6.2. Должностные обязанности
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 3. Предмет и метод бухгалтерского учета
  • •3.1. Предмет бухгалтерского учета
  • •3.1.1. Классификация объектов бухгалтерского учета
  • •3.2. Кругооборот финансовых ресурсов
  • •И кругооборота финансовых ресурсов
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 4. Документирование хозяйственных операций
  • •4.1. Значение документации в бухгалтерском учете
  • •4.2. Классификация бухгалтерских документов
  • •4.3. Унифицированные формы первичной учетной документации
  • •4.4. Понятие документооборота
  • •Пример графика документооборота по предприятию
  • •4.5. Право подписи первичных документов
  • •4.6. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них
  • •4.7. Порядок хранения бухгалтерских документов
  • •Перечень
  • •Типовых управленческих документов,
  • •Образующихся в деятельности организаций,
  • •С указанием сроков хранения
  • •4.8. Порядок изъятия первичных документов у предприятия
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 5. Счета бухгалтерского учета
  • •5.1. Строение счета
  • •5.2. Активные и пассивные счета
  • •Структура пассивного счета
  • •Счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
  • •5.3. Синтетические и аналитические счета
  • •5.4. Метод двойной записи
  • •5.5. Оборотные ведомости
  • •5.6. Основы классификации счетов
  • •5.6.1. Классификация счетов по экономическому содержанию
  • •Классификация счетов по экономическому содержанию
  • •5.6.2. Классификация счетов по назначению и структуре
  • •5.7. План счетов бухгалтерского учета
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 6. Техника и формы бухгалтерского учета
  • •6.1. Учетные регистры
  • •6.2. Формы бухгалтерского учета
  • •6.2.1. Форма учета «Журнал-Главная»
  • •6.2.2. Упрощенная форма бухгалтерского учета
  • •Книга учета хозяйственных операций
  • •6.2.3. Мемориально-ордерная форма учета
  • •6.2.4. Журналъно-ордерная форма учета
  • •6.2.5. Автоматизированная форма учета
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 7. Оценка имущества и обязательств. Калькуляция
  • •7.1. Оценка имущества и обязательств
  • •7.2. Калькулирование себестоимости продукции
  • •7.2.1. Понятие себестоимости. Виды калькуляций
  • •7.2.2. Группировка затрат на производство
  • •7.2.3. Классификация затрат
  • •7.2.4. Методы учета производственных затрат
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 8. Инвентаризация
  • •8.1. Цели, порядок и сроки проведения инвентаризации
  • •8.2. Общие правила проведения инвентаризации
  • •Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации
  • •Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации
  • •8.3. Инвентаризация товарно-материальных ценностей
  • •Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
  • •Расписка
  • •8.4. Учет результатов инвентаризации
  • •Сличительная ведомость
  • •Ценностей
  • •Ведомость учета результатов, выявленных нвентаризацией
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 9. Баланс и отчетность
  • •9.1. Бухгалтерский баланс
  • •9.1.1. Строение баланса
  • •9.1.2. Классификация бухгалтерских балансов
  • •9.2. Бухгалтерская отчетность
  • •9.2.1. Понятие бухгалтерской отчетности
  • •9.2.2. Требования, предъявляемые к бухгалтерской отчетности
  • •9.2.3. Виды отчетности
  • •9.2.4. Состав отчетности
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 10. Учетная политика
  • •Факторы, влияющие на учетную политику предприятия
  • •Приказ №
  • •I. Методика учета
  • •II. Техника учета
  • •III. Организация бухгалтерского учета
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 11. Формирование уставного капитала
  • •Вопросы для самопроверки
  • •12.2. Порядок открытия и оформления расчетного счета
  • •Заявление на открытие счета
  • •Карточка с образцами подписей и оттиска печати
  • •Заявление
  • •II. Прошу поставить на учет в связи с *:
  • •III. Сведения о постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения:
  • •12.3. Безналичная форма расчетов
  • •12.3.1. Порядок оформления расчетных документов
  • •12.3.2. Очередность списания денежных средств со счета
  • •12.3.3. Расчеты платежными поручениями
  • •12.3.4. Расчеты по аккредитивам
  • •10.10.2002 Почтой
  • •12.3.5. Расчеты чеками
  • •12.3.6. Расчеты по инкассо
  • •12.3.6.1. Платежное требование
  • •12.3.6.2. Инкассовое поручение
  • •12.4. Наличные расчеты
  • •12.4.1. Объявление на взнос наличными
  • •12.4.2. Чек на получение наличных денег в банке
  • •Порядок заполнения и пользования чеками
  • •Чек на получение денег в банке (лицевая сторона)
  • •12.5. Учет операций по счету 51 «Расчетный счет»
  • •Счет 51 «Расчетный счет»
  • •Журнал-ордер № 02 по кредиту счета 51 «Расчетный счет» в дебет счетов
  • •Ведомость № 2 по дебету счета № 51 «Расчетный счет» с кредита счетов
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 13. Учет кассовых операций
  • •13.1. Организация работы кассы
  • •Типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности
  • •13.2. Лимит наличных денежных средств
  • •На установление предприятию лимита остатка кассы
  • •И оформление разрешения на расходование наличных
  • •Денег из выручки, поступающей в его кассу
  • •13.3. Документирование кассовых операций
  • •13.3.1 Порядок действий при оформлении кассовых документов в бухгалтерии
  • •Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
  • •13.3.2. Порядок действий при оформлении кассовых документов кассиром
  • •13.3.3. Прием наличных денег в кассу
  • •13.3.4. Выдача наличных денег из кассы
  • •13.3.4.1. Выдача денег по расходным кассовым ордерам
  • •13.3.4.2. Выдача денег по другим документам
  • •Реестр депонированной заработной платы
  • •13.3.5. Ведение кассовой книги
  • •Правила ведения кассовой книги
  • •Кассовая книга
  • •Ведение кассовой книги автоматизированным способом
  • •13.3.6. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
  • •13.4. Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций
  • •Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
  • •13.5. Расчеты с применением контрольно-кассовых машин
  • •13.5.1. Правила применения и регистрации контрольно-кассовых машин
  • •13.5.2. Правила эксплуатации контрольно-кассовых машин
  • •Журнал кассира-операциониста
  • •13.5.3. Контроль за соблюдением правил работы с контрольно-кассовой машиной
  • •13.5.4. Штрафные санкции за нарушение порядка применения контрольно-кассовых машин
  • •13.6. Счет 50 «Касса»
  • •Счет 50 «Касса»
  • •13.7. Ревизия кассы
  • •Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации
  • •Учета контроля за выполнением приказов
  • •(Постановлений, распоряжений) о проведении
  • •Инвентаризации
  • •Инвентаризации наличных денежных средств, находящихся по состоянию
  • •Ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 14. Учет основных средств
  • •14.1. Задачи учета основных средств
  • •14.2. Понятие и классификация основных средств
  • •14.3. Единица учета основных средств
  • •14.4. Определение первоначальной стоимости основных средств
  • •14.5. Переоценка объектов основных средств
  • •14.6. Амортизация основных фондов
  • •14.7. Система документооборота учета основных средств
  • •14.7.1. Поступление в организацию основных средств
  • •Инвентарная карточка учета основных средств
  • •14.7.2. Реконструкция, модернизация и ремонт основных средств
  • •14.7.3. Выбытие основных средств
  • •Справка о затратах связанных со списанием основных средств, и поступлении материальных ценностей от их списания
  • •14.8. Синтетический учет основных средств
  • •Счет 01 «Основные средства»
  • •Счет 02 «Амортизация основных средств»
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 15. Учет нематериальных активов
  • •15.1. Понятие и виды нематериальных активов
  • •15.2. Характеристика нематериальных активов. Документальное оформление прав на нематериальные активы
  • •15.3. Оценка нематериальных активов
  • •15.4. Амортизация нематериальных активов
  • •15.5. Документальное оформление движения нематериальных активов
  • •15.6. Синтетический учет нематериальных активов
  • •Счет 04 «Нематериальные активы»
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 16. Учет материальных ценностей
  • •16.1. Задачи учета материалов
  • •16.2. Классификация материальных ценностей
  • •16.3. Оценка материалов
  • •16.4. Методы оценки себестоимости материальных ценностей при отпуске в производство и ином выбытии
  • •16.5. Документальное оформление движения материалов
  • •16.5.1. Поступление в организацию материалов
  • •16.5.2. Учет поступления материалов на складах
  • •16.5.3. Документальное оформление расходования материалов
  • •16.5.4. Взаимосвязь складского сортового учета с учетом в бухгалтерии
  • •16.5.5. Учет материалов в бухгалтерии
  • •16.6. Синтетический учет материалов
  • •Счет 10 «Материалы»
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 17. Учет труда и его оплаты
  • •17.1. Значение и задачи учета труда и его оплаты
  • •17.2. Прием на работу
  • •17.3. Учет личного состава предприятия
  • •17.4. Организация оплаты труда
  • •17.5. Рабочее время
  • •17.5.1. Рабочее время нормальной продолжительности
  • •17.5.2. Сокращенное рабочее время
  • •17.5.3. Неполное рабочее время
  • •17.5.4. Ненормированный рабочий день
  • •17.5.5. Сменная работа
  • •17.5.6. Норма рабочего времени в 2002 году
  • •17.5.7. Учет рабочего времени
  • •17.6. Формы и системы оплаты труда
  • •17.7. Доплаты и надбавки
  • •17.8. Состав фонда заработной платы
  • •17.9. Расчет среднего заработка
  • •17.9.1. Правила применения порядка исчисления среднего заработка
  • •17.9.2. Виды выплат, учитываемые при расчете средней заработной платы
  • •17.9.3. Определение расчетного периода при исчислении среднего заработка
  • •17.9.4. Определение среднего заработка
  • •17.9.5. Определение среднего заработка при суммированном учете рабочего времени
  • •17.9.6. Определение среднего заработка для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск
  • •17.10. Отпуска
  • •17.10.1. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
  • •Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
  • •Расчет оплаты отпуска
  • •(Распоряжение)
  • •17.10.2. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск
  • •17.10.3. Отпуск без сохранения заработной платы поличным обстоятельствам и другим уважительным причинам
  • •17.10.4. Порядок предоставления и оплаты учебных отпусков
  • •17.11. Удержания и вычеты из заработной платы
  • •17.12. Налог на доходы физических лиц
  • •17.12.1. Плательщики налога на доходы
  • •17.12.2. Объект налогообложения и дата получения дохода
  • •17.12.3. Налоговые ставки
  • •17.12.4. Налоговые вычеты
  • •17.12.4.1. Стандартные налоговые вычеты
  • •Глава 17. Учет труда и его оплаты
  • •17.12.4.2. Социальные налоговые вычеты
  • •17.12.4.3. Имущественные налоговые вычеты
  • •17.12.4.4. Профессиональные налоговые вычеты
  • •17.12.5. Порядок исчисления и уплаты налога на доходы физических лиц
  • •17.13. Единый социальный налог
  • •17.13.1. Объект налогообложения и дата получения дохода
  • •Выплаты, не подлежащие налогообложению единым социальным налогом
  • •Льготы по уплате единого социального налога
  • •17.13.2. Налоговая база
  • •17.13.3.Ставки налога
  • •Для налогоплательщиков — работодателей* установлены ставки единого социального налога
  • •Условия применения регрессивной ставки налога
  • •17.13.4. Порядок исчисления и уплаты единого социального налога
  • •17.13.5. Отчетность и налоговый контроль
  • •17.13.6. Среднесписочная численность работников
  • •17.14. Расчеты с персоналом по оплате труда
  • •Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 18. Расчеты с подотчетными лицами
  • •18.1. Подотчетные лица
  • •18.2. Хозяйственные расходы
  • •Закупки товарно-материальных ценностей
  • •18.3. Командировочные расходы
  • •18.3.1. Служебная командировка
  • •18.3.2. Документальное оформление командировки
  • •Служебное задание
  • •Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:
  • •Журнал учета работников, выбывающих в командировки
  • •Журнал учета работников, прибывающих в командировки в
  • •18.3.3. Командировки внутри страны
  • •18.3.4. Командировки за рубеж
  • •18.4. Представительские расходы
  • •18.5. Учет расчетов с подотчетными лицами
  • •Ведомость расчетов с подотчетными лицами
  • •Журнал-ордер № 03 «Расчеты»
  • •Журнал-ордер № 7 по кредиту счета № 71 «расчеты с подотчетными лицами» и аналитические данные к этому счету
  • •18.6. Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 19. Учет долгосрочных инвестиций
  • •19.1. Понятие инвестиций. Виды инвестиций
  • •19.2. Основные задачи учета долгосрочных инвестиций
  • •19.3. Источники финансирования долгосрочных инвестиций
  • •19.4. Счет 08 «Вложения во внеоборотные активы»
  • •Счет 08 «Вложения во внеоборотные активы»
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 20. Учет финансовых вложений
  • •20.1. Понятие и виды финансовых вложений
  • •20.2. Оценка финансовых вложений
  • •20.3. Порядок отражения в бухгалтерском учете операций с ценными бумагами
  • •Счет 58 «Финансовые вложения» Кредит Дебет
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 21. Учет затрат на производство
  • •21.1. Основные задачи и принципы учета затрат
  • •21.2. Состав затрат
  • •21.2.1. Признание расходов в соответствии с пбу10/99
  • •21.2.2. Группировка затрат на производство по экономическим элементам для целей бухгалтерского учета
  • •21.2.3. Признание расходов для целей исчисления налога на прибыль организаций
  • •21.2.3.1. Группировка затрат по экономическим элементам для целей налогообложения
  • •21.2.4. Порядок признания доходов и расходов
  • •Глава 25 нк рф вводит два основных метода признания расходов для целей налогообложения прибыли: кассовый метод и метод начислений.
  • •21.3. Счета учета затрат
  • •21.3.1. Счет 20 «Основное производство» Счет 20 «Основное производство»
  • •21.3.2. Счет 23 «Вспомогательные производства»
  • •Счет 23 «Вспомогательные производства»
  • •21.3.3. Счет 25 «Общепроизводственные расходы»
  • •21.3.4. Счет 28 «Брак в производстве»
  • •Счет 28 «Брак в производстве»
  • •21.3.5. Счет 97 «Расходы будущих периодов»
  • •21.4. Сводный учет затрат на производство
  • •21.4.1. Общая схема учета затрат на производство
  • •21.4.2. Суммирование затрат производства
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 22. Готовая продукция
  • •22.1. Задачи учета готовой продукции
  • •22.2. Единицы измерения готовой продукции
  • •22.3. Учет готовой продукции на складе
  • •22.3.1. Организация учета готовой продукции
  • •22.3.1.1. Ведение карточек складского учета
  • •22.3.1.2. Другие способы ведения учета
  • •22.3.2. Поступление готовой продукции на склад
  • •22.3.3. Документальное оформление отгрузки
  • •Счет-фактура № ___________ от «_____» ____________________(1)
  • •Книга продаж
  • •22.4. Оценка готовой продукции (работ, услуг)
  • •22.5. Учет готовой продукции в бухгалтерии
  • •22.5.1. Учет выпуска готовой продукции
  • •Счет 43 «Готовая продукция»
  • •Счет 43 «Готовая продукция»
  • •Счет 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)»
  • •22.5.2. Учет отгрузки готовой продукции
  • •Счет 62-1 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
  • •Счет 62-2 «Расчеты по авансам полученным»
  • •22.5.3. Учет расходов на продажу
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 23. Налогообложение предприятий
  • •23.1. Сущность и классификация налогов
  • •23.2. Сбор налогов в бюджет
  • •23.3. Учет расчетов по налогам
  • •23.3.1. Налог на добавленную стоимость
  • •23.3.2. Акцизы
  • •23.3.3. Налог на прибыль
  • •23.3.4. Налог на имущество предприятий
  • •23.3.5. Налог на пользователей автомобильных дорог
  • •23.3.6. Налог с продаж
  • •23.3.7. Налог на рекламу
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 24. Учет финансовых результатов
  • •24.1. Формирование финансового результата в бухгалтерском учете
  • •24.1.1. Счет 90 «Продажи»
  • •Счет 90 «Продажи»
  • •24.1.2. Счет 91 «Прочие доходы и расходы»
  • •24.1.3. Счет 99 «Прибыли и убытки»
  • •24.1.4. Счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»
  • •Вопросы для самопроверки
  • •Глава 25. Бухгалтерская отчетность
  • •25.1. Порядок формирования информации о финансовом положении организации
  • •25.2. Требования, предъявляемые к бухгалтерской отчетности
  • •25.3. Состав бухгалтерской отчетности
  • •25.4. Порядок составления и представления бухгалтерской отчетности
  • •25.5. Порядок формирования показателей бухгалтерского баланса
  • •25.5.1. Внеоборотные активы
  • •25.5.2. Оборотные активы
  • •25.5.3. Капитал и резервы
  • •25.5.4. Долгосрочные обязательства
  • •25.5.5. Краткосрочные обязательства
  • •25.6. Порядок формирования отчета о прибылях и убытках
  • •Вопросы для самопроверки

Средства хранения документов

Процесс хранения документов является важным технологическим процессом в работе офиса. Выбор типа и количества средств хранения зависит от особенностей документов, принятой системы хранения, строительных характеристик здания.

На практике применяют четыре основные системы хранения документов: вертикальная библиотечная, горизонтальная, вертикальная подвесная и вертикальная каталожная. В настоящее время разрабатываются также системы автоматического хранения документов.

Вертикальная библиотечная система предназначена для хранения папок (325 x 230 x 60 мм) и коробок (350 x 245 x 180 мм) для стандартных дел. Ее применяют для постоянного (в архивах) и для оперативного текущего хранения делопроизводственных документов в коробках и папках в один ряд на стеллажной полке.

Горизонтальную систему, предназначенную для документов в коробках (180 х 350 х 245 мм), которые размещают в один или два ряда на стеллажах, применяют в основном для постоянного хранения документов.

В вертикальной подвесной системе используют шкафы с выдвижными ящиками для подвесного хранения документов. Их применяют для оперативного текущего хранения документов.

Вертикальная каталожная система — это шкафы с выдвижными ящиками для хранения переплетенных дел, скоросшивателей, специальных папок для нескрепленных документов, карточек. Система предназначена для оперативного текущего хранения документов.

Для хранения документов применяют первичные и вторичные средства хранения.

Первичные средства хранения документов. Роль первичных средств во время хранения заключается в защите документов от влияния внешних факторов (солнечных лучей, пыли, влаги, микроорганизмов) и механических повреждений. Для обеспечения длительной сохранности документов в процессе хранения средства должны отвечать следующим основным требованиям: газо- и влагонепроницаемости; механической прочности; стабильности геометрических размеров; стойкости к солнечному свету; огнестойкости; химической инертности по отношению к материалу, на котором создан документ; низкой скорости старения.

Для их изготовления применяют пять основных типов материалов: металлы, картон, ударопрочные пластмассы, полиэтилен и комбинированные материалы.

Различают следующие виды первичных средств хранения: коробки, папки, футляры, контейнеры, пакеты. Документы на бумажной основе, как правило, хранятся в картонных коробках и папках. Картонные коробки являются наиболее дешевым и распространенным видом упаковок документов во всех архивах. Однако при длительном хранении картонные коробки образуют пыль, которая, попадая на документы, может вызвать необратимые дефекты в виде царапин, потертостей и т. д. Кроме того, при длительном хранении из картона выделяется перекись водорода, которая убыстряет процесс старения документов.

Кинодокументы упаковывают в стандартные металлические (жестяные) коробки, которые располагают в горизонтальном положении стопками по 5—6 штук. В металлических коробках хранятся и микрофильмы. Металлические противокоррозийные коробки или ящики для рулонов кинолент и микрофильмов являются основным средством хранения в киноархивах и в специализированных хранилищах государственных архивов. Металлические коробки и контейнеры имеют высокую механическую прочность. При хранении в них магнитных лент они являются также своеобразным экраном, защищающим фонодокументы от воздействия магнитных полей.

Наилучшим материалом для изготовления металлических коробок является сплав, состоящий из 20% железа и 80% никеля.

Применение комбинированных материалов позволяет изготовить прочные водонепроницаемые упаковки (четырехслойные коробки из полиэтилена, картона, станиоли и металла).

В настоящее время разработаны новые типы коробок для упаковки и хранения документов из ударопрочных пластмасс. Пластмассовые коробки пыленепроницаемы, не подвержены влиянию влаги, удобны для серийного производства. Для большей герметизации коробки могут быть снабжены мягкими резиновым или пластмассовым уплотнителями (между крышкой и основанием).

Вторичные средства хранения. Одной из важнейших деталей оборудования для хранения являются стеллажи. Для нормального функционирования хранилищ и обеспечения надлежащей сохранности документов прочность конструкций стеллажей и удобство пользования ими имеют существенное значение. Уже в процессе проектирования нового здания архива необходимо предусматривать, какой тип стеллажей будет в нем установлен. Гибкость планировки и помещений хранилища должна также позволять в будущем без особых сложностей заменить устаревшие конструкции на более современные и рациональные.

Хранилища документов в большинстве случаев оснащены, как правило, стальными стеллажами. Деревянные стеллажи сохраняются лишь в административных помещениях и читальных залах только по соображениям эстетики.

В большинстве случаев при строительстве архивных зданий высоту потолков в хранилищах обычно планируют не более 2,3 м. Соответственно и высота стеллажных установок не должна превышать этих размеров. Низкие потолки позволяют сотрудникам архива свободно пользоваться документами, лежащими на верхних стеллажах, без стремянок и лестниц. Во многих архивах ширина проходов варьируется от 0,76 м до 1,22 м, ширина одностороннего стеллажа равна обычно 40 см, а двухстороннего — 75 см. Расстоя-ние между стеной и стеллажом, параллельным ей, должно быть 75 см, расстояние между стеной и торцом стеллажа равно 45 см, расстояние от пола до нижней полки — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см. Стеллажи должны быть установлены параллельно стенам с окнами. Если высота хранилища более 4 м, то стеллажи размещаются в два яруса.

Широко применяют неподвижные (стационарные) стеллажи, не связанные по своей конструкции с архитектурной структурой здания. Иногда арматуру самих металлических стеллажных конструкций используют в качестве арматуры архивных зданий. В этом случае бетонные плиты навешивают непосредственно на металлические столбы, которые одновременно служат вертикальными стойками для стеллажей. Преимущество стеллажей стационарного типа в том, что они прочные, твердые, особенно пригодны для хранилищ типа башни. В свою очередь, самонесущие стеллажные конструкции очень экономичны в производстве.

Также для хранения документов очень удобно использовать компактные стеллажи. Они позволяют оптимально решить проблему размещения на предельно малой площади наибольшего количества документов. Удобство пользования компактными стеллажами обусловлено тем, что они имеют большую вместимость, отлично защищают документы от несанкционированного доступа. Но и эти стеллажи имеют ряд недостатков: они требуют хранения только абсолютно здоровых документов, так как в условиях компактного хранения из-за отсутствия притока свежего воздуха биологическое поражение документов происходит быстрее. Плотность размещения документов делает эту систему тяжелой и требует значительного укрепления перекрытий в хранилищах. Компактные стеллажи являются подвижными. Принцип их действия: одна часть стеллажной секции или пролетов может приближаться к другой: Перемещаются стеллажи с помощью различных систем продольного и бокового перемещения и систем вращения на крюках. В системе продольного размещения подвижными являются секции. Передвижение осуществляется с помощью рельс, уложенных на полу. В системе стеллажей с боковым перемещением передвигаются не все стеллажи, а их секции, причем не параллельно центральному проходу, а перпендикулярно ему.

В ряде случаев удобнее использовать стеллажи со сплошной боковой стойкой, преимуществами которых являются:

небольшой собственный вес стеллажей. Для их производства используется многослойный электрический прокат с полимерным покрытием толщиной 0,8—1,0 мм. Жесткость конструкции достигается специальным профилированием деталей;

небольшая распределенная нагрузка на перекрытия благодаря передвижению стеллажей по системе параллельных, близко расположенных рельс и малому собственному весу;

технологичная и быстрая сборка стеллажей благодаря сплошным боковинам с перфорацией и быстросъемному клипу;

быстрое изменение конструкции стеллажей под текущие требования пользователя архивом.

Для хранения наиболее ценных и секретных документов, а также специальных видов документов (карты, планы, чертежи, рукописи и т. д.) применяются стальные шкафы. Могут быть использованы также сейфы и контейнеры.

Наряду со всеми перечисленными разрабатываются также и автоматизированные системы хранения документов. Внедрение автоматизированных систем позволяет максимально полезно использовать площади и объем помещения, способствует уменьшению трудоемкости поиска выдачи документов, ограничивать доступ к хранимым документам.

Сроки хранения первичных документов, в том числе в электронном виде

Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.

Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.

Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его можно хранить всего четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.

Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается (п. 362 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.

Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».

Сроки хранения электронных документов

Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.

Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.

Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ).

Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ).
В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
Так, например:
— первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
— документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
— акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня);
— договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, — 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения (ст. 436 Перечня). Договоры дарения, по лизингу, к примеру, хранятся постоянно (ст.ст. 439, 449 Перечня).
Необходимо также учитывать, что пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ, являющиеся специальными нормами, обязывают плательщиков, соответственно, налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения с объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Напомним, что переносить убыток на будущие периоды налогоплательщики могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Обращаем внимание также на то, что некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ)).
Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения.
В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 N 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум 4 года после их полной амортизации.
При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.
Минфин России, разъясняя порядок применения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в письме от 30.03.2012 N 03-11-11/104, указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 N 3546/12.
Данную правовую позицию ВАС РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:
— убытков в виде сумм безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, определения ВАС РФ от 09.10.2012 N ВАС-5055/12, от 09.06.2012 N ВАС-7081/12). Первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка;
— убытков, поименованных в п.п. 2, 3 ст. 268 НК РФ, определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнтельно смотрите письмо ФНС России от 16.02.2015 N ГД-4-3/2251@).
На момент реализации также учитываются расходы в виде:
— цены приобретения (создания) прочего имущества, таких, например, как земельные участки, материальные ценности (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);
— стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац второй п. 2 ст. 254 НК РФ);
— цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);

— стоимости приобретения покупных товаров.
Следовательно, при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров, необходимо учитывать положения ст. 268 НК РФ.
Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признается дата их реализации или иного выбытия (пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 N 09АП-2671/13, ФАС Московского округа от 19.07.2013 N Ф05-7106/13 по делу N А40-74496/2012).
При определении сроков хранения документов необходимо также учитывать, что плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).
На практике обособить бухгалтерские документы, которые могут храниться четыре, пять или шесть лет, не всегда возможно. Поэтому в бухгалтерии желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем).

Порядок хранения документов в делопроизводстве

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем субъекта (ч. 1 ст. 7 Закона N 402-ФЗ).
При организации хранения документов бухгалтерского и налогового учета необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила) и Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 (далее — Положение N 105) (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее). Смотрите также информацию Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015.
Согласно п. 2 ст. 13 Закона N 125-ФЗ юридические лица вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов. Об этом же написано в п. 1.4 Правил.
Таким образом, порядок хранения первичных документов экономический субъект устанавливает самостоятельно. При этом экономические субъекты могут передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона N 125-ФЗ).

Согласно п. 2.3 Правил в архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (ст. 5 Закона N 125-ФЗ), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению, после обязательного проведения экспертизы ценностей документов (п.п. 4.6-4.13 Правил). До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 4.5 Правил).
В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (п. 4.2 Правил).
Таким образом, архивные документы организации изначально формируются во всех ее структурных подразделениях (в делопроизводстве), а затем после проведения экспертизы ценностей документов передаются в архив организации на хранение либо уничтожаются.
В каждом структурном подразделении организации схожие по содержанию документы и относящиеся к одному вопросу деятельности организации группируются в дела (единицы хранения) (п.п. 2.9, 3.3 Правил).
При формировании дела необходимо соблюдать требования, установленные п. 4.20 Правил.
Согласно п. 4.19 Правил законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:
— подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках) (п. 4.21 Правил);
— нумерацию листов дела (п. 4.22 Правил);
— составление листа-заверителя дела по форме, установленной приложением N 8 к Правилам (п. 4.23 Правил);
— составление внутренней описи документов дела (приложение N 27 к Правилам) (п. 4.30 Правил);
— оформление обложки дела (приложение N 28 к Правилам) (п.п. 4.24-4.29 Правил).
Дела передаются в архив организации по описям, составленным в структурных подразделениях.
Из п. 4.19 Правил следует, что только завершенные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению (подшивка или переплет, нумерация листов дела, составление листа-заверителя дела и т.д) перед передачей в архив организации.
В отношении дел, содержащих документы временных (менее 10 лет) сроков хранения, такого порядка Правилами не установлено. Как следует из п. 4.2 Правил такие дела в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Исключением является только случаи, когда по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации. Тогда дела сроком хранения до 10 лет передаются в архив после окончания календарного года, в котором они были заведены, и такие дела подлежат полному оформлению.
Таким образом, в общем случае основным требованием к делам, содержащим документы, срок хранения для которых установлен менее 10 лет, является их группировка и оформление в соответствии с порядком, установленным п. 4.20 Правил.
Согласно данному порядку в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. То есть все дела, независимо от сроков хранения документов в них, должны иметь заголовок.
При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:
— документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела. Тут же отметим, что документы временного хранения должны группироваться отдельно: в дела сроком хранения более 10 лет; дела сроком хранения до 10 лет включительно;
— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
— группировать в дело документы одного календарного года;
— исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период созыва; документы образовательных организаций, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней.
— Приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;
— документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;
— лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.
Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.
По нашему мнению, документы, не передаваемые в архив организации (сроком хранения до 10 лет включительно), могут быть сгруппированы в хронологическом порядке и скреплены, например, в папках-скоросшивателях. При этом на папке должен быть заголовок дела. Иных требований к таким делам Правила не содержат. Не противоречит такой порядок и п. 6.4 Положения N 105.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *