Служебный автомобиль в личных целях

В современных условиях ведения бизнеса для компаний, которые используют наемный труд, все более актуальным становится вопрос мотивации персонала и компенсационного пакета для сотрудников.

Грамотно разработанная система мотивации и продуманная структура компенсационного пакета на предприятии — приоритетная задача современного управленца. Это важный действенный инструмент поднятия эффективности и производительности труда, повышения лояльности сотрудников организации, а также укрепления конкурентоспособности фирмы на рынке работодателей.

Помимо основных способов мотивации и стандартных составляющих компенсационного пакета компании все чаще предоставляют сотрудникам служебный (корпоративный) автомобиль для выполнения должностных обязанностей. В качестве дополнительной мотивации работодатель может предусмотреть возможность использования корпоративного автомобиля сотрудниками не только для выполнения служебных заданий, а и в личных целях. То есть сотрудники имеют право совершать на автомобиле не только деловые, а и частные поездки в свободное от работы время.

В данном случае у работодателя возникает ряд вопросов о том, как правильно оформить такой бонус документально, а также о том, как правильно отобразить это в бухгалтерском и налоговом учете. Остановимся более подробно на следующих теоретических вопросах:

  • Как правильно оформить использование сотрудником автомобиля, а также предусмотреть ответственность за транспортное средство.
  • Как ограничить рамки использования служебного автомобиля в личных целях, чтобы компания не несла дополнительных убытков.

Для начала необходимо закрепить за сотрудником автомобиль путем издания соответствующего приказа и составления акта приема-передачи транспортного средства. В приказе обязательно нужно прописать все данные автомобиля, такие как марка, модель, цвет, номерной знак, год выпуска, пробег на момент передачи, а также дату передачи автомобиля сотруднику.

С момента передачи транспортного средства ответственность за него ложится на сотрудника. Но стоит разобраться, какой именно вид ответственности возникает в данном случае. Понятие материальной ответственности касается только трудовых отношений и может быть применено лишь в случае нанесения сотрудником ущерба компании во время или вследствие недобросовестного выполнения сотрудником своих обязанностей. В таком случае сотрудник может быть привлечен к материальной ответственности в рамках действующего законодательства.

Если же сотрудник с ведома и согласия работодателя использует служебный автомобиль в свободное от работы время в личных целях, возникает иной вид ответственности — имущественная. Чтобы обезопасить себя от возможных рисков, работодателю с помощью юриста необходимо составить и подписать договор об имущественной ответственности с сотрудниками, которым автомобили будут предоставлены в личное пользование.

Для того чтобы правила и принципы использования служебных автомобилей были понятны и прозрачны, не вызывали споров и двоякого трактования, их необходимо закрепить путем разработки и утверждения соответствующего локального документа на предприятии (политики, порядка, инструкции и т. д.). Данный документ (далее — Политика) должен содержать в себе описание всех нюансов использования транспортного средства, включая порядок его использования для личных целей, возможных ограничений и дополнительных условий.

Наиболее распространенными вопросами, которые требуют урегулирования в данной ситуации, являются:

  1. Порядок оплаты и компенсации топливных расходов.
  2. Контроль пробега автомобиля.
  3. Использование автомобиля в нерабочее время.
  4. Порядок отчетности об использовании автомобиля.

1. Порядок оплаты и компенсации топливных расходов

На практике для регулирования данного вопроса работодатели используют в основном один из следующих способов:

  • в Политике прописывается максимальное количество топлива или сумма, на которую сотрудник может приобрести топливо для совершения поездок в личных целях. Сотрудник приобретает топливо, а в конце отчетного периода подает расчетные документы для компенсации финансовых расходов. Ответственное за расчеты с сотрудниками лицо (как правило, бухгалтер) начисляет соответствующую сумму компенсации, но не больше лимита, предусмотренного Политикой;
  • сотруднику ежемесячно (ежеквартально) предоставляется определенная фиксированная сумма на топливные расходы, в том числе для поездок в личных целях.

Какой из способов выбрать для контроля, остается на усмотрении работодателя — это будет зависеть от сферы деятельности компании, количества сотрудников и других факторов.

2. Контроль пробега автомобиля

Для минимизации расходов работодателя на техническое обслуживание автомобиля и амортизацию, а также с целью предупреждения использования сотрудниками служебного автомобиля в качестве такси необходимо ограничить количество километров, которое сотрудник может проехать в личных целях за определенный период. Поскольку не удастся ограничить использование авто в личных целях исключительно с помощью ограничения суммы компенсации расходов на топливо, уместно будет ввести систему периодической регистрации пробега. То есть работодатель фиксирует пробег автомобиля на начало и конец учетного периода. Далее из общей суммы пробега за данный период необходимо вычесть количество километров, которые были пройдены для выполнения служебных заданий (согласно путевым листам, отчетам и др. документам) — это и будет пробег, пройденный транспортным средством в связи с приватными поездками сотрудника.

В Политике также нужно прописать, каким образом сотрудники будут компенсировать пробег, пройденный автомобилем сверх установленного лимита.

3. Использование автомобиля в нерабочее время

На практике, если компания разрешает использование автомобиля сотрудникам в личных целях, это предполагает также его использование в выходные и праздничные дни. А вот для использования транспортного средства компании сотрудником во время его длительного отсутствия на работе, например, пребывания в отпуске, не лишним будет предусмотреть дополнительное согласование с работодателем, к примеру, путем написания сотрудником заявления с соответствующей просьбой.

4. Порядок отчетности об использовании автомобиля

С целью ведения достоверного и своевременного учета использования служебных автомобилей сотрудники должны своевременно и в полной мере отчитываться во всех расходах, поездках и т. д. Для этого в Политике необходимо четко прописать сроки, порядок отчетности, а также перечень документов и информации, которые сотрудник обязан предоставить.

С четко и подробно разработанной Политикой об использовании служебного автомобиля сотрудниками работодателю будет гораздо проще регулировать данный вопрос, ведь у него не возникнет лишних вопросов и недоразумений. А главное, грамотно составленный внутренний нормативный документ — это действующий инструмент управления для работодателя.

Вас може зацікавити

Газета
«Кадри і зарплата»

Придбати

Журнал
«Менеджер по персоналу»

Придбати

Журнал
«Довідник кадровика»

Придбати

Ольга Никуличева

Вопрос: Как оформить использование служебного автомобиля в личных целях?
Ответ: Использование служебного автомобиля в личных целях работником можно оформить договором безвозмездного пользования либо договором аренды транспортного средства без экипажа. Передачу автомобиля на время личного использования следует осуществлять актом приема-передачи транспортного средства с фиксацией показаний спидометра, наличия топлива и технического состояния автомобиля.
Обоснование: Действующим законодательством РФ вопрос предоставления работникам организации права на использование находящихся на балансе организации транспортных средств в личных целях никак не регламентирован. Каких-либо рекомендаций в данном случае законодательством также не предусмотрено.
Полагаем, что если использование служебного автомобиля в личных целях осуществляется без материальной выгоды для организации, то данные правоотношения следует квалифицировать как безвозмездные.
Правоотношения, при которых одна сторона предоставляет имущество или услугу без материальной выгоды для себя, называются безвозмездными. Данные правоотношения регулируются гражданско-правовым договором безвозмездного характера.
В соответствии со ст. 423 Гражданского кодекса РФ безвозмездным признается договор, по которому одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления. Объектом договора могут выступать различное имущество, вещь, услуга и т.п. (ст. 128 ГК РФ).
Сторонами договора будут являться участники безвозмездной сделки.
Гражданское законодательство не содержит запрета на заключение договоров безвозмездного пользования служебным автомобилем между физическими лицами и организациями. В силу п. 1 ст. 421 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в заключении договора. Статья 161 ГК РФ допускает заключение договора между организацией и физическим лицом в письменной форме.
К правоотношениям между работником и организацией по безвозмездному пользованию служебным автомобилем в личных целях применимы нормы о договоре безвозмездного пользования, который не предусматривает перехода права собственности.
Согласно ст. 689 ГК РФ по договору безвозмездного пользования одна сторона обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне, а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором. При этом в соответствии со ст. 690 ГК РФ коммерческая организация не вправе передавать имущество в безвозмездное пользование лицу, являющемуся ее учредителем, участником, руководителем, членом ее органов управления или контроля.
Ссудополучатель (в данной ситуации — работник) обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования (ст. 695 ГК РФ).
При наличии подобного договора служебный автомобиль передается во временное пользование, при этом плата за данную услугу не требуется. Личные поездки работника в путевом листе не отражаются.
При этом каждый раз, когда служебный автомобиль будет передаваться работнику, следует оформлять акт приема-передачи транспортного средства с целью фиксации показаний спидометра, наличия топлива и технического состояния автомобиля, закрепив соответствующую обязанность за должностным лицом (к примеру, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию автомобиля). Основанием для составления акта будет являться договор безвозмездного пользования.
Соответственно, рекомендуем разработать и утвердить методику раздельного учета использования служебного автомобиля в интересах организации и в личных целях работника. Закрепить и утвердить методику нужно приказом работодателя.
Если использование служебного автомобиля в личных целях предполагает материальную выгоду для организации, то данные правоотношения следует квалифицировать как возмездные. В таком случае вместо договора безвозмездного пользования следует заключить договор аренды транспортного средства без экипажа.
По договору аренды транспортного средства без экипажа согласно ст. 642 ГК РФ арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
Указанный договор должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока (ст. 643 ГК РФ), в котором прописываются все условия сделки, а также права и обязанности сторон. Арендатор (в данном случае — работник) в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ).
Ввиду того что регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров (ст. 9 Трудового кодекса РФ), право работника на пользование служебным автомобилем в личных целях на основании договора безвозмездного пользования либо договора аренды транспортного средства без экипажа можно закрепить в трудовом договоре с ним.
Таким образом, использование служебного автомобиля в личных целях можно оформить договором безвозмездного пользования либо договором аренды транспортного средства без экипажа. Передачу автомобиля для личных целей следует оформлять актом приема-передачи транспортного средства с фиксацией показаний спидометра, наличия топлива и технического состояния автомобиля. Порядок раздельного учета использования служебного автомобиля в интересах организации и в личных целях следует закрепить в соответствующей методике, утвержденной приказом работодателя.
В.И. Неклюдов
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
17.09.2018

Суды подтвердили выговор работнику за неправомерное использование служебного транспорта

Работник, занимающий должность начальника транспортного цеха, обратился в суд с просьбой отменить дисциплинарное взыскание (выговор). Эта мера была принята работодателем за использование работником служебного транспортного средства в личных целях. Он с этим не согласен, считает выговор необоснованным и незаконным, поскольку использовал автомобиль только для исполнения служебных обязанностей.

Кроме того, работник утверждал, что от него не были затребованы письменные объяснения, а взыскание наложено за пределами месячного срока с момента обнаружения дисциплинарного проступка.

Суды первой и апелляционной инстанций отказали работнику в удовлетворении его требований.

Работодатель в подтверждение правомерности своих действий представил в суд следующие доказательства. Служебные автомобили были закреплены за директором филиала и его двумя замами. Истец совершал поездки на служебном транспорте (что зафиксировано в путевых листах) без распоряжения указанных лиц, что выяснилось в ходе проверки использования транспорта и списания ГСМ. Были выявлены и другие нарушения порядка использования автомобилей, о чем составлено заключение по результатам служебного расследования. По результатам проверки издан приказ о разработке инструкции по использованию служебного автотранспорта, обеспечению контроля за оформлением путевых листов и расходом топлива, а также о привлечении истца к дисциплинарной ответственности. Кроме того, начальнику цеха вменялось не только использование служебного автомобиля, но и «ослабленный контроль за подчиненными».

Доводы истца о том, что работодатель не затребовал его письменных объяснений, не были приняты судом во внимание. Оказалось, что на самом деле письменные объяснения существовали, и были оформлены истцом как служебная записка.

По поводу заявленного истцом пропуска срока наложения взыскания, допущенного работодателем, суд выяснил следующее. Служебное расследование проводилось начальником службы экономической безопасности, а объяснения истца были поданы на имя заместителя директора по общим вопросам, которому начальник транспортного цеха непосредственно подчиняется.

Следовательно, срок для наложения взыскания не должен превышать одного месяца с момента подачи данных объяснений, поскольку только тогда о нарушении узнал непосредственный начальник истца. Этот срок работодателем нарушен не был.

Также установлено, что дисциплинарное взыскание было наложено не позднее шести месяцев со дня совершения проступка. Другие формальности также были соблюдены работодателем. Так что отмена выговора по формальным мотивам невозможна.

Факт совершения истцом проступка подтвержден всей совокупностью исследованных доказательств, указал суд апелляционной инстанции. Так что решение работодателя оставлено в силе.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *