Реестр писем на почту

Отправка заказных писем

В чем главное отличие почтовой рассылки заказной корреспонденции от простой?

Каждому письму в конверте на этапе подготовки почты к отправке присваивается уникальный почтовый идентификатор (ШПИ), который заносится в единую систему контроля и учета «Почты России». Используя этот идентификатор, можно отследить прохождение почтовым отправлением основных операций («прием», «сортировка»,»вручение» и т. д. ) и их географию. Подробнее об этом можно узнать на официальном сайте «Почты России».

Пожалуй, самое главное отличие и преимущество заказной от простой рассылки — подробная отчетность о проведении почтовой рассылки.

Отправитель заказной корреспонденции получает полный и подробный список («форма 103»), где указан получатель и его адрес, вес, почтовый тариф письма, ШПИ, дата приема и т. д.

На список ставится штемпель принявшего почтового отделения и подпись ответственного сотрудника почты. Наличие такого списка является основным подтверждением факта отправки заказного письма конкретному получателю в определенную дату, что крайне необходимо для многих компаний. Это могут быть важные сообщения и уведомления клиентам, должникам, судебные документы и пр.

В случае если необходимо получить развернутый отчет о том, где и когда каждое конкретное письмо проходило точки контроля, компания «ФорПост», предоставит его вам, запросив из системы регистрации отправлений «Почты России» необходимую информацию и передав вам в удобном формате.

Если отправка заказных писем с присвоенным почтовым идентификатором была потеряно «Почтой России», вы можете обратиться с запросом или претензией, указав его номер, на что вам должен быть выдан официальный ответ. Наличие такого ответа вляется подтверждением добросовестного исполнении ваших обязательств по отправке корреспонденции, пожалуй, для любой инстанции.

Отправление документов Почтой России

Курьерские и почтовые службы сегодня есть в каждом городе. Они работают на разных условиях и предоставляют целый комплекс услуг, способных здорово облегчить жизнь секретаря. Однако периодически приходится пользоваться и государственной почтой (Почта России), так как это, как минимум, дешевле. А во-вторых, как показывает практика, в судах почему-то доверяют исключительно государственной почтовой службе.

В этой статье мы подробно рассмотрим процесс отправки писем Почтой России. Также вы сможете бесплатно скачать Журнал почтовых отправлений для вашей организации.

Отправлением исходящих документов в компании обычно занимается курьер, секретарь, сотрудник канцелярии или офис-менеджер. Изредка отправляют письма лично их исполнители. но такой подход нерационален и, если у вас в компании он практикуется, его срочно надо менять. Довольно быстро можно наладить централизованную отправку почты. Во-первых, это позволит отследить каждое отправленное письмо, не привлекая исполнителя. Во-вторых, облегчит контроль исполнения задач. И, в-третьих, сотрудники не будут разбегаться кто куда «на почту» по несколько раз в день, за что вам скажет большое спасибо директор.

Необходимые телефоны

Приступая к организации работы с государственной почтовой службой, запаситесь необходимыми телефонами. Узнайте телефон «горячей линии» Почты России именно в вашем регионе (общего 8-800… недостаточно). Также понадобится телефон того почтового отделения, к которому относится ваша компания.

Неплохо было бы выяснить имена и фамилии руководства почты вашего региона, а особенно – заведующего вашим почтовым отделением.

Деятельность Почты России регулируется Федеральным законом от 17.07.1999 №176-ФЗ «О почтовой связи» .

Как узнать, к какому почтовому отделению вы относитесь?

Очень просто. Во всех официальных документах, в которых написан ваш юридический и фактический адрес, имеется также почтовый индекс. Он состоит из 6 цифр, первые три из которых являются обозначением вашего региона, а вторая тройка как раз и есть номер вашего почтового отделения.

Например, ваш почтовый индекс 443067. 443 – это ваш регион, в данном случае город Самара. Ваше почтовое отделение №67.

Адрес и телефон вашего почтового отделения вы можете узнать в любой городской справочной или на официальном сайте Почты России.

Если у вас два адреса, прикрепляйтесь к фактическому. Но не забывайте, что почтовый ящик по месту юридической «прописки» тоже нужно регулярно проверять.

Виды почтовых отправлений

Работать с ним легче всего: документ запечатывается в конверт, на конверте надписывается адрес, наклеиваются марки, после чего письмо отправляется в почтовый ящик. Плохо, что дальнейшую судьбу письма отследить практически невозможно. Оно, скорее всего, дойдет до адресата, но доказать это никогда не удастся. Поэтому простыми письмами отправляются документы, потеря которых не грозит катастрофой, и которые при необходимости можно восстановить.

Эти письма относятся к категории регистрируемых. Чтобы сдать их на почту, придется постоять в очереди, зато, если возникнет необходимость, можно отследить каждое письмо вплоть до его передачи адресату.

— заказное письмо с уведомлением о вручении.

Они тоже регистрируются, как и заказные. Особенность в том, что к этим письмам при отправке крепится специальный купон. На одной стороне купона будет написан адрес отправителя, на другой – адрес, фамилия адресата и короткая опись содержимого конверта. Спустя несколько дней этот купон вернется с подписью адресата и будет являться серьезным доказательством того, что письмо было доставлено.

Почта может совершать и другие отправления, узнать о которых можно в почтовых отделениях или на сайте Почты России.

Заполнение карточек простых уведомлений

Ваше особое внимание хотелось бы обратить на оформление уведомлений о доставке. Большая ошибка писать на бланке только фамилию адресата. Даже если уведомление вернется к вам с пометкой о принятии письма, при разборе полетов этому документу будет грош цена.

Допустим, вы написали на уведомлении только фамилию директора фирмы-адресата: «Лимонову». «А у нас сторож Лимонов, — ответит адресат. — И мы знать не знаем, чего вы от него хотите». Возможно такое? Да запросто. Поэтому пишем на уведомлении полностью: «Лимонову А.В. директору ООО «Строительство».

Кроме того, на уведомлении настоятельно рекомендуется указывать содержимое письма. особенно если вы состоите с адресатом в постоянной переписке. Вдруг придется доказывать, что адресат получил какое-то конкретное письмо? Поэтому, не ленясь, вписываем в уведомление «Исх. №5297 от 04.09.12». Теперь, если что, не отвертятся.

Впрочем, достаточно потратить час времени и создать в компьютере, в любом удобном текстовом редакторе, шаблоны и для конвертов, и для уведомлений. Обыкновенным копи-пастом вы будете вставлять в эти шаблоны все нужные реквизиты прямо из реестра. Подгоните принтер под размер конвертов и уведомлений и распечатывайте шаблоны прямо на них. И выглядит солидно, и

времени занимает гораздо меньше, чем надписывание от руки.

Стоимость отправлений

Тарифы Почты России можно узнать на ее официальном сайте.

Стоимость писем рассчитывается умножением тарифа (по виду отправления) на вес письма.

Допустим, стоимость простого письма весом до 20 грамм (вместе с конвертом) составляет 10 рублей. Как правило, это один, максимум два листа бумаги внутри конверта. За перевес придется доплатить по 1 рублю за каждые дополнительные 20 грамм. Даже если ваше письмо весит 21 грамм, вы все равно платите за перевес в 20 грамм, и отправка вашего письма будет стоить 11 рублей.

А если вы отправляете заказное письмо с простым уведомлением, заплатить придется и за письмо, и за уведомление. Например, тариф на пересылку заказного письма – 25 рублей и доплата 5 рублей за каждые дополнительные 20 грамм веса. За письмо весом 30 грамм вы заплатите 30 рублей. А за карточку уведомления нужно заплатить как за простое письмо – в нашем примере 10 рублей. Итого стоимость отправки вашего заказного письма с уведомлением составит 40 рублей.

Внимание! Цифры для образца расчета взяты с потолка. Настоящие тарифы уточняйте на официальном сайте Почты РФ.

Когда письмо достигает определенной планки веса, оно превращается в бандероль: простую, заказную или же с простым уведомлением. На отправление бандеролей действуют собственные тарифы.

Оплата отправлений осуществляется или наличными прямо на почте, или же, если вы уверены в весе своих писем, можете прямо в офисе наклеить на конверт почтовые марки на соответствующую сумму.

Реестр почтовых отправлений и договор с почтой

Итак, простые письма отправляются через почтовый ящик, а все прочие придется сдавать лично работнику почты. Скорее всего, выстояв в очереди положенное время. Все заказные письма, в том числе и с уведомлениями, нужно заблаговременно внести в специальный реестр. заполнять который будет сотрудник почтамта.

Как сделать реестр, вам объяснят на почте (почему-то у разных почтовых отделений разные требования к его оформлению). В нем нет ничего сложного, и заполняется он очень быстро, курьеру придется лишь скопировать в него адреса и виды писем из Журнала почтовых отправлений .

Без этого реестра юридическому лицу на почте делать нечего, тем более, если вы отправляете больше пяти писем. Принять за один раз почтовый работник имеет право не более сорока отправлений — это если вы на общих основаниях отстаиваете очередь и обращаетесь в окошечко. Если сорок писем за раз для вашей конторы смешное количество, придется заключить с почтой договор.

Согласно этому договору, в установленное время к вам в канцелярию будет приходить почтальон и забирать все ваши письма для отправки. Секретарю же останется только рассортировать письма по видам, оформить реестр и запечатать письма в конверты.

Журнал почтовых отправлений

Отправление писем (вообще, любой выход документов из организации) нужно фиксировать. Рекомендую завести Журнал почтовых отправлений. в который вы будете вносить все отправленные письма. За год в этом реестре может накопиться и десять, и сто, и десять тысяч позиций. Чем больше писем вы отправляете по почте, тем выше значение этого реестра.

Судьбу каждого письма, когда бы оно ни было отправлено, вы легко сможете проследить, если фиксировали это письмо в журнале. Форму журнала вы можете разработать сами, подогнав под нужды именно вашей организации. Я предлагаю следующие графы:

— почтовая служба (если вы пользуетесь не только Почтой России)

— адресат (вносить лучше, начиная с названия организации, например Свет ОАО, Локтевой И.В. гл. бухгалтеру )

— адрес (включая индекс)

— опись содержимого письма (например, Сч.-фактура 0003679 от 31.10.10 или Исх. №5297 от 04.09.12. или Договор поставки №12-Р )

— исполнитель (можно писать фамилию, хотя лично я предпочитаю указать отдел-исполнитель)

— дата отправления (т.е. тот день, когда вы отнесли письмо на почту)

Как видите, из этого журнала вы можете не только узнать, когда и каким образом было отправлено письмо, но и проверить, вернулось ли уведомление о его доставке.

Полученные уведомления нужно подшивать в отдельную папку вместе с квитанциями об отправке заказных писем. Если позволяет время, уведомления можно сканировать и прикреплять файл гиперссылкой к соответствующей строке в этом журнале или в Журнале регистрации исходящих писем. Это позволит существенно сэкономить время на поисках в случае чего.

Простые и регистрируемые почтовые отправления

Почтовые отправления бывают простые и регистрируемые.

Простые отправления — те, которые принимают у отправителя без квитанции и вручают адресату без расписки. Простыми отправлениями могут быть письма, открытки, бандероли и «мелкие пакеты» (посылки меньше 2 кг за границу). Простые отправления нельзя отслеживать. Простые письма в конвертах с марками и открытки с марками можно самостоятельно отправлять через почтовый ящик.

Регистрируемые отправления принимаются у отправителя с выдачей квитанции и вручаются адресату с распиской о получении. Регистрируемыми могут быть отправления любого типа (некоторые типы, например посылки, могут быть только регистрируемыми), в том числе письма, открытки, бандероли и «мелкие пакеты». У каждого такого отправления есть трек-номер для отслеживания. Регистрируемые посылки, бандероли и письма отправляются только в почтовом отделении и стоят чуть дороже, чем «простые».

Для регистрируемых отправлений вы можете выбрать дополнительные услуги:

  • Уведомление о вручении. Отправление будет вручено адресату под личную подпись. Отправитель получит подписанное адресатом уведомление о вручении. Узнать больше
  • Объявленная ценность. Отправление застраховано. Если с ним что-то случится, вы сможете получить полную или частичную компенсацию. Узнать больше
  • Опись вложения. Вы получите заверенное почтовым работником подтверждение содержимого отправления и даты его отправки. Узнать больше
  • Наложенный платеж. Чтобы получить отправление, адресат должен будет заплатить указанную вами сумму. Узнать больше
  • СМС-уведомление о прибытии отправления в почтовое отделение и вручении адресату.

Вы можете выбрать сразу несколько дополнительных опций (например, ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении). Использование дополнительных опций ограничено для международных отправлений в некоторые страны.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *