Проверка ФСС что проверяет

Процедура выездной проверки ФСС России

А.А. Сутягин, налоговый консультант

Журнал «Зарплата» № 8/2008

Условия назначения и проведения проверки

Процедура проведения выездной проверки

Резюме

Процедура выездной проверки ФСС России

Фонд социального страхования вправе проверить деятельность любого работодателя. О правах ревизоров из ФСС России и объеме проверочных мероприятий мы расскажем в статье.

Для того чтобы подготовиться к визиту специалистов ФСС России, мы советуем бухгалтерам ознакомиться с Методическими указа ниями по проведению выездных проверок страхователей, утвержденными постановлением ФСС России от 07.04.2008 № 81 (далее — Методические указания).

Этот документ предназначен для работников фонда. Однако информация, которая содержится в нем, может быть полезна и бухгалтеру.

Порядку назначения выездных проверок, оформлению акта и принятию мер по результатам проверок посвящен раздел I Методических указаний.

Условия назначения и проведения проверки

Проверки страхователей специалисты ФСС России проводят по плану, который составляется ежеквартально. Основные цели контрольного мероприятия следующие (п. 1 Методических указаний):

— проверка расходования средств на обязательное социальное страхование;

— проверка начисления и уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование работников на случай временной нетрудоспособности.

Одновременно с проверками по обязательному социальному страхованию могут проводиться и проверки по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 2 Методических указаний).

Условия назначения проверки

Случаи, когда бухгалтеру следует ожидать выездную проверку ФСС России, приведены на схеме 1.

Периодичность проведения проверок

Пункт 2 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 17.03.2004 № 24, предписывал специалистам фонда проводить документальные выездные проверки страхователей не реже одного раза в три года. В действующих Методических указаниях такого требования нет. Теперь визит контролеров в организацию зависит от плана, который формируется с учетом обстоятельств, перечисленных выше.

Схема 1. Когда выездной проверки не избежать

* Выездная проверка может быть назначена, если в ходе камеральной проверки инспекторы обнаружили нарушение порядка начисления и уплаты страховых взносов, расходования средств ФСС России или ошибки в заполнении расчетной ведомости (по форме 4-ФСС РФ). Об этом говорится в пунктах 8 и 11 Методических указаний по проведению камеральных проверок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 21.05.2008 № 110.

Сроки проведения проверки

Срок проведения проверки определяет руководитель отделения ФСС России. При этом он учитывает (п. 2 Методических указаний):

— объем документов, которые следует проверить;

— численность сотрудников организации;

— местонахождение организации.

Если компания не имеет филиалов и представительств, то проверять ее будут не более одного месяца. Проверка каждого филиала или представительства увеличивает срок ревизии, но не более чем на месяц.

Однако по решению управляющего отделением ФСС России срок ревизии может быть продлен еще на месяц, а в исключительных случаях — на два месяца (п. 7 Методических указаний). Одно из возможных оснований увеличения срока проверки указано в пункте 10 Методических указаний. Так, если компания не может в установленный десятидневный срок представить документы, которые запросили специалисты ФСС России, руководитель фонда вправе продлить срок представления документов или отказать в его продлении, о чем составляется отдельный документ (приложение 7 к Методическим указаниям).

Причины, по которым проверка может быть приостановлена

В каких случаях проверка может быть приостановлена, Методические указания не уточняют. По аналогии со статьей 89 Налогового кодекса можно предположить, что приостановка проверки допустима, например, в случае необходимости:

— получения от иных лиц документов, содержащих информацию о страхователе;

— проведения экспертизы;

— перевода документов на русский язык.

Заметим, что срок, на который ревизия может быть приостановлена, в Методических указаниях также не приводится.

Обратите внимание:руководитель отделения ФСС России вправе приостановить проведение проверки.

Проверяемые периоды

Проверять правильность расходования средств соцстраха работники фонда могут только за последние три календарных года хозяйственной деятельности организации (предпринимателя), которые предшествовали году вынесения решения о проведении проверки. Так, если специалисты Фонда социального страхования РФ придут к вам с проверкой в текущем году, то в проверяемый период войдут 2005, 2006 и 2007 годы (п. 6 Методических указаний).

Если же причиной выездного мероприятия послужили рекомендации по результатам камеральной проверки, инспекторы вправе дополнительно проверить и законченный отчетный период текущего года: I квартал, полугодие или 9 месяцев (п. 6 Методических указаний).

ФСС России может проводить повторные проверки. При этом ревизией будет охвачен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки повторно (п. 8 Методических указаний). То же самое можно сказать и о внеплановой ревизии.

Причины, по которым ФСС России может назначить повторную (или внеплановую) проверку, приведены на схеме 2 на с. 59.

Документы, подтверждающие расходы на социальное Страхование .

Осуществляя проверку, ревизоры вправе требовать от страхователей представления необходимых документов, получать объяснения и сверять данные учета и отчетности (п. 1 Методических указаний).

Инспекторов ФСС России будут интересовать правильность назначения и выплаты пособий и оплаты путевок, финансируемых за счет средств фонда (п. 44, 93 и 109 Методических указаний).

Напомним, что организация должна хранить документы, связанные с расходами на цели обязательного социального страхования, не менее пяти лет (п. 36 Методических указаний).

Схема 2. Причины проведения специалистами ФСС России повторной или внеплановой ревизии страхователя

* Формы бланков решений о назначении повторной проверки приведены соответственно в приложениях 4 и 5 к Методическим указаниям.

** Если в уточненной расчетной ведомости по средствам фонда данные будут указаны в меньшем (или большем) размере, чем в предыдущей ведомости.

В ходе проверки инспекторам могут понадобиться дополнительные документы. Если страхователь откажется их передать, ревизоры оформят требование в письменном виде на специальном бланке (его форма приведена в приложении 6 к Методическим указаниям). На сбор указанных в требовании документов организации будет дано десять дней (п. 10 Методических указаний).

О невозможности представить документы вовремя страхователи должны уведомить проверяющих, направив в отделение фонда письмо с указанием причин и даты передачи таких документов ревизорам.

Как было сказано ранее, руководитель отделения ФСС России вправе продлить сроки представления документов или отказать в этом. Бланк, на котором оформляется соответствующее решение, содержится в приложении 7 к Методическим указаниям. Заметим, на принятие решения руководителю отделения ФСС России дается два рабочих дня после получения уведомления (п. 10 Методических указаний).

Процедура проведения выездной проверки

Проведению выездной проверки предшествует подготовительный этап. Длится он обычно не больше двух дней. В течение этого времени сотрудники ФСС России собирают и анализируют информацию о структуре расходов и выделенных страхователю ассигнованиях на оздоровление и санаторно-курортное лечение.

При анализе инспекторами ФСС России структуры расходов во внимание принимаются:

1) расходы по обязательному социальному страхованию, произведенные страхователем в проверяемом периоде:

— по данным расчетных ведомостей по средствам Фонда социального страхования Российской Федерации (форма 4-ФСС РФ3);

— отчетов по страховым взносам, добровольно уплачиваемым в Фонд социального страхования Российской Федерации отдельными категориями страхователей (форма 4а ФСС РФ);

2) суммы, выделенные страхователю отделением (филиалом отделения) фонда на осуществление (возмещение) расходов по обязательному социальному страхованию.

Основные этапы выездной проверки, осуществляемой ревизорами из ФСС России, представлены на схеме 3 на с. 61. Более подробно о том, как проходят выездные проверки по обязательному социальному страхованию, мы расскажем ниже.

Ревизоры у дверей

Сотрудники ФСС России, пришедшие с проверкой, должны иметь при себе служебное удостоверение и решение о проведении контрольного мероприятия, подписанное руководителем отделения (филиала) фонда (п. 5 Методических указаний). В решении должны быть указаны конкретные сотрудники, которые вправе проводить проверку.

Ревизоры обязаны ознакомить с решением руководителя или представителя организации, который имеет соответствующие полномочия, под роспись. Бланк решения о проведении проверки приведен в приложении 1 к Методическим указаниям. Его образец смотрите на с. 62.

Вы вправе не пускать в офис инспекторов фонда, которые не предъявили указанные выше документы либо имеют при себе неправильно оформленное решение.

Схема 3. Основные этапы выездной проверки, осуществляемой инспекторами ФСС России

Оформление результатов проверки

В последний день проверки инспектор обязан составить и передать страхователю справку о проведенной ревизии, указав в ней предмет проверки и сроки ее проведения (п. 11 Методических указаний).

Бланк справки приведен в приложении 8 к Методическим указаниям. Его образец приведен на с. 65.

Итоговым документом проведенной проверки является акт. Он может быть составлен или в ходе проверки, или не позднее двух месяцев после оформления справки. А вот срок и порядок вручения акта страхователю законодательством не установлены.

Порядок составления акта. Как оформляется акт, подробно описано в пунктах 12—19 Методических указаний. Этот документ должен иметь сквозную нумерацию страниц, помарки и подчистки в нем не допускаются, все исправления ревизоры должны удостоверить своими подписями.

В структуре акта предусмотрено три части.

В вводной части акта указывают данные организации (название, ИНН, КПП, ОГРН и т. д.), проверяемый период, перечень проверенных (и непредставленных) документов, метод проведения проверки (сплошной, выборочный) и т. д.

Описательная часть акта должна содержать изложение выявленных и документально подтвержденных нарушений либо указание на отсутствие таковых.

В итоговой части приводят:

— сведения о расходах, не принятых к зачету, и предложения внести исправления в бухгалтерский учет и уточнения в расчетную ведомость (по форме 4-ФСС РФ) — для плательщиков ЕСН;

— суммы, полученные от фонда и необоснованно израсходованные, и предложения внести исправления в бухгалтерский учет и перечислить указанные средства на расчетный счет фонда — для спецрежимников;

— суммы расходов, не принятых к зачету в счет страховых взносов на обязательное социальное страхование работников на случай временной нетрудоспособности, и предложения внести исправления в бухгалтерский учет и уточнения в расчетную ведомость (по форме 4а ФСС РФ) — для спецрежимников, уплачивающих взносы в ФСС России добровольно.

К акту проверки должны быть приложены:

— копия решения о проведении проверки;

— документы со сведениями и расчетами, на которых основываются выводы проверяющих (если сведения и расчеты не приведены в тексте акта). Приложения подписываются инспекторами и руководителем проверяемой организации;

— другие документы, которые подтверждают факты нарушений.

Форма акта приведена в приложении 9 Методических указаний.

Процедура подписания акта. Акт проверки (в двух экземплярах) подписывают проверяющие и руководитель организации (индивидуальный предприниматель). Если у последнего есть возражения или замечания по акту, он должен сделать оговорку об этом перед своей подписью (п. 20 Методических указаний).

Если руководитель организации откажется подписывать акт, соответствующую запись («от подписи отказался») проверяющие сделают на последней странице этого документа (п. 21 Методических указаний).

Один экземпляр акта вручается руководителю компании, а если он уклоняется от его получения, акт направляется страхователю по почте заказным письмом. Документ считается врученным страхователю на шестой день после отправления письма (п. 22 Методических указаний).

Со дня получения акта страхователю даются 15 рабочих дней для того, чтобы представить в отделение ФСС России письменные возражения или объяснения мотивов отказа подписать акт и документы (их заверенные копии), подтверждающие обоснованность доводов (п. 20 и 23 Методических указаний).

Еще десять дней даны руководителю отделения ФСС России для вынесения решения о привлечении либо непривлечении страхователя к ответственности. Соответствующее решение должно быть оформлено протоколом (п. 24 Методических указаний). Форма протокола приведена в приложении 11 к Методическим указаниям.

РЕЗЮМЕ

Методические указания внесли изменения в некоторые положения прежнего документа. Так, изменились критерии отбора компаний, продолжительность проверок, поводы для повторной ревизии, сроки для различных процедурных мероприятий. В таблице на с. 67 мы сравнили старые и новые правила проверок.

Сравнительная таблица. Что изменилось в порядке проведения проверок ФСС России

Нормативный акт

Методические указания, утвержденные постановлением ФСС России от 17.03.2004 № 24 (утратили силу 8 июля 2008 года)

Методические указания, утвержденные постановлением ФСС России от 07.04.2008 № 81 (действуют с 9 июля 2008 года)

Основание(соответствующий пункт Методических указаний)

Основные моменты

Организация произвела значительные расходы за счет средств социального страхованияОрганизация получила значительные суммы от ФСС России на осуществление (возмещение) расходов за счет средств фондаПо результатам камеральной проверки

Те же

Пункт 2

Критерии отбора компаний

Не реже одного раза в три года

Зависит от того, включены организация или предприниматель (в соответствии с критериями отбора) в план проверок или нет

Периодичность проведения выездной проверки

Три календарных года деятельности страхователя, непосредственно предшествовавших году проведения проверки

Три календарных года деятельности страхователя, предшествовавших году, в котором вынесено решение о проведении проверки

Пункт 6

Проверяемый период

Не более двух месяцев. Если у компании есть филиалы, продолжительность ревизии увеличивается на один месяц на проверку каждого из них

Один месяц (со дня предъявления решения о назначении проверки и до дня составления справки о проведенной проверке) Продолжительность проверки филиалов осталась прежнейУ руководителя отделения фонда есть также возможность продлить ревизию до двух месяцев, а в исключительных случаях — до трех либо приостановить ее

Пункт 7

Продолжи-тельность проверки

При реорганизации или ликвидации организации (обособленного подразделения) и в порядке контроля вышестоящего органа за деятельностью филиала, проводившего проверку компании

Те жеДополнительный повод для повторной проверки: компания подала уточненную расчетную ведомость по форме 4-ФСС РФ (или отчет по форме 4а-ФСС РФ) за период, который ФСС России уже проверял

Пункт 8

Поводы для повторной ревизии

На представление запрашиваемых ревизорами документов страхователю дано пять днейДокументы должны быть представлены в виде заверенных должным образом копий

Срок предъявления документов — десять днейПо просьбе организации (предпринимателя) он может быть увеличен*Помимо заверенных копий ревизоры вправе ознакомиться и с подлинниками документов

Пункт 10

Сроки для различных процедурных мероприятий

Справку о проведенной проверке инспекторы должны составить по ее окончании (конкретный день не определен)

Справку о проведенной проверке инспекторы должны составить в ее последний день

Пункт 11

На то, чтобы представить письменные возражения по акту проверки (если они есть), организации (предпринимателю) отводится две недели со дня его получения

Срок для представления письменных возражений — 15 рабочих дней

Пункт 23

Срок для вынесения решения по проверке — 14 дней по окончании двухнедельного срока, отведенного компании на то, чтобы она направила возражения по акту

Срок для вынесения решения по результатам проверки сокращен с 14 до 10 дней

Пункт 24

* В течение двух рабочих дней со дня получения уведомления руководитель отделения ФСС России выносит решение о продлении срока представления документов или отказе в этом.

Документ применяется с 9 июля 2008 года. С этой же даты утрачивают силу Методические указания, утвержденные постановлением ФСС России от 17.03.2004 № 24. — Примеч. ред.

Подробнее о документах, которые потребуются для проверки, читайте в статье «Что проверяют сотрудники ФСС России» — Примеч. ред.

Формы 4-ФСС РФ и 4а ФСС РФ утверждены соответственно постановлениями ФСС России от 22.12.2004 № 111 и от 25.04.2003 № 46. — Примеч. ред.

Выездная проверка плательщиков страховых взносов

Особенностью выездной проверки является то, что проводится она на территории (в помещении) плательщика страховых взносов на основании решения руководителя (заместителя руководителя) органа контроля. О выездных проверках мы и расскажем в этой статье.

Несмотря на то что страховые взносы не отнесены российским законодательством к налоговым платежам, контроль правильности исчисления страховых взносов, осуществляемый Пенсионным фондом, Фондом социального страхования, а также их территориальными органами, во многом схож с контрольными мерами, осуществляемыми налоговыми органами в отношении налоговых платежей.

Контрольными мероприятиями за уплатой страховых взносов по-прежнему остаются камеральные и выездные проверки, проводимые соответствующими органами контроля.

Итак, контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов в государственные внебюджетные фонды согласно ст. 3 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее — Федеральный закон N 212-ФЗ) осуществляют:

  • ПФР и его территориальные органы в отношении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, уплачиваемых в ПФР, и страховых взносов на обязательное медицинское страхование, уплачиваемых в ФОМС;
  • ФСС и его территориальные органы в отношении страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, уплачиваемых в ФСС. Кроме того, контролю подвергаются выплаты обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

ПФР и его территориальные органы осуществляют обмен необходимой информацией соответственно с ФФОМС и ТФОМС в электронной форме в порядке, определяемом соглашениями об информационном обмене.

Порядок проведения выездной проверки регламентирован ст. 35 Федерального закона N 212-ФЗ. Территориальные органы ПФР и ФСС должны разработать ежегодные планы проверок, в соответствии с которыми они будут совместно осуществлять контроль за соблюдением законодательства плательщиком страховых взносов (ст. 33 Федерального закона N 212-ФЗ).

Обратите внимание, что Распоряжением Правления ПФР от 3 февраля 2011 г. N 34р утверждены Методические рекомендации по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, которыми руководствуются должностные лица территориальных органов ПФР (далее — Методические рекомендации). Действие указанных Рекомендаций применяется к правоотношениям при проведении выездных проверок за расчетный период с 1 января 2010 г.

Особенностью проведения выездной проверки, как мы отметили в начале статьи, является то, что она проводится на территории (в помещении) плательщика страховых взносов.

Решение о проведении проверки принимает руководитель (заместитель руководителя) органа контроля за уплатой страховых взносов по месту нахождения организации или месту жительства физического лица (ч. 1 и 2 ст. 35 Федерального закона N 212-ФЗ). Решение о проведении выездной проверки обособленного подразделения организации, имеющего отдельный баланс, расчетный счет и начисляющего выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц (далее — обособленные подразделения), принимает орган контроля по месту нахождения обособленного подразделения (ч. 3 ст. 35 Федерального закона N 212-ФЗ). Отметим, что выездные проверки обособленных подразделений могут проводиться как по инициативе территориального органа ПФР, так и в рамках выездной проверки всей организации, что следует из п. 2.2.2 Методических рекомендаций.

В решении должны быть указаны следующие данные:

  • полное и сокращенное наименования плательщика страховых взносов;
  • предмет проверки;
  • периоды, за которые проводится проверка;
  • должности, фамилии и инициалы работников органа контроля за уплатой страховых взносов, которым поручается проведение проверки.

Форма решения о проведении выездной проверки (форма 9-ПФР) утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2009 г. N 957н «Об утверждении форм документов, применяемых при осуществлении контроля за уплатой страховых взносов» (далее — Приказ N 957).

Обратите внимание, что решение выносится в двух экземплярах, что следует из п. 3.5 Методических рекомендаций. Первый экземпляр вручается для ознакомления плательщику страховых взносов (уполномоченному представителю плательщика страховых взносов) на территории (в помещении) проверяемого плательщика страховых взносов или в помещении территориального органа ПФР (в зависимости от места проведения проверки). В последнем случае уполномоченные представители проверяемых плательщиков страховых взносов вызываются путем направления уведомления о вызове плательщика страховых взносов по форме N 7, утвержденной Приказом N 957н. Второй экземпляр решения приобщается к материалам выездной проверки.

Одновременно с ознакомлением плательщика страховых взносов с решением должностным лицом органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящим выездную проверку, плательщику страховых взносов, подписавшему указанное решение, вручается требование о представлении документов, необходимых для проведения проверки (п. 3.7 Методических рекомендаций).

Требование о представлении документов составляется должностным лицом органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящим выездную проверку, по форме N 14, утвержденной Приказом N 957н (п. 4.2 Методических рекомендаций).

Требования составляются в двух экземплярах. Первый экземпляр требования вручается лично под подпись руководителю организации (обособленного подразделения)-плательщика, индивидуальному предпринимателю или их уполномоченным представителям на территории (в помещении) проверяемого плательщика страховых взносов или в помещении территориального органа ПФР (в зависимости от места проведения проверки) (п. 4.4 Методических рекомендаций). В последнем случае уполномоченные представители проверяемых плательщиков страховых взносов вызываются путем направления уведомления о вызове плательщика страховых взносов по форме N 7, утвержденной Приказом N 957н. Второй экземпляр требования приобщается в наблюдательное дело плательщика страховых взносов.

В рамках выездной проверки может быть проверен период, предшествующий календарному году, в котором вынесено решение о ее проведении, — не более трех лет (ч. 9 ст. 35 Федерального закона N 212-ФЗ).

Выездная проверка проводится не чаще чем раз в три года и длится не более двух месяцев начиная со дня вынесения решения о ее назначении. При проверке обособленного подразделения организации срок проверки не может превышать один месяц (ч. 10, 11, 13 ст. 35 Федерального закона N 212-ФЗ).

В Письме Минздравсоцразвития России от 26 мая 2010 г. N 1344-19 отмечено, что выездные проверки плательщиков страховых взносов территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации и территориальные органы Фонда социального страхования Российской Федерации будут проводить совместно. В силу ст. 10 Федерального закона N 212-ФЗ расчетным периодом по страховым взносам признается календарный год. По мнению Минздравсоцразвития, выездная проверка правильности исчисления и уплаты страховых взносов, администрируемых в соответствии с Федеральным законом N 212-ФЗ, органами контроля за уплатой страховых взносов может быть проведена не ранее 2011 г. (за расчетный период 2010 г.).

Выездная проверка, осуществляемая в связи с реорганизацией или ликвидацией организации, может проводиться независимо от времени проведения предыдущей проверки. При этом проверяемый период также не может превышать трех календарных лет, предшествующих календарному году, в котором вынесено решение о проведении проверки (ч. 20 ст. 35 Федерального закона N 212-ФЗ).

В ходе выездной проверки органы контроля одновременно вправе проверить правильность уплаты страховых взносов, расходов на выплату застрахованным лицам обеспечения в связи с временной нетрудоспособностью и материнством (в полномочии ФСС), а также документы, связанные с предоставлением сведений индивидуального учета застрахованных лиц (в полномочии ПФР), что установлено ч. 7 и 8 ст. 35 Федерального закона N 212-ФЗ, а также п. 2.2.6 Методических рекомендаций.

В соответствии со ст. ст. 36, 37 Федерального закона N 212-ФЗ плательщик страховых взносов обязан обеспечить доступ должностных лиц органа контроля за уплатой страховых взносов на территорию учреждения.

При этом доступ в помещение плательщика страховых взносов осуществляется при предъявлении этими лицами служебных удостоверений и решения руководителя (его заместителя) органа контроля о проведении выездной проверки.

Отметим, что при воспрепятствовании доступу должностных лиц органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящих выездную проверку, на территорию или в помещение плательщика страховых взносов (за исключением жилых помещений) руководитель проверяющей группы составляет акт по форме N 13, утвержденной Приказом N 957н, подписываемый им и проверяемым лицом (разд. V Методических рекомендаций). На основании такого акта орган контроля за уплатой страховых взносов по имеющимся у него данным о проверяемом лице (или по аналогии) вправе самостоятельно определить сумму страховых взносов, подлежащую уплате. В случае отказа проверяемого лица подписать указанный акт в нем делается соответствующая запись.

В случае если у плательщика страховых взносов отсутствует возможность предоставить помещение для проведения выездной проверки, выездная проверка может проводиться по месту нахождения территориального органа ПФР.

В соответствии с п. 4 ч. 2 ст. 28 и ч. 5 ст. 37 Федерального закона N 212-ФЗ документы, которые были истребованы в ходе выездной проверки, плательщик страховых взносов обязан представить в течение 10 рабочих дней со дня вручения соответствующего требования (п. 4.5 Методических рекомендаций).

В случае если у проверяемого лица отсутствует возможность представить необходимые документы в установленный выше срок, оно в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов, письменно уведомляет проверяющих должностных лиц органа контроля о невозможности их представления с указанием причин, по которым они не могут быть представлены (ч. 6 ст. 37 Федерального закона N 212-ФЗ).

Выездная проверка может быть приостановлена на основании решения руководителя органа контроля за уплатой страховых взносов по следующим причинам (ч. 15 ст. 35 Федерального закона N 212-ФЗ):

  • для истребования документов (информации), относящихся к предмету проверки;
  • для получения информации от иностранных государственных органов в рамках международных договоров Российской Федерации;
  • для перевода на русский язык документов, представленных плательщиком страховых взносов на иностранном языке. Здесь хотелось бы сделать маленькое отступление и напомнить читателям о том, что документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Такое правило установлено п. 9 Положения по ведению бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н. Так что обеспечить перевод документов на русский язык — это обязанность плательщика страховых взносов.

Отметим, что приостановление проведения выездной проверки для истребования документов (информации) допускается не более одного раза по каждому лицу, у которого потребуются документы (п. 6.1 Методических рекомендаций).

Решение о приостановлении проведения выездной проверки выносится по форме N 10, утвержденной Приказом N 957н.

Общий срок приостановления выездной проверки не может превышать шести месяцев. На период действия срока приостановления выездной проверки прекращаются действия органа контроля по истребованию документов у плательщика страховых взносов (в этом случае ему возвращаются все подлинники документов), а также прекращаются действия органа контроля на территории плательщика, связанные с указанной проверкой.

Результаты любой проверки должны быть оформлены документально. В соответствии с ч. 23 ст. 35 Федерального закона N 212-ФЗ в последний день проведения выездной проверки должностные лица органов контроля обязаны составить справку о проведенной проверке по утвержденной форме и вручить ее плательщику страховых взносов (его уполномоченному представителю). Форма Справки о проведенной выездной налоговой проверке (форма 12-ПФР) утверждена Приказом N 957н.

Если плательщик страховых взносов (его уполномоченный представитель) уклоняется от получения справки о проведенной проверке, то справка направляется ему по почте заказным письмом и считается полученной по истечении шести дней со дня направления заказного письма.

Акт о результатах проверки составляется в течение двух месяцев со дня составления справки о проведенной выездной проверке (ч. 2 ст. 38 Федерального закона N 212-ФЗ). Форма Акта выездной проверки (форма 17-ПФР) также утверждена Приказом N 957н. Акт должен быть подписан лицами, проводившими соответствующую проверку, и юридическим лицом, в отношении которого проводилась эта проверка. В случае отказа проверяемого лица подписать акт проверки в нем делается соответствующая запись.

В течение пяти дней с даты подписания акта он вручается представителю юридического лица, в отношении которого проводилась проверка, под расписку или передается иным способом, свидетельствующим о дате его получения указанным лицом. При отказе получать акт проверки он направляется по почте заказным письмом по месту нахождения организации (обособленного подразделения).

Если проверяемое лицо не согласно с фактами, изложенными в акте проверки, а также с выводами и предложениями проверяющих, то в течение 15 дней со дня получения акта проверки оно вправе представить в орган контроля за уплатой страховых взносов письменные возражения по акту в целом или его отдельным положениям. При этом оно может приложить к письменным возражениям или в согласованный срок передать в орган контроля за уплатой страховых взносов документы (их заверенные копии), подтверждающие обоснованность его возражений.

Перед вынесением окончательного решения о виновности или невиновности проверяемого лица акт проверки, а также представленные письменные возражения рассматриваются руководителем органа контроля за уплатой страховых взносов. Срок на рассмотрение — 10 дней со дня истечения 15-дневного срока, данного лицу на ознакомление с актом проверки. В исключительных случаях срок может быть продлен, но не более чем на месяц (ч. 1 ст. 39 Федерального закона N 212-ФЗ).

Рассмотрение результатов проверки может производиться при участии представителя юридического лица, в отношении которого и проводилась данная проверка. При этом стоит отметить, что присутствие лица не является его обязанностью, то есть материалы проверки могут быть рассмотрены и в его отсутствие.

Итоги рассмотрения материалов проверки лицо вправе обжаловать в срок, который указан в решении, в вышестоящем органе контроля за уплатой страховых взносов.

Не следует забывать о том, что за нарушение законодательства Российской Федерации о страховых взносах предусмотрена ответственность. Нарушением законодательства Российской Федерации о страховых взносах признается виновно совершенное противоправное деяние (действие или бездействие) плательщика страховых взносов или банка, за которое Федеральным законом N 212-ФЗ установлена ответственность (ст. 40 Федерального закона N 212-ФЗ).

Методические рекомендации по организации работы территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации по привлечению к ответственности плательщиков страховых взносов за нарушение законодательства Российской Федерации о страховых взносах утверждены Распоряжением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 5 мая 2010 г. N 120р.

Рассмотрим нарушения, за которые предусмотрена ответственность.

Непредставление расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам в установленный срок влечет взыскание штрафа в размере 5% суммы страховых взносов, подлежащей уплате (доплате) на основе этого расчета, за каждый полный или неполный месяц со дня, предусмотренного для его представления, но не более 30% указанной суммы и не менее 100 руб.

Непредставление указанного расчета в течение более 180 календарных дней по истечении установленного Федеральным законом N 212-ФЗ срока грозит штрафом в размере 30% суммы страховых взносов, подлежащей уплате на основе этого расчета, и 10% суммы страховых взносов, подлежащей уплате на основе этого расчета, за каждый полный или неполный месяц начиная со 181-го календарного дня, но не менее 1000 руб. (ст. 46 Федерального закона N 212-ФЗ).

В Письме ФСС РФ от 22 марта 2010 г. N 02-03-10/08-2328 обращено внимание плательщиков страховых взносов на то, что при представлении расчета по форме 4-ФСС РФ с нарушением установленного законодательством срока он может быть привлечен к ответственности территориальными органами ФСС РФ в виде штрафа, размер которого определяется отдельно по каждому виду обязательного социального страхования.

Расчет размера штрафа за несвоевременное представление расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам должен осуществляться исходя из суммы начисленных страховых взносов, подлежащих уплате страхователем на основании данного расчета без учета произведенных страхователем расходов на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам и перечислений. Такие разъяснения приведены в Письме ФСС РФ от 15 июля 2010 г. N 02-03-10/05-5910.

Неуплата или неполная уплата сумм страховых взносов в результате занижения базы для начисления страховых взносов, иного неправильного исчисления страховых взносов или других неправомерных действий (бездействия) плательщиков страховых взносов влечет взыскание штрафа в размере 20% неуплаченной суммы страховых взносов. Умышленное совершение вышеуказанного деяния грозит штрафом в размере 40% неуплаченной суммы страховых взносов (ст. 47 Федерального закона N 212-ФЗ).

Отказ в представлении или непредставление в орган контроля за уплатой страховых взносов документов, необходимых для осуществления проверки, влечет взыскание штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 48 Федерального закона N 212-ФЗ).

И, завершая статью, отметим, что в соответствии с нормами, содержащимися в ст. 29 Федерального закона N 212-ФЗ, лица, осуществляющие проверку, имеют право, в частности:

  • требовать в соответствии с законодательством Российской Федерации о страховых взносах от плательщика страховых взносов документы по формам, установленным государственными органами, служащие основаниями для исчисления и уплаты (перечисления) страховых взносов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (перечисления) страховых взносов;
  • вызывать на основании письменного уведомления в органы контроля за уплатой страховых взносов плательщиков страховых взносов для дачи пояснений в связи с уплатой (перечислением) ими страховых взносов либо в связи с проверкой правильности уплаты страховых взносов в случаях, если представленные плательщиками взносов сведения являются неполными или носят противоречивый характер;
  • определять суммы страховых взносов, подлежащие уплате (перечислению) плательщиками страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о плательщике страховых взносов, а также данных об иных аналогичных плательщиках страховых взносов в случаях отказа плательщика страховых взносов допустить должностных лиц органа контроля за уплатой страховых взносов на территорию (в помещение) плательщика страховых взносов, отсутствия учета объектов обложения страховыми взносами или ведения такого учета с нарушением установленного порядка, приведшим к невозможности исчислить страховые взносы;
  • требовать от плательщиков страховых взносов, их уполномоченных представителей устранения выявленных нарушений законодательства Российской Федерации о страховых взносах и контролировать выполнение указанных требований;
  • взыскивать недоимку, а также пени и штрафы в установленном Федеральным законом N 212-ФЗ порядке;
  • предъявлять в суды общей юрисдикции или арбитражные суды иски:

а) о взыскании недоимки, пеней и штрафов за совершенные правонарушения;

б) в иных случаях, предусмотренных федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования;

  • обращаться в установленном порядке в уполномоченный орган с заявлением о признании плательщика страховых взносов несостоятельным (банкротом) в связи с неисполнением им обязанности по уплате страховых взносов;
  • предоставлять плательщикам страховых взносов отсрочки (рассрочки) погашения сумм задолженности по страховым взносам, пеням и штрафам в порядке и случаях, которые предусмотрены Федеральным законом N 212-ФЗ.

Вышестоящие органы контроля за уплатой страховых взносов вправе отменять и изменять решения нижестоящих органов контроля за уплатой страховых взносов в случае несоответствия указанных решений законодательству Российской Федерации о страховых взносах.

В.Рыжков

Эксперт журнала

Экспорт товаров через посредников у посредников
Учет страховых взносов в целях исчисления налога на прибыль

Как успешно пройти выездную проверку ФСС и ПФР

Из статьи Вы узнаете:

1. Каковы критерии отбора страхователей для проведения выездных проверок внебюджетными фондами.

2. Как подготовиться к выездной проверке ФСС и ПФР.

3. Как выстроить оптимальное взаимодействие с проверяющими.

3. Какие документы запрашивают инспекторы в ходе проверки и как их лучше подготовить.

В предыдущей статье я рассказала, какие проверки устраивают страхователям внебюджетные фонды и каков порядок их проведения с точки зрения законодательства. Однако на практике то, что в законе так подробно и сложно описано, происходит несколько по-другому. Например, законодательством на проведение выездной проверки ФСС и ПФР отводится целых 2 месяца (не считая приостановлений), а у меня, как и в большинстве случаев, проверка проходила фактически меньше недели. В этой статье я поделюсь своим опытом прохождения выездной проверки ФСС и ПФР и дам практические рекомендации, как себя лучше вести с проверяющими и на что обратить внимание при подготовке документов.

Небольшое уточнение, чтобы сэкономить Ваше время: если уведомление о предстоящей проверке Вы уже получили и теперь вплотную занялись подготовкой к ней, предлагаю сразу перейти ко второй части статьи – практическим советам по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР. Ну а если уведомления пока нет, и Вы хотите оценить вероятность проведения проверки, чтобы подготовиться к ней заранее, — рекомендую читать по порядку.

Как определить вероятность проведения выездной проверки ФСС и ПФР

Как же определить, грозит ли Вам в ближайшем будущем выездная проверка ФСС и ПФР? Для этого воспользуемся критериями отбора плательщиков страховых взносов для проведения выездных проверок, которые установлены в письме ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010. Несмотря на то, что письмо это от 2010 года, более поздних разъяснений не было, поэтому, судя по всему, и в настоящее время ФСС и ПФР руководствуются им. В соответствии с письмом ФСС и ПФР, критерии отбора страхователей для проверок следующие:

  1. Количество расчетов за 9 месяцев предшествующего года, предоставленных в ПФР и ФСС, не совпадает.
  2. Страхователь осуществляет расходы на обязательное социальное страхование за счет средств ФСС (пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и т.д.).
  3. Несвоевременное предоставление сведений индивидуального персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2). Это касается периодов до 2014 года, так как начиная с 2014 года форма отчета РСВ-1 включает сведения персучета.
  4. Наличие у страхователя значительных сумм выплат в пользу работников, не облагаемых страховыми взносами (например, суммы компенсаций за использование личного имущества сотрудников в служебных целях, суммы материальной помощи в установленных законодательством пределах т. д.).
  5. Применение пониженных тарифов страховых взносов. Подробнее о применении пониженных тарифов можно прочитать
  6. Наличие ошибок и несоответствий по результатам проведения камеральных проверок.
  7. Наличие задолженности по страховым взносам в течение более двух периодов подряд.
  8. Отнесение страхователя к числу крупнейших плательщиков, для которых характерны наибольшая сумма облагаемой базы, наибольшее количество застрахованных лиц или среднесписочная численность работников.
  9. Уменьшение сумм начисленных взносов по сравнению с предыдущими периодами без изменения численности работников.
  10. Наличие информации от налоговых органов о проведении страхователем различных схем минимизации налогов и взносов.

Таким образом, чем большему количеству критериев соответствует Ваша организация или ИП, тем вероятность проведения проверки выше.

Мой опыт и рекомендации по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР

А теперь, как и обещала, я расскажу про свой опыт прохождения выездной проверки ФСС и ПФР (кстати, успешный) и дам практические советы. Прежде всего, наша организация стала объектом проверки не случайно, а так как соответствовала сразу нескольким критерием отбора страхователей для проверок:

  • Применение пониженных тарифов страховых взносов (организация осуществляет деятельность в области информационных технологий);
  • Большие суммы возмещения расходов на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством из ФСС (в основном за счет отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет);
  • Наличие выплат работникам, которые не входят в базу для начисления страховых взносов (компенсации за использование личного автотранспорта, материальная помощь при рождении ребенка).

Проверка проходила в декабре 2013 года, соответственно, проверялись периоды 2010, 2011 и 2012 годы. Примерно за две недели до начала проверки позвонила представитель ПФР и предупредила, что наша организация значится в плане выездных проверок, сказала, когда начнется проверка, какие документы (в общем) нужно подготовить, сообщила свои координаты, а также озвучила состав комиссии: по одному представителю от ФСС, ПФР и из налоговой (так как применялись пониженные тарифы). Позже, примерно дня через три, позвонил представитель ФСС и также сообщил о предстоящей проверке. Больше никаких уведомлений (по почте, факсом, по электронной почте и т.д.) в наш адрес не поступало.

В телефонном разговоре инспекторы ПФР и ФСС уточнили адрес, на который им выезжать для проверки (у нас этот адрес не совпадал с юридическим). Кстати, проверяющим, как оказалось, абсолютно все равно, по какому адресу организация предоставит им помещение для проведения проверки: по юридическому или по какому-то другому.

Лучше, если выездная проверка ФСС и ПФР будет проходить на Вашей территории, а не на территории проверяющих, по следующим причинам:

  • Обеспечение сохранности документов. Оригиналы документов проверяющие не имеют права изымать или выносить за пределы помещения страхователя. Однако если проверка проходит на их территории, органы ФСС и ПФР могут запрашивать оригиналы документов для ознакомления, то есть часть документов придется отвозить, затем возвращать и постоянно контролировать, чтобы при перевозке документы не потерялись или не испортились. Поэтому, когда проверка проходит на Вашей территории, можете быть уверены, что все документы находятся в целости и сохранности, так как ни Вы, ни проверяющие не будут их выносить.
  • Экономия времени и материальных ресурсов. Если проверка проходит на Вашей территории, то отпадает необходимость тратить время на поездки в ФСС и ПФР по их запросам (для предоставления документов, дачи пояснений и т.д.). Кроме того, все документы Вы можете предоставить проверяющим в оригиналах, то есть сэкономить свое время и ресурсы на подготовку копий документов и составлений описей к ним. Правда, проверяющие все-таки могут запросить копии отдельных документов для того, чтобы приложить к материалам проверки, но это гораздо меньше, чем копии со всех проверяемых документов.
  • Возможность подробнее узнать, что от Вас требуется, и избежать лишних вопросов со стороны проверяющих. Я приведу пример: инспектор ФСС запросил у меня «основание применения пониженных тарифов нашей организацией», при этом все документы, подтверждающие наше соответствие установленным в законе критериям (средняя численность работников, доля доходов от ИТ-деятельности, выписка из реестра аккредитованных организаций) были предоставлены в первый же день проверки. Не сразу я поняла, что же от меня требуется, думаю, и сам инспектор это не сразу понял. В итоге я принесла распечатку статьи 58 закона № 212-ФЗ, в которой перечислены категории страхователей, имеющие право применять пониженные тарифы страховых взносов. Вы не поверите, но это вполне устроило инспектора. Если бы проверка проходила на территории проверяющих, сложно представить, сколько времени и сил ушло бы на урегулирование этого вопроса.
  • Личный контакт. Как ни банально звучит, но инспекторы тоже люди, и если проверка проходит на Вашей территории, у Вас есть возможность установить с ними личный контакт и постараться расположить к себе. Однако для того, чтобы личный контакт с проверяющими был на пользу Вам, а не во вред, нужно придерживаться определенных правил общения с проверяющими.

Общайтесь с проверяющими, придерживаясь определенных правил:

  • Прежде всего, настройтесь психологически и запомните всего лишь две вещи: 1. У Вас в организации все только «белое», 2. Вы грамотный специалист, знающий свое дело. Постоянно держите в голове эти утверждения: на время проверки это истина, в которую Вы должны верить всей душой, независимо от того, как реально обстоят дела. При этом и вести себя нужно соответственно, уверенно, спокойно, достойно. Это очень важно, потому что проверяющие, особенно со стажем, отличные психологи, они сразу видят, когда человек нервничает или пытается хитрить. Поэтому чтобы Вам поверили, Вы сами должны твердо верить в свою правоту.
  • Создайте проверяющим комфортные условия. Лучше, если они будут находиться в отдельном кабинете: и им спокойнее да и Вам. Можно ненавязчиво поставить у них в кабинете чайник, чай, что-то к чаю, показать, где налить воды и т.д. Некоторые думают, что если проверяющим будет некомфортно, то они захотят уйти и побыстрее закончить проверку. Поверьте мне, это не так. Быстрее, чем запланировано, проверка все равно не закончится, а вот то, что инспекторы не захотят долго находится на Вашей территории, это скорее минус (см. совет №1): они вправе затребовать копии необходимых документов, вызывать Вас к себе для дачи пояснений – а это дополнительное время и ресурсы. И, кстати, то, что инспектор находится на вашей территории, вовсе не означает, что он занят проверкой. У нас, например, последние два дня из пяти, один из проверяющих смотрел футбол у себя на ноутбуке. Ну что ж, нам не жалко, а человеку приятно. Так что, лучше потесните своих работников, но не проверяющих.
  • Соблюдайте дистанцию в общении с проверяющими. Предлагая чай, кофе, воду и другие удобства, делайте это подчеркнуто вежливо, из приличия, а не из желания подкупить. Ни в коем случае не нужно быть слишком назойливыми, постоянно интересоваться «не нужно ли чего?» или предлагать какие-то угощения, тем более спиртные напитки. Все это только вызовет подозрения и раздражение со стороны инспекторов, потому что, во-первых, хоть проверка и совместная, но они представители разных структур и друг перед другом будут «держать планку», а во-вторых, и в-главных, они находятся при исполнении служебного задания, цель которого – выявить нарушения с Вашей стороны, если таковые имеются.
  • Отстаивайте свое мнение. Если проверяющие указывают Вам на ошибки, по их мнению, не соглашайтесь и не пытайтесь все сходу объяснить. Лучше скажите, что Вам нужно какое-то время, чтобы все обдумать и подготовить ответ. За это время соберите необходимые аргументы и подтверждения своей правоты. Даже если Вы понимаете, что нарушение есть, это не повод отчаиваться, наоборот, нужно собраться и, во-первых, понять, чем это может грозить, а во-вторых, попытаться исправить. Например, у вас отсутствует лист временной нетрудоспособности, в этом случае нужно обратиться в мед. учреждение, чтобы выдали дубликат, а проверяющим предоставить пояснительную записку, почему отсутствует документ, и копию запроса на получение дубликата, как подтверждение того, что Вы приняли меры. Или, как было в моем случае. Проверяющие упорно настаивали, что взносами не облагаются только компенсация работникам за использование личного автомобиля, который принадлежит на праве собственности, если же автомобиль управляется по доверенности, то такие выплаты должны входить в базу. Однако я нашла и распечатала выдержки из ГК РФ, из которых следует, что имущество может принадлежать не только на праве собственности, но и на праве пользования и распоряжения. А так как определение «личного имущества» законодательно не конкретизируется, значит, под это определение попадает и имущество, используемое по доверенности. В итоге проверяющие приняли мою позицию, тем более, что все необходимые документы по выплате компенсаций были в наличии.
  • Помните, что как бы ни повели себя проверяющие, у Вас с ними интересы противоположные, просто будьте максимально дипломатичными и держите ухо востро. В моем случае я изначально действовала согласно первым трем правилам и проверяющие придерживались такого же стиля общения, ничего личного. В итоге нарушений у нас не нашли, правда нашли неуплаченную сумму пеней по взносам в ФСС за 2011 год, в общей сложности не больше 10 рублей, которую мы оплатили и разошлись с миром. Однако я знаю случай, когда проверяющие сами выбрали полуформальный стиль общения, вроде такие добрейшие люди, абсолютно позитивно настроенные. Страхователь общался с ними в таком же ключе, вроде «нормальные ребята, понимающие». Инспекторы рассказывали про свою нелегкую жизнь, ну а страхователь про свои проблемы насущные, как бизнес нелегко поддерживать, какие налоги большие… И вроде ведь все понимали, сочувствовали, и на ошибки глаза закрывали, вот только в акте выездной проверки написали «Привлечь к ответственности» и штраф впаяли. Так что будьте бдительны.

Теперь, давайте поговорим о самом главном – о том, какие документы, запрашивают инспекторы ФСС и ПФР при выездной проверке. Как я уже говорила, в моем случае, в проверке участвовал еще и инспектор налоговой, у которого также был свой перечень требуемых документов. Ещё при уведомлении по телефону проверяющие озвучили примерный список документов, в который входили учредительные документы, внутренние нормативные акты по оплате труда, расчетные ведомости, кассовые и банковские документы, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС за 3 года, подлежащие проверке, а также документы, подтверждающие применение пониженного тарифа. Когда же инспекторы пришли, они вручили требование о предоставлении документов, в котором были прописаны все возможные документы, прямо или косвенно касающиеся начисления и уплаты страховых взносов: учредительные, кадровые документы, бухгалтерские регистры, отчетность в фонды и различные подтверждающие документы. В этом требовании содержался перечень документов, которые проверяющие могли запросить, он скорее универсальный. По факту документы в ходе проверки предоставлялись по устным запросам инспекторов и объем их был меньше, чем в требовании.

Итак, какие документы предоставляла я в ходе выездной проверки ФСС и ПФР:

  • Документы, подтверждающие право применять пониженный тариф страховых взносов для организаций, осуществляющих деятельность в области информационных технологий: статистические формы ПМ за 9 месяцев каждого года, содержащие сведения о средней численности работников; выписка из реестра аккредитованных организаций, осуществляющих деятельность в области ИТ; Заявления о подтверждении основного вида экономической деятельности и справки-подтверждения за каждый год, где указана доля доходов от основного вида деятельности в области ИТ. Кроме того, налоговый инспектор запросил книги учета доходов и расходов по УСН, уведомление о возможности применения УСН, Сведения о среднесписочной численности работников, а также бухгалтерские регистры «анализ счета» по счетам 90, 91, 51, 50.
  • Учредительные документы и внутренние распорядительные документы по оплате труда (заверенные копии): устав, приказы о назначении директора и главного бухгалтера, положение об оплате труда, о премировании, о выплате материальной помощи, о разъездах (так как некоторые сотрудники получают надбавку за разъездной характер работы), штатное расписание со всеми редакциями.
  • Документы, подтверждающие расходы, произведенные за счет ФСС: больничные листы по временной нетрудоспособности с расчетами пособий, справки сотрудников с других мест работы для расчета пособий; больничные по беременности и родам с расчетами и подтверждающими документами; документы на выплату единовременного пособия при рождении ребенка, на предоставление отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет и выплату пособия.
  • Табели учета рабочего времени, приказы о премировании сотрудников (эти документы проверяющие быстро вернули обратно, скорее всего, их интересовал факт наличия документов без детальной проверки).
  • Авансовые отчеты, кассовые документы (кассовые книги, отчеты кассира-операциониста), банковские выписки (посмотрев на количество пачек с выписками, а их было порядка 36 штук, по одной толстой пачке за каждый месяц, инспекторы не стали брать их к себе в кабинет на проверку, а запросили карточку счета 51 в электронном виде).
  • Документы, подтверждающие выплаты работникам, не входящие в базу для расчета страховых взносов: приказы на выплату материальной помощи при рождении ребенка с заявлениями работников и копиями свидетельств о рождении детей, документы на выплату компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях.
  • Договоры гражданско-правового характера с актами выполненных работ, договоры предоставления займа сотрудникам.
  • Своды заработной платы (по видам начислений в целом по организации) и расчетные ведомости (по видам начислений по каждому работнику) помесячно – эти документы я сформировала в 1С ЗУП.
  • Бухгалтерские регистры «карточка счета» по счетам 91, 73, 76, 51, 50 в электронном виде.
  • Отчеты в ФСС, в том числе промежуточные Расчеты 4-ФСС, отчеты в ПФР РСВ-1 и сведения персонифицированного учета.

Пожалуй, на этом список документов, которые я предоставляла в ходе выездной проверки ФСС и ПФР, закончен. Обращаю Ваше внимание на то, что документы требовались за весь проверяемый период, 2010-2012 годы. Какие-то документы проверяющие держали у себя дольше (например, расчетные ведомости по заработной плате, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС), какие-то возвращали в этот же день (авансовые отчеты, кассовые документы).

И наконец, несколько рекомендаций, как подготовить документы к выездной проверке ФСС и ПФР:

  • Действуйте на опережение. Необходимо понимать, что инспекторы выходят на проверку с четким планом, основанном на предварительном анализе сданных Вами отчетов, на результатах предыдущих проверок и сведениях об организации в целом, собранным из различных источников. В этом плане определяются аспекты, по которым наиболее вероятно наличие существенных ошибок и нарушений в расчете и перечислении страховых взносов. Исходя из плана проверки формируется перечень запрашиваемых документов. Таким образом, Вы можете опередить события и подготовить заранее документы, которые с наибольшей вероятностью заинтересуют инспекторов. Например, если в организации были выплаты работникам, не облагаемые взносами, или выплачивались вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, проверяющие наверняка запросят документы-основания этих выплат. Поэтому до начала проверки постарайтесь составить максимально полный и подробный перечень документов, которые нужно подготовить, чтобы избежать неожиданностей уже в ходе проверки.
  • Готовьте документы заранее. По составленному перечню определите документы, которые требуют значительных доработок или которые отсутствуют совсем. И в первую очередь займитесь подготовкой этих документов, чтобы не заниматься этим в процессе проверки. Я практически заново распечатывала расчетные ведомости, табели учета рабочего времени, а кадровик дорабатывал штатное расписание и изменения к нему.
  • Обращайте внимание на подписи. Во-первых, подписи главного бухгалтера и директора на документах должны соответствовать приказам о назначении этих должностных лиц. То есть если в 2011 году был один главный бухгалтер, а 2012 уже другой, то и подписи на документах за эти периоды должны быть разные. Особенно на это нужно обращать внимание, если документы распечатываются сразу за несколько периодов. Во-вторых, подписи должны присутствовать в документе, если это является обязательным реквизитом. Например, в кассовых документах, в авансовых отчетах, подписи директора и работника в приказах руководителя, в договорах и т.д. К слову, подлинность подписи инспекторы вряд ли станут проверять, а вот ее отсутствие вероятно заметят.
  • Предоставляйте документы к проверке в аккуратном и собранном виде. Встречают по одежке, поэтому свое впечатление, по крайней мере, перовое, инспекторы сформируют исходя из того, в каком виде предоставляются документы. Согласитесь, сваленные в хаотичном порядке груды «документов» наводят на определенные мысли по поводу состояния учета в целом и расчетов по страховым взносам в частности. Поэтому документы лучше скомпоновать по видам и по периодам, чтобы можно было без труда найти нужный документ. Сшивать документы или нет, это дело Ваше. Некоторые считают, что документы лучше сшить, чтобы у проверяющих не было возможности что-то прихватить с собой, хотя это и незаконно. Я документы не сшивала (за исключением выписок банка, кассовых документов и авансовых отчетов), а сложила в папки на кольцах, потому что, на мой взгляд, так гораздо удобнее просматривать документы и при необходимости делать копии. Кстати, пропажи документов после проверки замечено не было.
  • Ну и главная рекомендация – уберите все лишние документы перед проверкой. Внимательно пролистайте все папки с документами к проверке и оставьте только «белые»: проверяющим совсем необязательно видеть расчеты «серых» зарплат, если таковые имеются, Ваши черновики, пометки, закладки наподобие «не хватает приказа» или «заменить» и т.д.

Вот, пожалуй, все, что я хотела рассказать о своем опыте прохождения выездной проверки ФСС и ПФР, о взаимодействии с инспекторами и подготовке документов. Я постаралась изложить все как можно более подробно, чтобы не упустить важные детали. Надеюсь, статья Вас не утомила, а информация, представленная в ней, окажется полезной Вам.

Кого проверяют

Фонд социального страхования вправе проверить любого работодателя. Ежегодно территориальные подразделения ФСС составляют годовой план проверок организаций и предпринимателей, осуществляющих деятельность на подведомственной территории. Заранее сообщать работодателям о планируемой проверке ФСС не обязан.

Сотрудники соцстраха не приезжают к работодателям в одиночку, ФСС проводит проверки совместно с ПФР, не чаще чем один раз в три года. А начиная с 2017 года, ФСС проводит проверки совместно с налоговыми органами. С одной стороны, это создает для работодателя дополнительную нагрузку, ведь его проверяет сразу два ведомства. С другой стороны, в этом есть и положительная сторона, ведь вместо двух проверок проводится одна.

Критерии, по которым ФСС отбирает страхователей для выездного контроля, содержатся в совместном письме ПФР и ФСС: письмо ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010. Приведем несколько примеров критериев:

  • Несоответствие количества расчетов, представленных работодателем в ПФР и ФСС,
  • Выплата работникам пособий за счет ФСС,
  • Наличие выплат в пользу физических лиц, не облагаемых взносами на травматизм,
  • Уплата взносов по льготным тарифам,
  • Несоответствие в расчетах, представленных в ПФР и ФСС, выявленное в ходе камеральной проверки,
  • Уменьшение сумм страховых взносов по сравнению с предыдущим периодом.

Вы можете самостоятельно ознакомиться с перечнем критериев, чтобы оценить риск приезда проверяющих в вашу компанию.

Письмо ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010Информация о файле

Практика показывает, что часто инспекторы приезжают к компаниям, производящим значительные расходы за счет средств ФСС. А чем больше число критериев, которым соответствует работодатель, тем больше вероятность назначения проверки. Это касается проведения плановых проверок. Помимо плановых, ФСС проводит внеплановые выездные проверки в следующих случаях (ч. 3 ст. 4.7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ):

  • При ликвидации работодателя,
  • Обращении за выделением средств из ФСС,
  • По жалобе работника на ошибочный расчет пособия работодателем.

Что и как проверяют

Область проверки зависит от проверяемого периода:

  • За периоды до 1 января 2017 года – полнота и правильность расчета все страховых взносов в ФСС,
  • За периоды после 1 января 2017 года:
    • Точность расчета взносов на травматизм,
    • Трата средств на обязательное социальное страхование (выплаты больничных, декретных, пособий по уходу за ребенком),
    • Выдача путевок,
    • Выплаты по несчастным случаям на производстве и профессиональным заболеваниям.

В ходе проверки сотрудники соцстраха вправе совершать следующие действия:

  • Требовать документы, служащие основанием:
    • Для начисления и уплаты страховых взносов,
    • Выплаты пособий по обязательному социальному страхованию,
    • Выплаты пособий в связи с производственными травмами и заболеваниями,
  • Получать пояснения,
  • Сверять данные документов и регистров бухгалтерского учета со сведениями, представленными в формах отчетности.

Важное полномочие проверяющих – начислять страховые взносы расчетным путем, если работодатель не предоставил контроллерам доступа на территорию компании или отказал в предоставлении истребуемых документов. Страховые взносы начислят, исходя из имеющихся сведений о компании и о других аналогичных организациях.

Какие документы требуют

В ходе проверки специалисты Фонда истребуют следующие документы:

Какие документы

Что проверяют

Учредительные

Сопоставляют сведения, указанные в учредительных документах, фактическим данным: совпадает ли юридический и фактический адрес, осуществляются ли заявленные виды экономической деятельности, осуществляется ли управление компанией реальным или номинальным руководителем и т.д.

Учетная политика

Изучают выбранные работодателем способы ведения бухгалтерского учета, признания доходов и расходов

Лицензии

Проверяют наличие лицензий, если работодатель осуществляет лицензируемые виды деятельности. Как правило, условиями получения лицензии (в числе прочих) является выполнение определенных требований к рабочим местам, квалификации персонала и т.д.

Отчетность по страховым взносам

Проверяют своевременность и полноту представления отчетов, точность их показателей

Регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность

Данные регистров бухгалтерского учета сравнивают с данными первичных документов и отчетности. Анализируют сведения о начислениях заработной платы, налогов и страховых взносов; сведения о прочих начислениях в пользу работников, как облагаемых, так и необлагаемых страховыми взносами; факты оплаты труда в натуральной форме

Организационно-распорядительные документы

Изучают приказы, распоряжения, положения и другие документы, касающиеся организации труда и выплат в пользу физических лиц. В том числе истребуют трудовые, коллективные договоры, локальные акты об организации труда. Особое внимание уделяют гражданско-правовым договорам с целью выявления трудовых отношений, завуалированных под ГПХ договор

Выписки операций по расчетному счету и кассе

В первую очередь контролируют полноту и своевременность выплаты заработной платы. Также выявляют факты регулярных выплат в пользу физических лиц, не отраженных в бухгалтерских регистрах, так называемая «зарплата в конвертах»

Отдельно перечислим документы, которые специалистам ФСС понадобятся для проверки расходования средств на обязательное социальное страхование:

Что проверяют

Какие документы потребуют

Пособие по временной нетрудоспособности

Трудовые книжки, расчетные и платежные ведомости, табели учета рабочего времени, приказы о приеме на работу, листки нетрудоспособности, справки-расчеты пособий

Пособие по беременности и родам

Копия свидетельства о рождении ребенка, приказ о предоставлении декретного отпуска, заявление о предоставлении отпуска, все те же документы, которые требуются для проверки выплат по нетрудоспособности (перечислены выше)

Единовременное пособие за раннюю постановку на учет по беременности

Заявление о назначении пособия, справка о постановке на учет на ранних сроках

Единовременное пособие при рождении ребенка

Копия свидетельства о рождении, справка о рождении, выданная ЗАГСом, заявление о выплате пособия, справка с места работы супруга о неполучении пособия

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет

Заявление о предоставлении отпуска и выплате пособия, копия свидетельства о рождении, справка-расчет, справка с места работу супруга о неполучении пособия

Приведенные в таблицах перечни документов не являются закрытыми. Специалисты ФСС вправе потребовать другие документы в зависимости от специфики работодателя и цели проверки.

Неделя бератора «УСН на практике»

Выездная проверка фирмы или предпринимателя проводится на основании решения руководителя или заместителя руководителя территориального органа фонда, в котором вы стоите на учете. Форма решения утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 11 января 2019 года № 1п (форма 8-ПФР) и приказом ФСС РФ от 11 января 2019 года № 2 (форма 9-ФСС РФ).

Рекомендуемая форма решения о проведении выездной проверки правильности расходов на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством приведена в приложении № 1 к приказу ФСС России от 9 марта 2010 г.

№ 37.

  1. должности, фамилии и инициалы проверяющих.
  2. предмет проверки (что проверят);
  3. полное и сокращенное наименование фирмы; фамилия, имя, отчество предпринимателя;
  4. периоды, которые будут проверены;

Если у вас нет возможности предоставить помещение (например, идет ремонт), попросите проверяющих отложить проверку или провести ее в помещении фонда. Проверяющие могут пойти вам навстречу.

Имейте в виду: ваше удаленное расположение от ПФР, ФСС и отсутствие гостиниц для проживания проверяющих не позволит провести выездную проверку в помещении фонда. Вы должны впустить проверяющих только при одновременном предъявлении ими служебных удостоверений и вручении руководителю фирмы двух решений о проведении выездной проверки: одно от руководителя (заместителя) территориального органа ПФР РФ по форме № 8-ПФР, другое – от руководителя (заместителя) территориального органа ФСС РФ по форме № 9-ФСС РФ.

В законе нет четких требований, как должны быть оформлены служебные удостоверения проверяющих. Если есть сомнения, направьте устный или письменный запрос в ваш территориальный орган ПФР, ФСС.

Если вы не пустите инспекторов ПФР, ФСС к себе на территорию и в помещение, руководитель проверяющей группы составит

«Акт о воспрепятствовании доступу должностных лиц органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящих выездную проверку, на территорию или в помещение плательщика страховых взносов»

(форма 9-ПФР). Его подписывает руководитель проверяющей группы и представитель фирмы либо предприниматель.

При отказе делается соответствующая запись. На основании такого акта проверяющие могут самостоятельно определить сумму страховых взносов к уплате на основании имеющейся у них информации о вас или по аналогии с другими плательщиками. Более того: со дня составления акта и до дня вынесения решения о возобновлении выездной проверки приостанавливается течение срока исковой давности.

Он составляет три года (ч. 1 ст. 45 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Это означает, что вас могут привлечь к ответственности за нарушение, которое совершено не ранее трех лет назад.

ПФР может одновременно проверить документы, связанные с назначением, перерасчетом и выплатой пенсий; правильность расходов по выплате обязательного страхового обеспечения по обязательному пенсионному страхованию, а также правильность представленных вами сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц. Обратите внимание: сотрудники ПФР не вправе проводить отдельные выездные проверки только по вопросу соблюдения сроков представления сведений о застрахованных лицах. Более того: законом не предусмотрена форма решений по таким проверкам.

ФСС может одновременно проверить документы, связанные с расчетом и уплатой страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, правильность расходов на выплату обязательного страхового обеспечения (пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком и др.), правильность расчета и уплаты взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Похожий контроль осуществляет и трудовая инспекция.

  1. ежемесячного пособия по уходу за ребенком;
  2. социального пособия на погребение либо возмещения стоимости гарантированного перечня услуг по погребению;
  3. единовременного пособия при рождении или усыновлении ребенка;
  4. оплаты дополнительных выходных дней одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) по уходу за детьми-инвалидами.
  5. единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;
  6. пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам;

Проверяя фирмы и предпринимателей на предмет уплаты взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и на предмет расходования денег фонда, ФСС руководствуется Методическими указаниями, которые утверждены соответственно постановлениями ФСС России от 7 апреля 2008 года № 81 и № 82. В ходе проверки инспекторы ПФР, ФСС могут ознакомиться со следующими документами за проверяемый период (п.

7.3 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления ПФР РФ от 3 февраля 2011 г.

№ 34р):

  1. разрешительные документы (например, лицензии, действующие в проверяемом периоде);
  2. карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов;
  3. аналитические регистры бухгалтерского учета по счетам 70, 69, 50, 51, 55, 71, 73, 76 и 84. Если в проверяемом периоде осуществлялись выплаты в натуральной форме, то проверяющие могут также ознакомиться с информацией о счетах 41, 10, 43 и 45;
  4. учредительные документы (устав, учредительный договор, положение);
  5. бухгалтерская отчетность, годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения;
  6. приказы об утверждении учетной политики;
  7. организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам, а именно: приказы, коллективные и трудовые договоры, договоры гражданско-правового характера, соглашения, заключенные с физическими лицами, контракты и другие документы, связанные с установлением порядка и размера выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц;
  8. расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное, медицинское страхование;
  9. банковские и кассовые документы;
  10. регистры бухгалтерского и налогового учета, в том числе главная книга, мемориалы-ордера, книги учета доходов и расходов хозяйственных операций, журналы-ордера, оборотно-сальдовые ведомости, кассовая книга;
  11. первичные документы бухгалтерского учета, подтверждающие факты осуществления выплат, начисленных в пользу физических лиц, например ведомости по начисленным доходам в пользу физических лиц, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий, платежные банковские документы по зачислению денежных средств на счета физических лиц. Если имела место оплата труда в натуральной форме, то проверяющие анализируют документы, подтверждающие факты таких расчетов: приказы, договоры, соглашения, накладные, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг).
  1. правильность определения сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами;
  2. категория проверяемого плательщика страховых взносов в соответствии со статьей 5 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ;
  3. правильность начисления и уплаты (перечисления) страховых взносов.
  4. своевременность и полнота представления расчетов и индивидуальных сведений по страховым взносам;
  5. правильность определения объекта обложения страховыми взносами и базы для их начисления;

Уполномоченному представителю фирмы или предпринимателю проверяющие вручают «Требование о представлении документов». Форма утверждена утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 11 января 2019 года № 1п (форма 10-ПФР).

Документы нужно представить в виде копий с печатью (если она имеется) и подписью уполномоченного лица. Проверяющие примут документы по описи, которую заверяют обе стороны. Имейте в виду: представить нужно отдельно заверенные копии, а не заверенную подшивку документов.

Проверяющие не имеют права требовать заверить у нотариуса копии документов.

Документы могут быть представлены и в форме электронных документов.

В этом случае они должны быть подписаны уполномоченными на это лицами усиленной квалифицированной электронной подписью. Недопустимо изъятие проверяющими подлинников документов.

В случае необходимости предоставьте им возможность ознакомиться с подлинниками на вашей территории во время проверки.

У вас есть 10 дней со дня вручения, чтобы подготовить документы и представить их проверяющим (ч. 5 ст. 37 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ). Если понимаете, что не успеете в срок, незамедлительно письменно (в произвольной форме) сообщите об этом в фонд и укажите причины.

Форма

«Решения о продлении (отказе в продлении) сроков представления документов»

утверждена утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 11 января 2019 года № 1п (форма 11-ПФР). Обратите внимание: за отказ представить запрашиваемые при проверке документы или непредставление их в срок вам грозит штраф по статье 48 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *