Приказ на сотовую связь, образец

Содержание

ПФР требует страховые взносы с расходов на связь

Оплата мобильной связи для сотрудников взносами не облагается. Так решил Верховный суд (определение от 30.04.15 № 309-КГ15-1758). Но в некоторых регионах рискованно не начислять страховые взносы.

Отделения ПФР по Москве и Московской области не руководствуются решением ВС РФ, поэтому требуют от компаний платить страховые взносы с расходов на связь сотрудников. Как сообщили «УНП», в фонде полагают, что решение касается только одного конкретного страхователя, который выиграл спор. Поэтому ревизоры по-прежнему будут доначислять взносы на оплату мобильной связи для сотрудников. В связи с этим не ясно, как поступать компаниям. Есть два варианта:

Первый — платить взносы. Второй — спорить с фондом. Но тогда надо подготовить весовые аргументы, чтобы они сработали. Для этого, в приказе об оплате мобильной связи безопаснее обосновать, каким работникам и почему компания оплачивает связь (образец приказа смотрите ниже). Например, разъездным сотрудникам она нужна для связи с офисом в поездках. Также безопаснее, чтобы оператор выставлял счета за услуги самой компании, а она перечисляла деньги напрямую оператору, не выдавая их на руки сотрудникам. Кроме того, стоит лимитировать суммы оплаты разговоров, тогда у фонда будет меньше оснований утверждать, что работники пользуются мобильной связью в личных целях. С учетом мнения ВС РФ шансы на победу в споре очень хорошие.

Сотовая связь для сотрудников: ничего личного

Из статьи Вы узнаете:

1. Чем подтвердить обоснованность расходов на сотовую связь.

2. Как оформить использование сотрудниками личных телефонов и сим-карт в служебных целях.

3. В каком порядке отражаются расходы на сотовую связь в бухгалтерском и налоговом учете.

Расходы на услуги связи – один из тех видов расходов, которые есть практически у любой организации и ИП. Причем все большую долю в этих расходах занимают услуги сотовой связи. И это неудивительно, ведь сотовая, или мобильная, связь позволяет намного оперативнее решать рабочие вопросы, а для некоторых работников использование стационарного телефона просто невозможно. Так, например, без мобильных телефонов при осуществлении трудовой деятельности не обойтись сотрудникам с разъездным характером работы, а также работа которых связана с частыми командировками. Поэтому перед работодателями встает необходимость обеспечить своих сотрудников сотовой связью, и сделать это так, чтобы учесть интересы работников и свои собственные и при этом избежать претензии налоговых органов. О том, как это сделать – читайте в статье.

Обеспечение сотрудников сотовой связью возможно в двух вариантах:

  • Корпоративная сотовая связь: договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю.
  • Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь: каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.

Выбранный способ (или их сочетание), а также все существенные условия использования работниками сотовой связи в служебных целях, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Таким документом может быть, например, Положение об обеспечении сотрудников сотовой связью.

В налоговом учете расходы на услуги сотовой связи, в том числе и на выплату работникам компенсации расходов на сотовую связь, принимаются как для расчета налога на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264), так и при УСН (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). По общему правилу расходы на сотовую связь должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. При этом порядок документального подтверждения таких расходов напрямую зависит способа обеспечения сотрудников сотовой связью.

Корпоративная сотовая связь

Для подтверждения расходов на корпоративную сотовую связь потребуются следующие документы (Письмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378):

  • договор с оператором сотовой связи;
  • счет за оказанные услуги;
  • утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей. Указанный перечень должностей может быть закреплен в отдельном приказе или прописан в Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью.

В отдельных случаях требуются также:

  • счет-фактура – для налогоплательщиков НДС с целью принятия к вычету «входного» НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ);
  • документ, подтверждающий оплату услуг оператора сотовой связи – для организаций, применяющих УСН (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Помимо перечисленных документов налоговые инспекторы нередко запрашивают дополнительные документы, подтверждающие экономическую обоснованность расходов на услуги сотовой связи:

  • должностные инструкции сотрудников, пользующихся сотовой связью, как подтверждение того, что использование сотовой связи необходимо для выполнения ими трудовых обязанностей;
  • трудовые договоры (коллективный договор) с сотрудниками, в которых прописаны условия обеспечения сотовой связью или дается ссылка на соответствующий локальный акт (Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью);
  • детализации счетов за услуги связи, в которых указаны телефонные номера всех абонентов, с которыми велись переговоры, как подтверждение того, что переговоры носили рабочий, а не личный характер.

Что касается детализации счетов за услуги сотовой связи, обязательность такого документа неоднозначна. Минфин в некоторых письмах указывает, что детализация обязательна (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15). Однако суды в большинстве случаев не рассматривают отсутствие детализации как основание для непринятия расходов на сотовую связь к налоговому учету (Постановления ФАС МО от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, ФАС ПО от 23.05.2008 по делу № А55-10554/07). В основном суды ссылаются на то, что НК РФ не содержит требования об обязательном подтверждении расходов на связь детализированным счетом. Кроме того, детализация содержит только телефонные номера, однако, не раскрывает характер и содержание разговора (служебный или личный).

! Обратите внимание: Если Вы решили «подстраховаться» и подтверждать обоснованность расходов на услуги сотовой связи детализацией счетов, необходимо иметь в виду, что если детализация есть, она непременно станет предметом проверки налоговиков. Поэтому детализацию нужно не просто приложить к счету, а фактически проверить и отсечь все личные разговоры (то есть плату за них включать в налоговые расходы нельзя). Тот факт, что детализация проверена, целесообразно отразить, например, проставлением отметки на самом документе с указанием даты и подписи ответственного лица.

Учет телефонов и сим-карт

При «корпоративном» варианте обеспечения сотрудников сотовой связью сим-карты с «привязанными» к ним номерами телефонов принадлежат работодателю и выдаются работникам в пользование. Однако, сим-карты сами по себе, как известно, не работают: нужны телефоны (или другие устройства). И здесь, как правило, применяется один из двух вариантов:

  • телефоны закупает работодатель и выдает работникам в пользование;
  • работники используют личные телефоны. В этом случае работникам может выплачиваться компенсация за использование личного имущества в служебных целях, либо арендная плата.

Нередко встречается и третий вариант: у организации нет собственных сотовых телефонов, а использование личных телефонов сотрудников никак не оформлено. При этом расходы на сотовую связь регулярно учитываются на основании счетов, выставленных оператором. В этом случае правомерность принятия расходов на сотовую связь, скорее всего, налоговые инспекторы поставят под сомнение. Однако у налогоплательщиков есть шансы доказать свою позицию. Во-первых, НК РФ не содержит требования об обязательном наличии телефонов для признания расходов на связь (25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Во-вторых, суды не раз вставали на сторону налогоплательщиков, подтверждая правомерность принятия к налоговому учету расходов на сотовую связь даже при отсутствии телефонов (Постановление ФАС СЗО от 24.04.2007 по делу № А56-33529/2006; Постановление ФАС МО от 21.07.2005 № КА-А41/6715-05). И все-таки, чтобы не давать налоговикам лишний повод для претензий, имеет смысл позаботиться о документальном оформлении использования сотрудниками сотовых телефонов.

Что касается сим-карт, то стоимость их приобретения может отражаться:

  • в составе материальных расходов (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если плата при подключении больше, чем сумма, зачисленная на счет в качестве авансового платежа, то разница будет составлять стоимость сим-карты;
  • если вся сумма, уплаченная при подключении, зачисляется на счет, то стоимость сим-карты равна нулю, а уплаченная сумма учитывается как аванс за услуги связи.

Так как сим-карты являются собственностью работодателя и передаются сотрудникам во временное пользования, целесообразно вести забалансовый учет сим-карт с аналитикой по телефонным номерам и сотрудникам.

! Обратите внимание: Передача сим-карты (и телефона) работнику должна быть документально оформлена. С этой целью можно использовать установленный в организации порядок документального оформления движения МПЗ, либо разработать и утвердить специальные формы первичных документов, например, журнал выдачи сотрудникам телефонов и сим-карт. Документальное оформление передачи сим-карт сотрудникам служит доказательством того, что конкретный сотрудник использует конкретный телефонный номер, и в случае установления лимитов расходов на сотовую связь, это будет являться основанием для взыскания с сотрудника суммы превышения лимита.

Установление лимитов расходов на сотовую связь

В случае предоставления сотрудникам корпоративной сотовой связи у организации нет возможности выборочно оплачивать оператору стоимость услуг: оплатить придется всю сумму, указанную в счете, на которую «наговорили» сотрудники. Поэтому, чтобы не переплачивать за личные разговоры работников, чаще всего им устанавливаются лимиты расходов на сотовую связь или используется безлимитный тариф.

  • Безлимитный тариф

У безлиминтого тарифа есть весомое преимущество: не нужно контролировать сумму расходов сотрудников, поскольку плата за услуги связи фиксированная и не зависит от количества и продолжительности звонков (абонентская плата). Кроме того, как разъяснил Минфин, оплата услуг сотовой связи по безлиминтому тарифу не препятствует их учету для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Однако в некоторых случаях организациям выгоднее использовать тариф с повременной оплатой, а это, в свою очередь предполагает установление лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников. Если такие лимиты не установить, вся выгода от использования повременного тарифа может быть перечеркнута большим количеством «лишних» звонков и, как следствие, «лишних» расходов.

  • Установление лимитов

Факт установления лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников, а также суммы этих лимитов необходимо закрепить в отдельном приказе руководителя или в Положении об обеспечении работников сотовой связью и ознакомить с ними работников, использующих корпоративную сотовую связь.

Несмотря на то, что установление лимитов – прежде всего внутренняя мера, направленная на дисциплинирование работников, следует иметь в виду, что для проверяющих наличие лимитов означает только одно: расходы на сотовую связь, превышающие эти лимиты, являются для организации экономически необоснованными, и, соответственно, не принимаются для целей налогового учета.

Разумеется, лимиты расходов на связь, установленные работникам, должны быть максимально близки к фактическим затратам. Но даже это не гарантирует, что лимиты не будут превышены. В случае превышения работником установленного ему лимита расходов на сотовую связь возможны следующие варианты действий:

  1. Превышение лимита вызвано служебной необходимостью (например, использование сотовой связи в загранкомандировке и т.д.).

В этом случае имеет смысл произвести единоразовое повышение лимита расходов на сотовую связь для конкретного работника. Повышение лимита необходимо задокументировать, оформив соответствующим приказом руководителя (основанием может служить заявление или служебная записка работника с указанием причин перерасхода, а также детализация счета за услуги связи, подтверждающая рабочий характер звонков).

  1. Превышение лимита не связано с выполнением трудовых обязанностей (свершение личных звонков с рабочего номера и т.д.).

Тот факт, что сверхлимитные расходы на сотовую связь действительно носят личный характер, а не служебный, может подтверждаться детализацией счета. При этом сумма превышения лимита:

  • может быть внесена работником в добровольном порядке или взыскана с работника в порядке возмещения материального ущерба, нанесенного работодателю (гл. 39 ТК РФ). При таком варианте сумма превышения лимита:
    • не является доходом работника, облагаемым НДФЛ;
    • не облагается страховыми взносами;
    • учитывается в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником. При этом сумма возмещения, внесенная работником (или взысканная с него), будет учитываться для целей налогообложения в доходах (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

! Обратите внимание: работодатель не вправе по своей инициативе производить удержание суммы превышения лимита расходов на сотовую связь из заработной платы работника.

  • может быть «прощена» работнику. Сумма превышения лимита, которая не возмещается работником и не взыскивается с него, то есть оплачивается за счет средств работодателя:
    • признается доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 2010, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
    • облагается страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ);
    • не учитывается в расходах для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

Компенсация расходов на сотовую связь

Как говорилось в начале статьи, обеспечение работников сотовой связью может быть организовано в виде выплаты компенсации расходов на сотовую связь. Как правило, при таком варианте компенсация включает в себя и плату за использование личных сотовых телефонов сотрудников в служебных целях, и возмещение расходов за услуги связи.

Порядок оформления и налогообложения компенсации за использование личных сотовых телефонов в целом аналогичен порядку, применяемому к любому другому личному имуществу сотрудников, например, автомобилям. Подробнее об этом Вы можете прочитать в статьях: «Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику» и «Компенсация за использование личного автомобиля: страховые взносы, налогообложение, учет».

Для подтверждения обоснованности компенсации расходов на сотовую связь, потребуются следующие документы (Письма Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3)):

  • утвержденный руководителем перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей;
  • должностная инструкция работника;
  • трудовой договор или другое письменное соглашение между работодателем и работником, в котором установлен размер и порядок выплаты компенсации;
  • копия договора работника с оператором сотовой связи;
  • копия счета за услуги связи, а также детализация счета, как подтверждение «рабочего» характера звонков.

Компенсация расходов на сотовую связь обычно устанавливается:

  • в твердой сумме – в части компенсации за использование личного сотового телефона;
  • в сумме фактических расходов или в пределах установленного лимита – в части возмещения расходов на услуги сотовой связи.

Подтвержденная документально сумма компенсации расходов сотрудников на сотовую связь:

  • не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-04-06/22274);
  • принимается для целей налогообложения прибыли и при УСН, как расходы на оплату услуг связи (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Нормативная база

Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:

  • Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
  • Амортизация объектов собственности.

Амортизация на сотовый будет начисляться только тогда, когда стоимость телефона составляет более 40 000 рублей. Если же стоимость его меньше, затраты на покупку средства связи списываются на материальные затраты.

Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке. Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.

К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.

Основные особенности возмещения затрат

Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.

Аренда телефона у работника

Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:

  • Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
  • Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.

Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.

Детализация счета

Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.

Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.

Лимиты трат на мобильную связь

Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:

  • Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
  • Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.

Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.

К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

Образец приказа об установлении размера компенсации работникам ООО «Компания» расходов на мобильную связь

Об установлении размера компенсации работникам ООО «Компания» расходов на мобильную связь

В целях реализации прав работников на получение компенсации за использование их личного имущества в служебных целях согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ

1. Установить следующие размеры компенсации расходов работников на мобильную связь, ис-пользуемую в служебных целях:
— Генеральному директору — 1500 руб. без поправочных коэффициентов;
— Коммерческому директору — 1000 руб. с поправочными коэффициентами 1,5 в феврале, марте, 1,2 — в августе;
— Начальнику отдела сбыта — 880 руб. с поправочными коэффициентами 1,5 в феврале, марте, 1,2 — в августе;
— Менеджеру — 700 руб. с поправочными коэффициентами 1,5 в феврале, марте, 1,2 — в августе;
Указанная компенсация устанавливается на основании расчетов, прилагаемых к настоящему приказу.
2. Компенсация устанавливается на период с 01.02.2018 г. и действует до установления нового размера компенсаций приказом руководителя по предприятию.
3. Компенсация за отчетный месяц выплачивается работникам не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным, в безналичном порядке по реквизитам, используемым для выплаты заработной платы указанным работникам.
4. Отделу кадров ООО «Компания» в срок не позднее 01.02.2018 г. довести настоящий приказ до сведения лиц, занимающих указанные в п. 1 приказа должности, в случае приема новых работников на указанные должности — ознакамливать их с настоящим приказом не позднее подписания трудового договора.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор
ООО «Компания» А. А. Александров

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Васильева В.В.

Начальник отдела кадров Иванова И.И.

АКТ
«__»___________ г. № 15г. Красноярск

О превышении установленных лимитов расходов на корпоративную связь

Мною, главным бухгалтером Васильевой В.В., составлен настоящий акт о нижеследующем.
Специалисту отдела логистики ООО «Компания» Сидорову С.С. для выполнения должностных обязанностей был выдан корпоративный номер. Сотруднику был установлен ежемесячный лимит корпоративной связи в размере 3000 рублей.
По итогам анализа детализированного счета от 1 июня 2018 года по мобильному телефону Сидорова С.С. было установлено, что в период с 1 мая 2018 года по 31 мая 2018 года работник вел телефонные переговоры, стоимость которых составила 7800 рублей при общем времени разговоров 12 часов.
В период нахождения в отпуске за границей с 7 по 20 мая 2018 года Сидоров С.С. совершил 26 телефонных звонков на личные и неустановленные номера стоимостью 3400 рублей при длительности разговоров три часа, чем причинил работодателю ущерб.

Приложение:
Детализированный счет от 1 мая 2018 года.

Содержание акта подтверждают личными подписями:
финансовый директор Михайлова М.М. 18.06.2018
юрист ДубоваД.Д. 18.06.2018
Настоящий акт составила:
главный бухгалтер Васильева В.В. 18.06.2018
С актом ознакомлен Сидоров С.С. 18.06.2018

>Советник

Примерная форма приказа об установлении лимита на использование мобильной связи в связи с производственной необходимостью (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Приказ об установлении лимита на использование мобильной связи в связи с производственной необходимостью

В связи с производственной необходимостью и поддержанием оперативной связи с сотрудниками , осуществляющими основную трудовую деятельность вне офисных (гаражных) помещений и имеющих разъездной характер работы, приказываю:

1. Установить перечень сотрудников, а также закрепляемых за ними абонентских номеров, которым оплачивается предоставление услуг мобильной телефонной связи: .

2. Разрешить сотрудникам использовать личные телефоны (аппараты) при условии обеспечения сохранности выданных SIM-карт.

3. Указанным должностным лицам осуществлять пользование мобильной телефонной связью согласно утвержденным лимитам и только в служебных целях.

4. Установить месячные лимиты расходов на использование мобильной телефонной связи в следующем размере в соответствии с занимаемой должностью:

4.1. — рублей;

4.2. — рублей.

Указанные месячные лимиты для отдельных должностных лиц могут быть пересмотрены по согласованию с .

5. Суммы, превышающие лимит, подлежат возмещению должностными лицами организации в следующем порядке:

5.1. Сумма расходов, произведенных сверх лимита, удерживается из заработной платы сотрудника, начисленной за месяц, в котором допущено такое превышение.

5.2. В случае невозможности удержаний из заработной платы сумма возмещения вносится в кассу организации не позднее числа месяца, следующего за месяцем, в котором допущено превышение.

5.3. В случае, если сотрудником представлена служебная записка, обосновывающая производственную необходимость (причину) превышения установленного лимита, то возмещение расходов сверх лимита не производится.

5.4. Указанная служебная записка должна быть представлена в бухгалтерию организации не позднее числа месяца, следующего за месяцем, в котором допущены расходы сверх лимита.

6. Главному бухгалтеру оплату расходов мобильной связи производить ежемесячно за счет на основании детализированных счетов оператора связи, подтверждающих служебный характер звонков.

7. Контроль за исполнением приказа возлагаю на .

С приказом ознакомлены:

Примерная форма приказа об установлении лимита на использование мобильной связи в связи с производственной необходимостью

Разработана: Компания «Гарант», август 2012 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Документ, устанавливающий лимит расходов на мобильную связь

Коллеги, добрый день!

В этой теме Расходы на мобильную связь сказано, что для подтверждения расходов на мобильную связь в налоговом учете обязателен внутренний документ с лимитами. А в каком нормативном акте об этом сказано?

Такого требования нет даже в Письме УФНС России по г. Москве от 12.09.2007 N 18-12/3/ Там только:
«- договор с оператором на оказание услуг связи;
— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
— должностные инструкции работников;
— счета оператора связи;
— документы, подтверждающие факт оплаты оказанных услуг.»

Помогите пож-та, понять: лимиты нужны только для внутреннего контроля над сотрудниками или все-таки для налоговой?
иными словами, можем ли мы принять в расход связь свыше лимита?

Цитата: Согласно подпункту 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).

В соответствии с указанной нормой Кодекса в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 Кодекса.

Так, расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, их размер должен быть экономически обоснован, а также данные расходы должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения, по нашему мнению, необходимо иметь: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; договор с оператором на оказание услуг связи; счета оператора связи.

Также для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах.

(из письма Минфина от 13 октября 2010 года N 03-03-06/2/178)

Цитата: Сотрудники организации пользуются сотовой связью, в связи с чем оформлен приказ на предоставление лимита расходов сотовой связи каждому работнику.
Существуют ли ограничения по расходам сотовой связи, например, когда сотрудник находится в отпуске или на больничном?
Какими налогами облагается сумма расходов в случае превышения лимита? Обязательно ли в приказах прописывать фамилию, имя, отчество сотрудников и номера телефонов, которые за ними закреплены?

На основании норм ч. 1 ст. 8 ТК РФ работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
В частности, локальным нормативным актом организации может быть определен порядок использования корпоративной связи с учетом специфики Вашей организации. При этом организация может указать, что период использования сотрудниками мобильной связи определяется производственной необходимостью и в этот период включаются очередной отпуск, а также время пребывания сотрудника на больничном листе (кроме случаев, связанных с отпуском по беременности и родам, нахождением в отпуске по уходу за ребенком или неоплачиваемом отпуске продолжительностью более 2-х недель). Кроме того, в данном документе (или же отдельном приказе) определяется круг работников, которым в связи с их должностными обязанностями предоставляется мобильная связь, а также указываются пределы сумм, в рамках которых предоставляется мобильная связь для осуществления трудовой функции. С указанным порядком нужно под роспись ознакомить всех работников, имеющих право на пользование сотовой связью за счет организации.
Следует отметить, что если предельный размер расходов указан в трудовых договорах, то в приказе должна иметь место отсылка к трудовым договорам (письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 г. N 16-15/).

Налог на прибыль

Согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).
Как и все остальные расходы, такие затраты должны соответствовать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть экономически оправданы, документально подтверждены и направлены на получение доходов.
Больше всего вопросов вызывает экономическая обоснованность и документальное подтверждение расходов на услуги сотовой связи.
Для признания затрат на оплату услуг сотовой связи при налогообложении прибыли, по мнению представителей официальных органов, налогоплательщику необходимы (смотрите, например, письма Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, от 23.06.2011 N 03-03-06/1/378):
1) утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
2) договор с оператором на оказание услуг связи;
3) счета оператора связи.
Следует отметить, что еще некоторое время назад специалисты финансовых органов были убеждены, что налогоплательщик должен был подтвердить факт того, что звонки с мобильного телефона осуществлялись исключительно в рамках хозяйственной деятельности именно детализированными счетами (смотрите, например, письма Минфина от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350), но теперь Минфин пересмотрел это требование, указав, что для подтверждения затрат достаточно счетов на оплату услуг связи (письма от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, от 23.06.2011 N 03-03-06/1/378). Тем не менее региональные контролирующие органы по-прежнему настаивают на прежнем подходе. В частности, УФНС по г. Москве указывает, что для подтверждения затрат на мобильную связь необходима детализация счета — документ, который содержит расшифровку номеров телефонов абонентов, с которыми велись переговоры (письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/).
Арбитражная практика по данному вопросу разнородна. Имеются решения, в которых суды считают наличие детализированного счета необходимым условием для подтверждения экономической обоснованности расходов (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 10.06.2008 N А29-2210/2007, ФАС Уральского округа от 26.12.2005 N Ф09-2102/05-С2).
В других решениях судьи указывают, что ни налоговое законодательство, ни законодательство о бухгалтерском учете не содержат требований об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получения детализированных счетов и составления отчета по каждому телефонному соединению с потенциальным заказчиком товаров (работ, услуг) (постановления ФАС Северо-Западного округа от 27.06.2007 N А42-5778/2006, ФАС Московского округа от 29.01.2010 N КА-А40/14759-09-2, от 24.02.2009 N КА-А40/12268-08, ФАС Поволжского округа от 23.05.2008 N А55-10554/07, ФАС Северо-Кавказского округа от 08.12.2010 N А25-325/2010, ФАС Центрального округа от 06.03.2009 N А35-4080/07-С8).
Таким образом, если, Вы, ориентируясь на требование проверяющих, запрашиваете у своего оператора детализированные счета, то лучше ставить на них отметки, заверенные подписью ответственного сотрудника, о том, что все разговоры в пределах установленного вами лимита — рабочего характера.
Кроме перечисленных документов, для признания расходов на оплату услуг сотовой связи целесообразно также оформить:
— должностные инструкции работников, в которых должно быть указано, что работникам для выполнения служебных обязанностей необходима сотовая связь. Если в организации отсутствуют должностные инструкции, необходимость обеспечения работника сотовой связью можно отразить в трудовом или коллективном договоре (письма Минфина России от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 13.10.2006 N 03-03-04/2/217);
— документы о передаче (выдаче) сотрудникам мобильных телефонов и сим-карт, находящихся в собственности организации (специальные ведомости, накладные на передачу или иные аналогичные документы), и другие.
Следует отметить, что факт совершения телефонного звонка в период отпуска или в другое нерабочее время еще не свидетельствует о непроизводственном характере данного звонка и затраты на оплату услуг сотовой связи могут признаваться расходами для целей налогообложения. При этом такие расходы должны подтверждаться указанными выше документами, а критерием их экономической обоснованности для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях круглосуточно. Такая обязанность может быть закреплена, как указывалось выше, либо в должностной инструкции, либо в трудовом договоре работника (письмо Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418).
Приказ о ненормированном рабочем времени, сменном графике работы (например охранникам и другим работникам службы безопасности, продавцам, кассирам), гибком режиме рабочего времени также поможет организации обосновать расходы на оплату телефонных переговоров данных сотрудников в нерабочее время.

Если для работников установлен лимит расходов на использование сотовой связи, его превышение подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. Сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации (письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 20.09.2006 N 20-12/83834, УФНС по г. Москве от 18.06.2009 N 16-15/061735).
НДС по расходам на услуги связи принимается к вычету только в той части, которая относится к служебным переговорам, произведенным в рамках установленного лимита расходов на использование сотовой связи (ст.ст. 171 и 172 НК РФ).
Обращаем внимание, что налоговый орган контролирует производственный характер расходов на сотовую связь в отношении правомерности вычета НДС (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 14.07.2009 N КА-А40/5553-09).
Следует отметить, что лимит расходов на сотовую связь может быть повышен по распоряжению руководства на единовременное увеличение лимита расходов на сотовую связь конкретному работнику либо просто на признание сверхлимитных расходов производственными. Если работников, которые вышли за рамки установленных им лимитов, несколько, то можно составить единый приказ. В этом случае НДФЛ удерживать из зарплаты работников не нужно. И в налоговых расходах признается полная стоимость телефонных переговоров работника.

В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.
Согласно ст. 41 НК РФ доход — это экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в том числе в соответствии с главой 23 НК РФ.
Подпунктом 1 п. 2 ст. 211 НК РФ установлено, что к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах.
При использовании сотрудником мобильной связи, оплаченной организацией, для служебных переговоров, дохода, предусмотренного указанной статьей, у сотрудника не возникает, поскольку услуги по предоставлению мобильной связи в таких случаях оказываются в интересах организации, а не налогоплательщика — физического лица.
В качестве размера стоимости служебных переговоров, освобождаемого от обложения НДФЛ, может использоваться экономически обоснованный размер (лимит), установленный организацией.
В случае же, если сумма расходов на сотовую связь превысила установленный лимит, сумму превышения необходимо рассматривать как доход работника, полученный в натуральной форме, а следовательно, с этой суммы необходимо удержать НДФЛ. Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, от 27.09.2007 N 03-04-06-01/334.
Следовательно, такой доход подлежит обложению НДФЛ по ставке в размере 13% в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

Порядок начисления страховых взносов установлен Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ).
Организации, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, являются плательщиками страховых взносов согласно пп. «а» п. 1 части 1 ст. 5 Закона N 212-ФЗ.
В соответствии с частью 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков, указанных в пп. «а» п. 1 части 1 ст. 5 Закона N 212-ФЗ, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.
При расчете базы для начисления страховых взносов выплаты и иные вознаграждения в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) учитываются как стоимость этих товаров (работ, услуг) (часть 6 ст. 8 Закона N 212-ФЗ).
Из буквального понимания указанных норм следует, что оплата услуг сотовой связи не подлежит обложению страховыми взносами в связи со следующим:
1) оплата услуг сотовой связи производится оператору, а не сотруднику организации, т.е. буквально не является выплатой;
2) оплата услуг сотовой связи не является вознаграждением, поскольку услуги оплачиваются не в интересах работника, а для производственных нужд.
Аналогичным образом оплату услуг сотовой связи нельзя признать как оплату произведенную в пользу застрахованного лица.
Таким образом, в случае наличия достаточных доказательств того, что оплата услуг сотовой связи носила производственную необходимость и производилась не в интересах работника, а в целях повышения эффективности управления производством, такая оплата не подлежит обложению страховыми взносами.
Однако использование физическим лицом (сотрудником организации) мобильной связи, оплаченной работодателем, в личных целях приведет к начислению в организации страховых взносов на сумму выплат в интересах сотрудника.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Сергеева Вероника

Корпоративная сотовая связь: документы — приказ и договор

Приказ № __ от г.Йошкар-Ола

В связи с производственной необходимостью П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Предоставить право пользования услугами сотовой связи для ведения служебных телефонных переговоров в рамках исполнения своих служебных обязанностей следующим сотрудникам предприятия:
— директору предприятия
— начальнику производства
— начальнику КТО
— начальнику отдела маркетинга
— сотрудникам отдела маркетинга
2. Для осуществления предоставленных прав пользования услугами сотовой связи для ведения служебных телефонных переговоров сотрудникам, перечисленным в пункте 1 настоящего приказа, выдается во временное пользование SIM-карта, выданная ОПЕРАТОРОМ по договору № GV03/06738 от 23.05.2003г. После завершения служебных телефонных переговоров сотрудники обязаны сдать SIM-карту директору.
3. SIM-карта, выданная ОПЕРАТОРОМ по договору № GV03/06738 от 23.05.2003г. постоянно хранится у директора и выдается сотрудникам по мере необходимости только для ведения служебных телефонных переговоров.
4. Оплата услуг сотовой связи производится предприятием перечислением денежных средств на счет ОПЕРАТОРА на основании договора № GV03/06738 от 23.05.2003г.
Мы пользуемся таким приказом. При выездной проверке вопросов не было. А сдал он директору сим-карту или нет проверить не возможно. И какие разговоры личные а какие нет тоже

Как документально оформить затраты на мобильную связь?

Для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств.
В этом случае сумма превышения работником установленного лимита учитывается в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат (Письмо Минфина от 19.01.2009 № 03-03-07/2)

Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения, необходимо иметь
и утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
и договор с оператором на оказание услуг связи; счета оператора связи (это у Вас есть)

г. N «____» _____20_ г.

Об использовании мобильного телефона
в ООО «Х»

В связи с разъездным характером работы и необходимостью поддержания связи для оперативного решения производственных вопросов ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Приобрести сотруднику________________ мобильный телефон для использования в служебных целях.
2.Установить лимит оплаты предприятием телефонных разговоров по мобильному телефону сотруднику_____ в размере ____рублей в месяц (включая НДС).
3. Сверхлимитные расходы вычитаются из заработной платы сотрудника____________., за исключением случаев превышения лимита, вызванного производственной необходимостью.

Директор
ООО «Х» ______________

А вообще отнесение сотовых затрат спорный вопрос. Очень спорный.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *