Пересортица при инвентаризации

Как действовать при обнаружении пересортицы

При обнаружении пересортицы при инвентаризации бухгалтер должен действовать следующим образом:

  1. Потребовать от лица, несущего материальную ответственность, объяснение по поводу выявленной пересортицы.

Это нужно для того, чтобы выявить виновных работников, допустивших возникновение пересортицы. Мат.-ответственные сотрудники должны подать объяснительные записки в письменном виде.

В протоколах комиссии по инвентаризации должны быть даны объяснения по поводу разницы в цене от пересортицы, которая не покрыла недостачу продукции.

  1. Обеспечение издания приказа о зачете пересортицы.

Зачет пересортицы при проведении инвентаризации допускается только по решению директора компании.

Если директор примет положительное решение, он должен издать по организации соответствующий приказ. Если были выявлены виновники пересортицы, это необходимо отразить в приказе.

  1. Отражение пересортицы в учете.

Существует несколько вариантов учета пересортицы при инвентаризации. Рассмотрим их подробно.

1 вариант. Обнаружены излишки и недостача одного и того же товара в одинаковом количестве и по одинаковой цене. В учете делаются следующие проводки:

  • Д41-1 – К41-1 – отражен взаимный зачет излишками недостачи.

2 вариант. Выявлены недостача и излишек одного и того же товара в одинаковом количестве, но по различной цене. При этом размер излишка больше, чем размер недостачи. В учете отражают следующим образом:

  • Д41-1 – К41-1 – взаимный зачет излишками недостачи;
  • Д41-1 – К92-1 – отражение инвентаризационной разницы.

3 вариант. Обнаружены излишек и недостача одного товара в одинаковом количестве, но по различной цене. При этом размер недостачи больше, чем размер излишка. Виновник пересортицы при инвентаризации обнаружен не был. Документов, которые могут подтвердить, что виновники не выявлены, нет. В учете необходимо сделать следующие проводки:

  • Д41-1 – К41-1 – взаимозачет недостачи излишками.
  • Д94 – К41-1 – отражение образовавшейся из-за взаимозачета недостачи в сумме отрицательной разницы.
  • Д94 – К68-2 – начисление НДС от суммы недостачи.
  • Д92-2 – К94 – списание недостачи продукции на внереализационные затраты.

4 вариант. Обнаружены недостача и излишек одного и того же товара по различным ценам и в разном количестве. Размер недостачи больше, чем размер излишка. Виновник пересортицы установлен. Делаются следующие проводки:

  • Д41-1 – К41-1 – взаимозачет излишками недостачи.
  • Д94 – К41-1 – недостача продукции, образовавшаяся из-за взаимозачета в виде отрицательной разницы.
  • Д94 – К41-1 – недостача продукции, полученная в результате взаимозачета.
  • Д94 – К68-2 – начисление НДС от суммы недостачи, который не покрыт излишками.
  • Д73-2 – К94 – отнесение недостачи на виновного работника.
  • Д70 – К73-2 – удержание размера недостачи из зарплаты виновного сотрудника.

  1. Подтвердить итоги осуществленной проверки документально.

Информацию о пересортице необходимо отразить в инвентаризационной описи (сличительной ведомости). Недостача отражается по одной строке, а излишек – по другой. Обязательно нужно указать стоимостные и количественные характеристики продукции. Информацию о пересортице отражают в графах с восьмой по четырнадцатую.

Также должен быть составлен специальный акт. Образец акта пересортицы приведен ниже:

Обнаруженные несоответствия прописывают в протоколе заседания комиссии по инвентаризации. В нем, а также в актах на списание в пределах норм естественной убыли, должны даваться ссылки на решения судебных органов, которые подтверждают отсутствие виновных работников.

Решение заседания комиссии по инвентаризации должно быть предоставлено для рассмотрения директору компании. Он должен будет принять итоговое решение о учете пересортицы при инвентаризации.

Пересортица при инвентаризации

Если вы торгуете в розницу, то наверняка знакомы с таким явлением как пересортица. Хотя бы гипотетически. Обнаруживается пересортица при инвентаризации. Вдруг выясняется, что фактический остаток товара не совпадает с расчетным, причем, излишек одного сорта, а недостача — другого сорта одного и того же товара. Розовых мягких игрушек больше, чем проходит по документам, а рыжих — меньше. Ванильного мыла слишком много, а лавандового не досчитались. По чеку пробиты яблоки сорта Голден, а не хватает Гренни.

В каком случае это можно признать пересортицей, а в каком — нет? Как оформить пересортицу при инвентаризации документально, как ее правильно отразить в учете? Почему пересортица вообще случается и как снизить ее вероятность? На эти вопросы мы постараемся ответить в нашей статье.

Как происходит пересортица и в каком случае возможен взаимозачет

Итак, у вас проводится инвентаризация. О том, каков порядок этой непростой процедуры, вы можете прочитать . Пересчитав весь товар и сличив его с документами, инвентаризационная комиссия обнаруживает излишек и недостачу определенных товаров.

Произойти такое может по разным причинам. Например, кладовщик перепутал товары — отгрузил в торговый зал одни, а в документах отразил другие. Или уже в самом магазине сотрудники ошиблись с ценниками и штрихкодами. В итоге в чеке будет фигурировать не тот товар, который фактически забрал покупатель.

Можно ли результаты инвентаризации в вашем случае признать пересортицей и зачесть недостачу излишками? Проверяем.

Как говорится в Методических указаниях при инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина от 13 июня 1995 г. №49 (пункт 5.3), взаимный зачет излишков и недостач возможен при выполнении следующих условий:

  • излишек и недостача товара обнаружены в один и тот же проверяемый период;
  • ответственен за это один человек;
  • излишки и недостачи обнаружены у товаров одного и того же наименования и в тождественных количествах.

То есть, если излишек рыжих игрушек был обнаружен на складе №1, а недостача розовых — на складе №2, которым заведует другой кладовщик, то это — не пересортица на складе, и взаимного зачета одного товара другим быть не может. Если обнаружен излишек и недостача разных товаров, а не одного товара разного сорта, то взаимозачет также невозможен.

Тут еще может возникнуть вопрос, что считать наименованием товара. Законом данное понятие не установлено, поэтому в некоторых случаях может быть не ясно, возможен ли зачет по пересортице. В Минфине рекомендовали использовать вместо наименования Общероссийский классификатор продукции (ОКП).

Что делать, если какое-либо условие, необходимое для зачета пересортицы, не выполнено? Излишек товаров в этом случае оприходуется отдельно, а недостающие товары списываются с баланса.

Но представим, что условия соблюдены. Выявлена пересортица при инвентаризации. Что делать дальше?

Объяснительная от материально-ответственного лица

Первым делом материально-ответственному лицу (например, кладовщику), на участке которого была обнаружена пересортица при инвентаризации, необходимо предоставить комиссии подробное объяснение. Об этом говорится в тех же Методических указаниях, о которых уже шла речь выше. Как написать письмо о пересортице на складе? Фактически это объяснительная записка, которая адресуется председателю комиссии. В ней необходимо указать, каких именно товаров и в каком количестве оказалось в излишке, а каких — недостача, объяснить причину (например, схожесть упаковки) и рассказать, какие меры будут приняты, чтобы избежать подобных ошибок в дальнейшем. В этом же объяснении можно изложить просьбу зачесть ситуацию как пересортицу.

Еще лучше понять, как написать объяснения при пересортице, вам поможет наш образец. Скачайте его и просто подставьте свои данные.

Приказ о зачете пересортицы (образец)

Если руководитель согласен с предложением комиссии, то он оформляет приказ о зачете пересортицы.

В приказе указывается информация о прошедшей инвентаризации, о том, излишек и недостача какого товара была обнаружена, на какую сумму и в каких количествах, кратко обозначается причина случившегося, а также приводится информация о заключении специалиста-технолога, если оно есть. В соответствии со всем изложенным руководитель приказывает главному бухгалтеру зачесть пересортицу при инвентаризации и руководствоваться условиями взаимного зачета.

Как сделать приказ на пересортицу? Можно ничего не придумывать, а воспользоваться формами документов МоегоСклада.

Здесь вы можете скачать образец приказа о зачете пересортицы, а потом просто заменить данные на свои:

Сличительные ведомости

На основании приказа результаты пересортицы фиксируются в сличительной ведомости по форме ИНВ-19. Эту ведомость оформляют сотрудники бухгалтерии в двух экземплярах. Один остается в бухгалтерии, второй передается материально-ответственному лицу.

Затем эти сведения указываются в ведомости ИНВ-26. Именно в ней отражается, как будут регулироваться возникшие расхождения — зачетом по пересортице, списанием или отнесением на виновных лиц.

Пересортица товаров и порядок отражения ее результатов в учете

Что делать, если общая стоимость разных сортов товаров, излишек и недостача которых были обнаружены, различается? Это может произойти, например, из-за разницы в цене товаров и не является основанием, запрещающим зачесть пересортицу товаров. Необходимо знать порядок отражения ее результатов в учете.

Другая причина — недостача товара оказалась больше, чем излишек или наоборот. Тогда часть продукции можно зачесть как пересортицу, а оставшуюся отразить в учете так, как сказано ниже.

В том случае, если общая стоимость товаров, по которым обнаружена недостача, оказалась выше стоимости товаров в излишке, то есть, деньги вы потеряли, эту разницу должен возместить виновный сотрудник.

Однако может так случиться, что виновника установить невозможно. Тогда разница рассматривается как недостача сверх норм естественной убыли и списывается на издержки. При этом ситуация для вас серьезно усложняется, поскольку факт отсутствия виновника необходимо подтвердить документально. Инвентаризационная комиссия должна будет подробно объяснить причины, почему разницу нельзя отнести на виновных сотрудников. При этом, подтверждение требуется не только от вашей компании, но и от уполномоченного органа государственной власти. Например, от органов предварительного следствия. Согласно Налоговому кодексу РФ (ст.265, п.2), в этом случае убытки могут быть приравнены к внереализационным расходам. Если же товары в излишке оказались дороже тех, по которым обнаружена недостача, то разница включается в прочие доходы.

Добавим, что пересортица товаров и порядок отражения ее результатов различаются в бухгалтерском и налоговом учете. В последнем необходимо полностью отображать сумму выявленных во время инвентаризации недостач и излишков. Пересортица в налогообложении — это списание одних товаров и оприходование других.

Учет пересортицы при инвентаризации

Для документального оформления результатов инвентаризации применяются типовые унифицированные формы первичной учетной доку-ментации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации.»
Инвентаризация товаров проводится в соответствии с утвержденной политикой и на основании Приказа руководителя предприятия (форма ИНВ-22), которым утверждается состав инвентаризационной комиссии и даты начала и окончания инвентаризации.
Фактические остатки по каждой группе товаров заносятся членами комиссии в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3).
В бухгалтерии данные о фактическом наличии товаров сверяются с показателями бухгалтерского учета, и выявленные отклонения заносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-19).
После оформления инвентаризационной комиссией всех необходимых документов, бухгалтер должен отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском и налоговом учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация.
Данные результатов проведенной инвентаризации обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26).
Бухгалтерский и налоговый учет пересортицы
Пример 1
Торговое предприятие в феврале 2010 года провело инвентаризацию остатков товаров. Инвентаризация товаров проводится ежемесячно. Учет товаров ведется в покупных ценах. В процессе инвентаризации по состоянию на 1 февраля 2010 года были выявлены излишки муки пшеничной 1-го сорта в размере 20кг по цене (покупной) 8 рублей и недостача 30кг муки пшеничной высшего сорта по цене (покупной) 12 рублей.
Материально-ответственные лица должны представить подробные объяснения инвентаризационной комиссии о допущенной пересортице.
Решение о взаимном зачете излишков и недостач в результате пересортицы принимает руководитель предприятия.
В нашем примере к зачету должно быть принято 20кг муки пшеничной высшего сорта. При зачете 20кг муки высшего сорта по цене 12 рублей на сумму 240 рублей (20кг х 12руб) излишками 20кг муки первого сорта по цене 8 рублей на сумму 160 рублей (20кг х 8руб) образовалась разница в сторону недостачи в сумме 80 рублей.
В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие проводки.
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41
— 80 рублей – учтена недостача товаров на сумму превышения недостачи над излишками;
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 68
— 8 рублей (80руб х 10%) – восстановлена сумма НДС, относящаяся к разнице в сторону недостачи, отнесенная на расчеты с бюджетом в прошлых отчетных периодах.
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
— 88 рублей (80руб + 8руб) — отражена сумма, подлежащая взысканию с виновных лиц. Или, если виновные в пересортице лица не установлены или суд отказал от взыскания убытков с них, то возникшая разница (в т.ч. НДС) списывается на финансовые результаты предприятия бухгалтерской проводкой:
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 94
— 88 рублей (80руб + 8руб) — списана разница в сторону недостачи на финансовые результаты. После проведения зачета по пересортице вновь определяются недостача и излишки товаров. В нашем примере после проведения зачета недостача муки высшего сорта оказалась равной120 рублям (10кг х 12руб). Сумму недостачи в пределах норм естественной убыли необходимо отнести на издержки обращения (расходы), сверх норм – за счет виновных лиц. Допустим, что исходя из установленных норм естественная убыль муки за проверяемый период (январь 2010 года) составила 90 рублей. Тогда в бухгалтерском учете предприятия списание недостачи отражается следующими проводками:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41
— 120 рублей — учтена недостача товаров в покупных ценах;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 94
— 90 рублей — отнесена на издержки обращения сумма недостачи в пределах естественной убыли;
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 68
— 3 рубля — (30руб х 10%) – восстановлена сумма НДС, относящаяся к недостаче товара сверх норм естественной убыли, отнесенная на расчеты с бюджетом в прошлых отчетных периодах;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
— 33 рубля (30руб + 3руб) — сумма недостачи сверх норм естественной убыли отнесена на счет виновных лиц или, когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них:
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 94
— 33 рубля (30руб + 3руб) — сумма недостачи отнесена на финансовые результаты. Результаты проведенной инвентаризации отражаются в Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией.
Пример 2
Изменим условия Примера 1 только в части размеров недостачи и излишков, а именно: излишки муки первого сорта составляют 35кг, недостача муки высшего сорта – 20кг.
В этом примере все хозяйственные операции, связанные с проведением зачета по пересортице, отражаются так же, как в Примере 1 (как в стоимостном, так и в количественном выражении).
После проведения зачета по пересортице в излишках остаются 15кг муки первого сорта. Образовавшиеся излишки муки следует оприходовать по рыночной цене и зачислить на финансовые результаты предприятия. На наш взгляд, в данном случае рыночную цену товара можно признать равной договорной покупной цене, по которой Предприятие обычно приобретает аналогичный товар (т.е. 8руб за 1кг).
В бухгалтерском учете производится запись:
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 91
— 120 рублей — сумма излишков зачислена на финансовые результаты.
Согласно п.20 ст.250 Главы 25 в целях исчисления налога на прибыль внереализационными доходами признаются, в том числе доходы в виде стоимости излишков товарно-материальных ценностей, выявленных в результате инвентаризации.
К материальным расходам, уменьшающим полученные доходы при исчислении налога на прибыль, приравниваются, в частности, потери от недостачи при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством Российской Федерации (пп.2 п.5 ст.254 Главы 25).
Рассмотрим состав доходов и расходов, учитываемых (не учитываемых) при формировании налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в рассмотренных нами Примерах.
Пример 1
— Доходов в целях налогообложения нет;
— Расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль, составляют 90 рублей (как недостача в пределах норм естественной убыли);
— Расходы, не уменьшающие налогооблагаемую прибыль, составляют 121 рубль (в случае, если виновные лица не установлены).
Пример 2
— Внереализационные доходы равны 120 рублям (как доход в сумме излишков, выявленных в результате инвентаризации); — Расходов, принимаемых к вычету, нет (т.к. нет потерь в пределах норм естественной убыли);
— Расходы, не уменьшающие налогооблагаемую прибыль, составляют 88 рублей (в случае, если виновные лица не установлены).
Надеюсь примеры помогут разобраться

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *