Печать для документов

Содержание

Печать — постоянная спутница фирмы? | Журнал «Главная книга»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 апреля 2013 г.

Содержание журнала № 9 за 2013 г.

М.А. Кокурина, юрист

У всех ООО и АО должна быть печатьп. 5 ст. 2 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; п. 7 ст. 2 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ. Оставлять оттиск своей печати в знак подтверждения подлинности подписи должностного лица на документах считается уже традицией в практике делового оборотап. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Росстандарта от 03.03.2003 № 65-ст; Определение ВС от 20.02.98 № 58-Г98-2. Поэтому обзавестись печатью стремятся даже те, кто по закону может работать без нее (например, индивидуальные предприниматели).

Бухгалтеру надо четко знать, когда печать должна стоять на документах, какая это может быть печать и как ее правильно ставить, чтобы, к примеру, не возникло проблем с признанием расходов или претензий при проверках кадровой документации.

Какие бывают печати

У компании может быть несколько разных печатей.

Прежде всего, основная печать. Это термин неофициальный. Так обычно называют печать, которая в нормативных актах упоминается как «печать организации», «печать работодателя»Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила № 225).К ней предъявляются законодательные требованияп. 5 ст. 2 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; п. 7 ст. 2 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ:

  • по форме — она должна быть круглая;
  • по содержанию — на ней должно быть написано:

— полное фирменное наименование на русском языке. Дополнительно можно указать название компании на любом другом языке;

— место нахождения компании. Вполне достаточно указать только город, если ваша компания располагается в административном центре (например, г. Краснодар), или город и наименование региона (например, г. Армавир, Краснодарский край). Весь адрес (включая улицу и номер здания) писать необязательно. Но если он будет — это не ошибка.

С печатью любой документ выглядит гораздо солиднее и весомее

Допускается разместить на печати товарный знак, эмблему фирмы, сокращенное наименование (обычно в центре), ИНН, ОГРН, любые иные реквизиты, если они поместятся.

Основную печать можно ставить на любой ваш документ, в отличие от дополнительных (вспомогательных) печатей. Это оттиски, которые содержат, помимо информации с основной печати, дополнительные сведения. К примеру, указание на вид:

  • <или>структурного подразделения фирмы — «Бухгалтерия», «Склад», «Филиал»;
  • <или>документов, на которые ставится печать, — «Для договоров», «Для счетов», «Для справок».

Такие печати можно ставить, только если законодательством не предусмотрено проставление на документе печати организации, то есть основной печати.

Еще одним устройством для выполнения оттиска на бумажном носителе, которое применяется в ежедневной работе, является штамп. Он содержит текстовую или цифровую информацию и добавляет документу набор реквизитов (например, дату, надпись — «Верно», статус — «Оплачено», «Секретно» и др.).

Штамп облегчает работу, позволяя не делать подобные надписи вручную. Его форму и содержание можно придумывать самостоятельно — никаких законодательных требований не установлено.

Как поставить печать

Печать на любом документе надо ставить так, чтобы легко читались:

  • текст на оттиске;
  • подпись должностного лица;
  • расшифровка подписи.

Также следите, чтобы оттиск был четким — не слишком густым или бледным, с полным изображением.

Используйте для оттиска печати водостойкую штемпельную краску.

Доверенность № 4

г. Москва

13 апреля 2013 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Хорошее настроение» в лице директора Добрейшего Николая Петровича, действующего на основании Устава, уполномочивает Улыбкину Светлану Сергеевну…

Настоящая доверенность выдана сроком на 3 года без права передоверия.

ДиректорООО «Хорошеенастроение» Н.П. Добрейший
Здесь должен стоять оттиск основной печати, чтобы удостоверить подлинность доверенностип. 5 ст. 185 ГК РФ

Удостоверяем подлинность сведений

В доверенности

Печать — обязательный атрибут доверенности, выданной от имени организациип. 5 ст. 185 ГК РФ.

Без печати любая доверенность (к примеру, на получение материальных ценностей, на представление интересов компании в суде или в налоговой инспекции) недействительна.

В документах, представляемых в налоговые органы

Не забывайте ставить печать на отчетности, представляемой в ИФНС, в том месте, где в самой форме декларации стоят буквы «М. П.».

А вот проставление оттиска печати на заявлениях, сопроводительных письмах, подаваемых в инспекцию, законодательством не установлено. Но лучше все-таки ставить печать и на подобных документах, чтобы в инспекции их не отказались принять или не оставили без рассмотренияПостановление ФАС МО от 27.03.2012 № А40-3634/11-90-16.

В трудовой книжке

Оттиск печати является обязательным реквизитом трудовой книжкиПравила № 225; Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция № 69).

(1) На внутренней стороне обложки не забудьте поставить основную или дополнительную печать при заверении записи об изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работникап. 2.3 Инструкции № 69

(2) На титульном листе вы ставите печать, когда трудовая книжка оформляется впервыеп. 2.2 Инструкции № 69. Здесь вы можете использовать:<или>основную печать компании;<или>вспомогательную печать с надписью «Отдел кадров», «Для кадровых документов»

(1) Свои записи в трудовой книжке нового работника вы должны начинать ниже печати прежнего работодателя — на оттиске печати писать нельзя.При увольнении работника вы должны заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время его работы у вас в организации, основной печатьюп. 35 Правил № 225

В документах по обязательным формам

Унифицированные формы первичных документов в электронном виде можно найти: раздел «Справочная информация» системы КонсультантПлюс

Печать вам понадобится при заполнении:

  • <или>унифицированных форм Росстата, где печать является обязательным реквизитом (например, командировочного удостоверения (форма № Т-10)). Причем когда в документе более одного листа (например, в журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4), в журнале регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ (форма № КМ-5), в кассовой книге (форма № КО-4)), их надо прошить, пронумеровать и на последней странице сделать об этом запись и поставить печать:

Всего пронумеровано и прошнуровано 120 листов.

«28» декабря 2012 г.

  • <или>документов, для которых есть обязательные формы:
СОВЕТ

Если же в документе предусмотрена возможность проставления или печати, или штампа (как, например, в путевых листах или ПКО), следите, чтобы, кроме штампа, стояла еще и печать — основная или вспомогательная. При наличии только штампа возможны споры, в том числе с контрагентамиПостановление ФАС ВСО от 22.01.2009 № А33-11360/07-Ф02-7117/08.

КВИТАНЦИЯ

к приходному кассовому ордеру № 12

от «01»апреля 2013 г.

Принято от

ООО «Белый свет»

«01»апреля 2013 г.

М. П. (штамп)

Лучше, если вместе со штампом кассира, к примеру «Принято», будет стоять еще и печать. И обратите внимание: печать должна стоять полностью на остающейся у покупателя квитанциип. 3.2 Положения, утв. ЦБ от 12.10.2011 № 373-П; Указания, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88

Главныйбухгалтер

(подпись)

С.С. Улыбкина

(расшифровка подписи)

Кассир

(подпись)

П.П. Богатый

(расшифровка подписи)

В «ценовых» бумагах

Роспотребнадзор при проверке может оштрафовать, если нет печати организациист. 14.15 КоАП РФ:

Исправляем и заверяем

Также печать используют для заверения:

Главныйбухгалтер С.С. Улыбкина

Например, так надо заверять копии представляемых в ИФНС по ее запросу документовстатьи 93, 93.1 НК РФ. Причем такую надпись надо делать на каждом документе отдельно, сколько бы их ни запросилиПисьмо Минфина от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122.

Если вы сдадите подшивку разных бумаг, заверенную одной печатью, будьте готовы к тому, что бумаги не примут. И вам наверняка в суде придется оспаривать решение о привлечении к налоговой ответственности за непредставление документовп. 1 ст. 129.1 НК РФ; Постановления ФАС ЗСО от 16.10.2012 № А75-10185/2011, от 30.08.2012 № А75-10187/2011.

Но если документ состоит из нескольких листов, то заверить его можно следующим образом: прошить все страницы и на последней странице копии проставить печать и написать: «Копия на семи листах верна».

На каких документах печать не обязательна

Приведем несколько примеров, когда печать на документе необязательна, но ее по привычке все равно ставят. В рассмотренных нами случаях можно воспользоваться как основной, так и вспомогательной печатью фирмы. Конечно, если специального указания на вид печати не содержится, допустим, в договоре.

Если законодательство не обязывает ставить печать на документе, а вы это сделаете, ошибки не будет. Поэтому, когда вы сомневаетесь, нужна печать или нет, ставьте ее — вы ничего не нарушите.

На трудовом договоре

Без печати этот документ не становится недействительнымстатьи 57, 61 ТК РФ. Но в деловом обороте принято заверять печатью подпись человека, действующего от имени компании в отношениях с работниками. В том числе при оформлении договора о полной материальной ответственности, дополнительных соглашений к трудовому договору.

Внимание

Если в договоре нет условия об обязательном скреплении дополнительных соглашений к нему печатями организаций, наличие или отсутствие печати на действительность сделки не влияетПостановление 8 ААС от 04.07.2012 № А81-5176/2011.

Если уж вы ставите печать на перечисленных документах, то лучше используйте основную печать компании, а не вспомогательную. И обязательно ставьте печать на трудовом договоре, который со стороны работодателя подписывает не законный представитель компании (руководитель фирмы), а, к примеру, заместитель директора, директор по персоналу. Вашим работникам будет от этого спокойнее.

На гражданско-правовом договоре

В ГК РФ также нет требования о проставлении печати на договорах. Однако положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями его сторон, иногда включают в текст договора.

6.3. Настоящий договор, а равно все приложения, дополнения и изменения к нему действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями Сторон.

Покупатель: ГенеральныйдиректорООО «Белый свет» Поставщик: ДиректорООО «Хорошеенастроение»

В.М. Светящийся

Н.П. Добрейший

На разработанной самостоятельно первичке

Утверждая свои формы первичных документов, можете не ставить буквы «М. П.» (место печати) на «изобретенном» вами документе. Закон о бухучете не называет оттиск печати в качестве обязательного реквизита первичкист. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Но мы советуем вам обходиться без печати только на внутренних документах фирмы (приказах, штатном расписании, табелях учета рабочего времени). А вот стоит ставить печать:

  • на бумагах, которые будут передаваться контрагентам: все же печать придает документу весомость, удостоверяя подлинность подписей расписавшихся на нем людей. Кстати, контрагенты могут сами попросить записать в договоре следующее:

5.2. Стороны договариваются о том, что первичные документы, касающиеся поставки, оплаты товара, они будут составлять и предоставлять друг другу по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом, с проставлением печатей Сторон.

  • на первичке по учету труда и его оплаты. Например, на командировочном удостоверении лучше оставить место для печатей, которые заверяют записи о том, что ваш работник уехал от вас и прибыл на место командировки, а потом вернулся. Так проще подтверждать расходы.

***

Для заверения любых сведений лучше ставить печать, а не штамп (даже там, где по форме предусмотрена возможность выбора — «М. П. (штамп)»).

Если у вас две печати — основная и вспомогательная, то советуем вам:

  • ставить основную печать на документы, передаваемые в госорганы: так вы избежите дополнительных придирок с их стороны;
  • применять вспомогательные печати строго по назначению. Например, печать «Для документов» можно проставить на любых бумагах. А вот печать «Для счетов» не надо ставить в трудовую книжку.

Конечно, идеальный вариант при наличии нескольких видов печатей — чтобы у вас в компании было:

  • <или>закреплено в едином локальном нормативном акте, когда какую печать применять;
  • <или>расписано в положениях по каждому структурному подразделению, какая печать и в каких случаях может проставляться.
ОБМЕН ОПЫТОМ

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна

Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“В отдельном локальном акте (положении, приказе и т. п.) можно предусмотреть, сколько в организации печатей и для чего они предназначены: основная, «Для документов», «Для командировочных удостоверений», «Для накладных» и т. д. Здесь же может быть указан порядок работы с печатью: у кого (в чьем личном сейфе) хранится, на какие документы проставляется, на каком основании (чаще всего указывают перечень документов (договоры, акты и прочее) и должностных лиц, подписи которых могут заверяться печатью (заместители генерального директора, главный бухгалтер и т. д.)). А также в каких случаях печати выдаются для их использования вне организации.

Например, печать «Для накладных № ХХХ» может изготавливаться в нескольких экземплярах (у каждого свой номер) и выдаваться для использования экспедиторам или иным работникам, уполномоченным забирать товары у продавцов и делать отметки в их накладных. Такие печати могут постоянно находиться у этих сотрудников и возвращаться в организацию только при их увольнении для передачи новому работнику”.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2018 г.
  1. Гарантии в договоре: от налоговых убытков и не только, № 4
  2. Оформляем доверенность правильно, № 3
  3. Применяем УПД с середины года, № 2
  4. Новшества «оформительского» ГОСТа, № 19
  5. Грамотное письмо контрагенту облегчит бухгалтеру работу, № 17
  6. Исправляем ошибки в первичных документах, № 14
  7. Заверение копий документов: новые правила, № 12
  8. Нумерация документов с нового года, № 1
2017 г.
  1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11
2016 г.
  1. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  2. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  3. Передаем учет аутсорсеру, № 3
  4. Документооборот, № 24
  5. Восстанавливаем утраченные документы, № 20Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
  6. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  7. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  8. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10

Как правильно ставить печать на подпись руководителя? — TEZAR NEWS актуальные новости

Для придания договору, акту или другому документу юридической силы принято использовать печать. До недавнего времени это было обязательным требованиям для всех организаций, без исключения. Сегодня законодательство на этот счет более демократично, но, тем не менее, работа любой организации без печати это как минимум несолидно.

Прочитав нашу статью, вы будете знать, как правильно ставить печать на подпись руководителя, а также где именно ставится печать на документах.

Печать – особый атрибут, без которого сложно представить официальный документ. Даже ИП, частные нотариусы, врачи, не говоря уже об организациях и компаниях, используют печати для заверки бланков, договоров и так далее. Изготовление печатей в Москве дело несложное, но ведь каждому нужно разбираться, как правильно ставить ее на документах. В каком месте, да и вообще, каким должен быть оттиск.

Где ставится печать на документах?

Если говорить о главной печати компании или личной, то оттиск ставится внизу документа. Сегодня многие бланки или формы содержат отдельное поле «Место печати», там она и ставится. Если же такого поля на документах нет, то оттиск оставляют на чистом участке документа, в нижней его части, возле подписи (личной или руководителя). Оттиск может частично заходить на подпись, но не на ее расшифровку (то есть, фамилию и инициалы).

Если же на документе нет свободного места, печать должна стоять внизу страницы, ближе к центру.

Как правильно ставить печать на подпись руководителя?

Обычно подпись руководителя сама по себе является достаточным аргументом для придания документу юридической силы. Однако зачастую клиенты и контрагенты относятся с недоверием к договорам без печатей. Все-таки ее наличие свидетельствует об официальном статусе документа. Главное правило, которое следует учитывать, это чтобы оттиск либо вообще не касался подписи, либо заходил на нее частично. А также нельзя, чтобы отпечаток полностью перекрывал автограф руководства. Исключение – особые формы, в которых предусмотрено место для подписи, но такое встречается редко и является личным пожеланием руководителя.

Чтобы быть уверенным в том, что постановка печати правильная, необходимо изучить образец договора или акта. Так на конкретном примере можно легко понять, в каком месте должен стоять оттиск, куда его можно поставить при отсутствии специально выделенного места, должна подпись перекрываться или нет, и другие важные детали.

Подписывайтесь на нас

Как правильно ставить печать на документы? Она должна заходить на подпись и фамилию или как?

Печать должна задевать краешек подписи

точно, должна задевать краешек подписи.

Желательно. Главное, чтобы если стоит «М.П.», печать была там. ))

да, по правилам делопроизводства печать должна накладываться частично на подпись, чтобы не было сомнения в том, что подпись поставили задним числом ( так как некоторые практикуют иметь в запасе бланки с печатями на всякий случай, а потом и случается пропажа документов и черт знает что. Ведь подделать подпись легче , чем печать. Кроме того, печать нельзя ставить на всю подпись, чтобы была возможность в случе необходимости сделать почерковедческую экспертизу.

Все правильно ответили. Печать должна стоять в месте, означенном «М.П.», но не во всех документах это можно соблюсти. Есть еще и черточки для подписи, и подпись тоже должна стоять на этой линии. На таких бланках не поизголяешься. А вот если этого всего нет, тогда печать нужно ставить рядом с подписью, причем чтобы она легла аккуратненько на краешек подписи (буква-две)

да, печать должна быть наполовину на подписи уполномоченного на подписание документа лица

Ставится ли печать на приказах организации в 2018 году

Ставится ли печать на приказах организации в 2018 году? Рассмотрим правила использования этого реквизита на распорядительных документах.

Читайте в нашей статье:

Нужно ли ставить печать на приказах

Общее правило применения печатей на распоряжениях – они ставятся, только если для приказа используется собственная форма документа, созданная в организации.

Унифицированные приказы по личному составу не нуждаются в проставлении такого реквизита.

Если же на предприятии разработаны собственные бланки документов и локальными нормативными актами предусмотрено наличие печати – тогда она ставится. Это следует из статьи 8 Трудового кодекса РФ и статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. No 402-ФЗ.

Также печать на приказе нужна, если документ направлен во внешние организации, так как она будет удостоверять его подлинность. Требование о запечатывании может быть выставлено организацией-адресатом, в этом случае оттиск также ставится.

Читайте по теме в электронном журнале

Закон дает следующий перечень ситуаций, когда печать необходима. Это:

  • Трудовые книжки (при ее заведении, увольнении сотрудника либо, например, смене фамилии работника).
  • Локальные нормативные акты организации.
  • Трудовые договоры (вкупе с дополнительными соглашениями к ним и договоров о полной материальной ответственности).
  • Акты и гарантийные письма.
  • Доверенности, связанные с осуществлением тех или иных действий, связанных с расходованием денежных средств и материальной базы.
  • Архивные справки и копии документов.
  • Служебные и командировочные удостоверения.
  • Наградные грамоты, ходатайства, характеристики, рекомендации и т.д.

Кто имеет право ставить печать на приказе

Организация вправе установить собственный перечень документов, требующих запечатывания. И следовательно, работодатель может издать приказ о сотрудниках, использующих печать для служебных надобностей. Обычно к ним относятся первые лица организации, руководители структурных подразделений и т.д.

► Шпаргалки для кадровика: Как оформить реквизиты документов по новому ГОСТ 01.07.2018

На приказе печать ставит то должностное лицо, которое издает данное распоряжение. Если приказ имеет сферой действия все предприятие – нужна подпись руководителя и штамп организации. А если распоряжение касается конкретного отдела, и у его руководителя есть своя печать – используется именно она.

Перечислим разновидности печатей:

  • Гербовые. Их внешний вид регламентируется ГОСТом Р 51511-2001. Гербовые печати применяются в государственных учреждениях и организациях, имеющих право использовать символику Российской Федерации (например, нотариальные конторы).
  • Приравненные к гербовым. Такие печати создаются для коммерческих организаций. На них может быть нанесен логотип либо уникальная фирменная эмблема. В любом случае на ней обязательно должны быть указаны ИНН и номер свидетельства о госрегистрации. ИП дополнительно указывает фамилию, имя и отчество, а вот логотип уже не наносится.
  • Простые. Их необходимость определяется самим работодателем и фиксируется в нормативных распоряжениях. Например, это печати для заверения справок, копий и выписок.
  • Штампы-реквизиты для однотипных ситуаций, используемые для ускорения и повышения эффективности документооборота. Это адресные, регистрационные, с правами доступа (например, гриф «секретно» ) и т.д.

Для чего именно нужны печати

Сфера использования печатей регламентируется Единой государственной системой делопроизводства (утверждена постановлением N 435 от 4 сентября 1973 г). Реквизит печати подтверждает подлинность того или иного приказа, акта, справки и т.д. Следовательно – ее применение дает документу юридическую силу и доказывает правомерность действий согласно ему.

► Электронный документ: особенности хранения

Место расположения печати

Место для оттиска называется местом расположения. Она ставится в нижней части листа документа, рядом с визой руководителя.

Важно, чтобы оттиск не совпал с самой подписью. Допустимо, чтобы печать частично попадала на наименование должности.

В кадровом делопроизводстве принято оставлять на документе специальное место и помечать его аббревиатурой М.П. Это удобный прием, позволяющий избежать порчи документов из-за неправильного размещения оттиска.

► С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах

Хранение печатей

Печати хранятся у сотрудников, имеющих право применять данный реквизит. Основная круглая печать большую часть времени находится в распоряжении главы организационного отдела. Если руководитель уходит в отпуск или уезжает в командировку, она передается ответственному сотруднику под расписку. Разнообразные простые вспомогательные печати выдаются работникам, которым они необходимы при выполнении служебных обязанностей.

Места хранения печатей зависят от их типа. Основная круглая печать (как и адресный штамп) хранится в невозгораемом опечатываемом сейфе. Вспомогательные штампы достаточно держать в столе, закрываемом на ключ. Учет печатей ведется в специальном журнале.

Правила заверки документов в делопроизводстве

Лучше всего, когда работодатель вводит инструкцию, регламентирующую использование печатей. Сначала устанавливается список документов, заверяемых данным реквизитом. Список не является конечным, в него можно будет внести необходимые изменения. Их необходимость определяется самим работодателем и фиксируется в нормативных распоряжениях.

Далее разрабатывается инструкция применения печатей. В ней указываются правила проставления, хранения и утилизации штампов, фиксируются правила хранения. Инструкция создается как дополнение к уставу организации либо как отдельный документ.

Кто должен ставить печать на документах? | Вопросы подписчиков

Среди моих коллег возник спор: обязан ли секретарь ставить печать на документах руководителя или эта обязанность должна ложиться на плечи того сотрудника, который приносит документы на подпись? В любой организации наверняка рано или поздно возникают подобные мелкие споры. Какие еще вопросы могут возникнуть в процессе совместной деятельности?

Печать на документы ставит тот работник, в зоне ответственности которого находится печать. В каждой организации должен вестись журнал учета печатей и штампов, а сами печати и штампы выдаются работникам, на которые приказом руководителя возлагается ответственность за использование и хранение печати (штампа), под роспись. Если эта роль — хранить и использовать печать организации — закреплена за вами, тогда вы ставите печать на документах, подписанных руководителем. Если речь идет о том, что после подписания документа руководителем нужно пойти в другое подразделение, чтобы поставить на документе печать, и исполнители считают, что это должен делать секретарь, то это несколько иная ситуация. Если вы — секретарь руководителя, то это не ваша обязанность.

Читайте о печатях и штампах еще больше по ссылке.

Ответственность за подготовку документа лежит на исполнителе, который должен не только подготовить проект документа, но и организовать его согласование, передать его на подпись, а затем, если необходимо, поставить печать, точнее, передать документ лицу, который распоряжается печатью, и после передать документ на регистрацию.

Если в подразделении, которое готовит документ, то есть является подразделением–исполнителем, есть работник (секретарь, делопроизводитель), ведущий делопроизводство подразделения, то выполнять чисто технические операции по передаче документа на подпись, на заверение печатью и на регистрацию должен именно этот работник.

  • Документы для приглашение иностранца в россию
  • Какой документ удостоверяет личность лица без гражданства
  • Документ в котором содержатся обязательные правовые нормы
  • Какие необходимы документы для получения свидетельства о рождении
  • Какие документы нужны для проверки контрагента
  • Правоустанавливающие документы на движимое имущество
  • Учредительные документы для полного товарищества
  • Какие документы нужны закрыть ип
  • Какие документы нужны для рассрочки телефона
  • Какие нужны документы чтобы вступить в наследство без завещания
  • Является ли расписка в получении денег юридическим документом

Иметь или не иметь?

Как в песне: «Думайте сами, решайте сами».

Так ли важно наличие этого знака на документе?

Еще 40 лет назад при СССР было принято Положение о порядке использования печати и оно действует до настоящего времени.

Различают:

  • гербовые печати (ГОСТ Р 51511-2000)
  • основные для мелкого бизнеса, адвокатов, нотариусов, врачей, требования к ним не такие жесткие;
  • и дополнительные, для разных направлений деятельности.

Гражданское законодательство не слишком строгое в этой области, впрочем, как и всегда, запутанное. Даже не прописано четко и однозначно, например, в ГК РФ, надо или нет всем юридическим лицам иметь печать. На основании федерального закона, который вышел не так давно (82-ФЗ от 06.04.2015) фирма, начиная с 2015 года имеет право работать без печати, если это прописано в Уставе. Индивидуальный предприниматель также может работать без печати (подробнее в этой статье).

Долгое время законодатели бились над вопросом – нужен ли оттиск в трудовой книжке. В 2017 г. Спорный вопрос был решен, теперь, если частный предприниматель работает без печати, то в трудовой её не будет.
Но чаще всего такие моменты решаются в суде, т.к. и работники, и сотрудники ПФР придираются к отсутствию печати.

Итог сей басни — выгодней и проще иметь печать, чем постоянно доказывать, почему её нет.

В чем разница между печатью и штампом

Наличие печати служит подтверждением подлинности, а штамп ставят для замены повторяющихся надписей.
Куда и зачем ставится печать?
Печать – это важный деловой элемент практически каждой организации и относится к ней надо ответственно.

Фирмы, которые ответственно подходят к этому делу, пишут инструкцию по ГОСТу ведения документооборота и архивного дела, в которой указывают:

  • перечень штампов, факсимиле и печатей;
  • место, где они будут храниться;
  • список сотрудников, отвечающих за хранение и имеющих право использовать их;
  • непосредственно правила использования;
  • список документов, требующих проставления печати.П

Передача осуществляется под расписку в журнале учета. Место для него — в сейфе.
Только подлинные документы заверяются печатью для подтверждения их юридической силы.

Если вы видите метку «М.П.» смело ставьте туда. Главное, она не должна перекрывать подписи и расшифровку.

И ни-ни, даже не думайте ставить вашу дорогую печать на чистых листах. Такое легкомыслие может обернуться потом судебными разбирательствами. В наш век технического прогресса документы могут подделать, да и само предприятие может подвергнуться рейдерскому захвату.

Также при разработке клише стоит использовать защитные элементы: редкие шрифты, искажения или имитация дефекта, микротекст, контрольные знаки, называемые «цербер», видимые только при ультрафиолетовом свете, растровое поле. Специалисты вам подскажут.

Понятно, что невозможно себя застраховать от подделки на 100%, если ваше предприятие заинтересует такого рода деятелей.

Печать или штамп – вот в чем вопрос? Чем они отличаются?

Вопрос о том, где нужна печать на документах, а где можно обойтись штампом, возникает у руководителей предприятий регулярно. Дело в том, что ГК РФ рекомендует ставить оттиск только, если это предусмотрено правовыми актами или соглашением сторон.
Давайте разбираться!

У себя в организации руководитель может составить собственный перечень документов, на которых нужна печать. Издается приказ со списком руководящих лиц, имеющих право подписи.
Согласно Трудовому Кодексу деловые бумаги, т.е. приказы, договоры, доверенности и прочее, будут считаться действительными и без неё по ст. 67 ТК РФ.

Первичные документы, т.е. накладные, счета составляются по официально утвержденным унифицированным формам, следовательно, если там есть знак «М.П.», то печать обязательна.

Штампы необходимы там, где часто приходится на документы проставлять какой-нибудь повторяющийся текст. Реквизиты компании, слово «оплачено» или «копия верна», гриф «секретно» и другая информация.
Для использования штампов подходят копии документов, выписки, заверение справок. Они могут быть прямоугольными или треугольными. Работники, использующие их, отвечают за их сохранность.

Также отметим, что все больше организаций переходит на использование электронно — цифровой подписи ЭЦП для налоговой отчетности, а в судейской практике оттиск печати квалифицируется уже не как обязательный, а лишь как дополнительный реквизит.

Утилизировать или выбросить — как правильно?

Если гербовая (основная) печать перестала быть необходимой организации, то как лучше ее утилизовать?
Печать следует уничтожить, а не просто выкинуть в мусорное ведро. Эту процедуру можно сделать самостоятельно, когда специальная комиссия составляет акт с указанием даты, места, присутствующих и причины, уничтожения. Там же прописывается способ ликвидации, затем он хранится постоянно.

Также вы можете обратиться в штемпельную мастерскую, где так же вся процедура утилизации документально фиксируется. Уничтожение клише проводят если меняется название, реквизиты организации или в случае ликвидации фирмы.

Если у вас случилась неприятность и печать пропала, то уведомлять государственные органы не обязательно. Клише по оттиску вы сможете заказать в штемпельной мастерской. Если же вы подозреваете хищение и у вас есть подозрение, что печать может быть незаконно использована, необходимо заявить в полицию и оповестить СМИ.

Некоторые руководители предпочитают разбираться в данной ситуации самостоятельно.
Например, в нашей практике были случаи, когда руководители подозревали, что сотрудники сделали копию печати организации и пользуются ей незаконно. Чтобы выявить нарушение, мы делали точную копию печати с очень незначительным отличием, которое не видно глазу. Такое отличие выглядит, как помарка на бумаге. Но с помощью этой «незамысловатой» защиты руководитель мог «поймать» нарушителя.

Гербовая печать и печать для документов: в чем разница?

В современных деловых отношениях без штемпелей не обойтись. В любой компании должны быть в наличии так называемые гербовые или приравненные к ним печати. Стоит сразу же обозначить, что гербовая печать представляет собой уникальную категорию, которая предназначена для органов государственной власти и непосредственных государственных учреждений. Помимо этого, подобного вида печати могут использовать организации, имеющие соответствующие полномочия. В противном случае предполагается наличие основного оттиска, который по своей функциональности приравнивается к гербовой, однако им не является.

  • Гербовая — должна быть выполнена на круглом клише и включать в себя следующие элементы: государственный герб в центре, по окружности наименование организации.
  • Основная — имеет круглую форму и вмещает в себя: полное название фирмы на русском языке, а также адрес, ИНН, ОГРН и т.п. Допустимо дублирование названия фирмы на иностранном языке, наличие собственной эмблемы, товарного знака и другие индивидуальные отличия.

Использование одной основной печати не всегда удобно. Ведь за каждым экземпляром закреплен сотрудник, который обладает правом ее использования. В вопросе главного штемпеля, который имеет абсолютную силу, подобные функции разрешены только директору, а выдавать посторонним людям на руки такой могущественный инструмент готов далеко не каждый. Для того чтобы разграничить ответственность работников, упорядочить документацию и обезопасить бизнес от мошенников, во многих компаниях наряду с основной печатью используется клише с надписью для документов. Они имеют ряд отличительных черт, однако в базовом содержании основываются на тех же требованиях что и основной инструмент.

  • Круглая печать для документов представляет собой клише, в котором указаны полное название фирмы и точный адрес. Эти данные дополняются надписями: «Отдел кадров», «Филиал» или «Для документов», «Для счетов» и т.д. Все зависит от того, где и кто будет использовать данный оттиск.

Присутствие же герба государства на печати организации недопустимо, так же как и использование его видоизмененных вариантов. Подобные действия могут быть расценены, как подделка геральдических знаков и их использование, а это является прямым нарушением закона.
Сегодня печать предприятия для документов может иметь различный внешний вид. Удачный пример клише для документов: внешне оттиск основной и для документов идентичны, но с необходимыми дополнениями во вспомогательном клише. Однако при желании дизайн может быть выполнен абсолютно в самостоятельной компоновке, различной формы и наполнения. Хотя такие инструменты уже относятся к категории штампов, нежели печатей. Главное чтобы основная информация была читаема и в полном объеме. Поэтому как правильно сделать печать для документов, решать исключительно вам.

Использование печати для документов

Использование печати для документов крайне удобно и функционально. Введение подобных дополнительных инструментов позволяет грамотно распределить ответственность и наладить заверку любых бумаг. Дополнительным бонусом становится распределение загрузки на клише, что продлевает срок службы основного экземпляра в несколько раз.
На момент принятия решения о введении дополнительных щтемпелей каждый директор уже знает ответ на вопрос, зачем нужна печать для документов именно ему. Главная причина: гарантия того, что основная печать будет иметь ограниченное количество пользователей, вплоть до одного. Такой подход позволяет отслеживать все важные бумаги и исключать возможные махинации со стороны персонала. Куда ставить печать на документах, а где использовать основную – руководитель решает сам, основываясь на допустимом уровне доверия к сотрудникам и безопасности для своего бизнеса. В целом использование такого оттичка приравнивается по силе к основному, однако это актуально только в тех случаях, когда стороны согласны с внедрением печати для документов.

Дополнительный инструмент является универсальным решением. И если вы задались вопросом как правильно оформить печать для документов и учли при этом все требования к основному клише, то вы получаете средство, которое подойдет во многих ситуациях и не вызовет никаких проблем.
Как открывается печать для документов, и как закрыть печать для документов?
В зависимости от той или иной компании при изготовлении придется представить различные документы, подтверждающие наличие фирмы, ее директора и т.д. Полный список таких свидетельств может отличаться в разных мастерских. В вопросах закрытия печати все довольно просто. При изъятии из оборота, компании следует уничтожить ее, при этом данное действие фирма может выполнить: своими силами, обратиться в мастерскую или орган по учету штампов. Самый простой способ – удалить клише самостоятельно, при этом в момент данной процедуры составляется акт об уничтожении, в котором фиксируется информация:

  • место и время уничтожения;
  • состав комиссии;
  • причина уничтожения;
  • оттиск уничтожаемой печати;
  • способ уничтожения: опиливания 2-мя линиями, сжигание или разрезание;
  • заключение комиссии о непригодности к использованию даннго штемпеля и их подпись.

Таким образом, вы фиксируете наличие данной печати в прошлом и ее законность, при этом полностью исключаете возможность проведения махинаций, так как использование старого оттиска после зафиксированного уничтожения будет довольно просто отследить и доказать свою правоту в борьбе с мошенниками. При этом рекомендуется вести учет всех печатей и штампов, применяемых на производстве.

Где и куда можно ставить печать для документов?

Печать для документов на договоре, можно ли использовать ее как полноценную замену основной? Использование дополнительного оттиска ничем не ограничено, если дело не касается работы с государственными учреждениями, подачей отчетов и других бумаг, где прописано применение только основной круглой печати. Однако некоторые затруднения могут возникать и при работе с партнерами. Дополнительный оттиск может быть использован, в случае если наличие штампа необязательно или условия договора не предусматривают обязательное использование основного.
Перечень вариантов, где можно поставить печать:

  • Различные договора о предоставлении услуг и товаров, как внешние, так и внутренние.
  • Дополнительные соглашения.
  • Акты приема-сдачи работ.
  • Справки и характеристики.
  • Командировочная документация.
  • Ходатайства и гарантийные письма.
  • Трудовые книжки.
  • Дополнительные внутренние бумаги, инструкции, расписания и т.д.

В целом ситуаций, когда применяется печать для документов, по-настоящему много и большинство из них представляют ежедневные рабочие процессы. Поэтому и дополнительные клише пользуются большим спросом у предпринимателей разной величины. Но в процессе работы могут возникать и недопонимания. Не все партнеры доверят ту или иную сделку бумагам, заверенным дополнительной печатью. И чтобы не происходило подобных ситуаций, такие моменты сотрудничества необходимо обговаривать заранее. Да и назначение печати для документов может быть совершенно разным. Важным является лишь тот факт, что штамп организации для документов не подходит для заверки банковских бланков, счетов, финансовых отчетов в налоговые и статистические органы, фонды и т.д.

Куда ставить печать на документах?

Как и любая другая, печать для документов ставится в отведенное для нее место. Во многих бумагах эта область помечается как «Место печати» или «М.П.». Вторым важным моментом в вопросе как пользоваться печатью для документов становится правило, в котором сказано, что оттиск не должен залезать на текст, подпись и ее расшифровку.
Все символы печати и заключаемого договора должны быть максимально читаемыми. И, конечно же, сам оттиск обязан иметь четкий рисунок. При соблюдении этих правил печать для документов на договоре не вызовет сомнений и вопросов.

Сегодня практически в каждой фирме, организации и у представителей малого бизнесмена есть круглые печати и штампы. Они считаются своего рода лицом фирмы, ее визитной карточкой, по печати можно понять надежность и компетентность компании.

Изготовить печати и штампы можно в любой специализированной организации.

Стоит сразу уточнить, что штамп и печать — имеют отличие.

Печать бывает круглой формы, используется для подтверждения подлинности финансового или документа, выданного предприятием, утверждается также подпись на документе. Ее оттиск не подлежит исправлению или дополнению, в отличие от штампа.

У юридических лиц печати делятся на несколько видов:

1) основная — ее еще иногда называют «гербовой». Ставится она на документах для подтверждения подлинности. Она должна отвечать жестким требованиям ГОСТа.

2) дополнительная печать — может быть круглой и треугольной формы. Ее оттиск отличается от оттиска основной печати. Назначается как печать для филиалов организаций, в некоторых случаях печать для заверения определенных документов, допустим счет-фактур, справок, накладных и т.д. Дополнительными печатями иногда заверяются копии документов.

Штамп используют в целях экономии времени при проставлении некой часто повторяющейся информации. Штамп бывает круглый, треугольной, овальной и квадратной формы.

В организациях как правило используются следующие виды штампов:

  • регистрационный — устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения;
  • информационный — для донесения какой-либо информации (например, «Оплачено» или «Копия верна»);
  • адресная — содержит наименование, адрес и другие реквизиты организации;
  • банковский — содержит платежные реквизиты компании;
  • штамп ограничения доступа — указывает, в каких условиях должен храниться документ (например, «Для служебного пользования» или «Совершенно секретно».

Основная круглая печать организации обычно хранится у руководителя в сейфе, и лишь в редких случаях может быть выдана под расписку другому работнику.

Дополнительные печати, штампы должны находится у сотрудников, уполномоченных их использовать, их хранят в сейфе или в закрытых ящиках стола. Ответственность за их хранение утверждается приказом руководителя и фиксируется подписью в вашем журнале.

Учет печатей и штампов ведется с помощью специального журнала, который находится у руководителя организационного отдела.

Важно помнить, что изготовление печатей и штампов должно быть четко оговорено в соответствующих актах организации, а их неправильное применение может даже привести к финансовым потерям.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *