Оператор электронного документооборота

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)

Система электронного документооборота представляет собой обмен документами между сторонами в виде электронных файлов. Сегодня практически любая специализированная программа по бухучету или кадрам позволяет создавать документы в электронном формате, который признается положениями законов стандартным.

Но просто отправить созданный подобным образом бланк и при этом надеяться, что на основании его возникнуть правоотношения между сторонами нельзя. Чтобы придать этим документам юридическую силу необходимо, чтобы они подписывались специальной ЭЦП.

Система электронного документооборота включает в себя два уровня — он может быть построен внутри одной компании, или же выходить за ее рамки и осуществляться между сторонними организациями. Эти уровни могут быть построены отдельно друг от друга, или сгруппированы в одну единую систему.

Когда руководство предприятия примет решение об использовании системы документооборота внутри самого хозяйствующего субъекта, оно должно быть готовым к приобретению специализированного оборудования (сервера, оборудования для построения сети и т.д.) и программного обеспечения (Платформа ЭДО).

Внимание! Когда необходимо создать между хозяйствующими субъектами ЭДО, помимо выше перечисленного в системе должен присутствовать оператор электронного документооборота. На него, согласно законодательству, возлагаются обязанности по хранению, приему-передачи документов, а также проверки применения компаниями соответствующих ЭЦП.

Например, в настоящее время можно к такому оператору можно отнести «диадок электронный документооборот». Электронные бланки, которыми обмениваются компании при использовании данного оператора являются юридически значимыми, когда каждый субъект данных правоотношений поставил на документе свою подпись.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Главными преимуществами системы обмена электронными бланками по сравнению с бумажными является следующее:

  • Возможность упорядочить систему делопроизводства — каждый документ в системе ЭДО имеет уникальный номер, поэтому присвоить повторно его другому документы нельзя.
  • Возможность постоянного отслеживания каждого этапа прохождения пути электронного бланка — это можно делать в любой удобное время. Документ нельзя потерять, испортить, удалить. Так как любой документ в системе можно восстановить после удаления.
  • Скорость передачи документа — бумажный документ необходимо либо лично, либо через посредников передавать его получателю, что требует затрат денег, времени и т. д. Электронный документ поступает его получателю мгновенно.
  • Возможность различных версий — система периодически обновляется, но при этом сохраняется каждая конфигурация, которая позволяет использовать при необходимости различные версии.
  • В системе возможно работать удаленно круглые сутки — данная система позволяет работать с документами удаленно из любой части земли в любое время.
  • Возможность организации планирования в системе — так как каждый документ создается, поступает, обрабатывается в определенные даты и сроки, то их можно планировать.
  • Удобный поиск необходимых документов — так как система упорядочена, то в ней легко можно организовать поиск по определенным словам и фразам.
  • Возможность экономии бумаги — электронный формат документа исключает использование бумаги, а это позволяет ее экономить.

Основные недостатки

Несмотря на то, что электронный документооборот программы предоставляют огромные возможности по работе с документами, им также присущи и некоторые недостатки:

  • Существенные затраты на приобретение и внедрение программного комплекса, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять 100 т. руб и выше;
  • После покупки системы длительное время проходит ее настройка и внедрение;
  • Нужно обязательно обучить всех пользователей, которые будут далее работать с системой.
  • Обеспечить безопасность системы — определить права пользователей на доступ к документам, внедрить защиту от проникновения извне.
  • В штате компании нужно иметь администратора, который будет следить за функционированием системы и вовремя решать возникающие проблемы;
  • Для сохранности данных обязательно нужно регулярно выполнять резервное копирование всей базы данных;
  • Если партнеры не используют ЭДО, придется совмещать электронный оборот и бумажный.

Функционал электронного документооборота

Каждая система должна давать возможность выполнять несколько действий:

  • Выполнять действия с любыми документами — создавать, регистрировать, обрабатывать, согласовывать, контролировать исполнение и т. д.
  • Определять документооборот внутри компании — определять маршруты движения документов, устанавливать права доступа к ним для различных пользователей, давать права нескольким пользователям на работу с одним и тем же документом.
  • Создавать архив документов с возможностью поиска в нем.

При внедрении ЭДО пользователь должен получать все те же возможности, какие бы у него существовали при использовании бумажных бланков.

Наиболее развитые системы, имеющиеся на рынке, предлагают следующие возможности:

  • Регистрация в системе всех документов — входящих, исходящих, внутренних, определение их дальнейшего пути обработки;
  • Обеспечение единых правил обработки документов в каждом подразделении компании;
  • Предоставлять возможность работы с каждым документом как единственному сотруднику, так и группе;
  • Производить разграничение доступа как между отдельными работниками, так и между подразделениями;
  • Использовать для всех документов единые стандартные формы;
  • Вести контроль, что исполнение и согласование документа произойдет в строго установленный срок;
  • Производить формирование различного вида отчетов по использованию и движению документов;
  • Вести архивное хранение документов и фиксировать дату и имя сотрудников, которые запрашивали к ним доступ.

Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным

После того, как введен электронный документооборот в организации, все равно сразу не получится уйти от документов в бумажном виде.

На это существуют несколько причин:

  • Некоторые партнеры не используют систему ЭДО;
  • В организации существует множество бумажных документов, которые используются в текущий момент.

Есть несколько существенных отличий в работе с бумажными и электронными документами. Бумажный документ нужно сначала распечатать, а потом передать на подпись. В то же время электронный документ можно отправить адресату при помощи системы ЭДО. Бумажные бухгалтерские документы могут быть потеряны на почте при пересылке, в то время как за доставкой электронного документа следит система.

Одним из основных отличий в этих двух типах документов является их хранение. Документы в электронном виде могут быть сразу загружены в систему, и с ними сразу могут работать другие сотрудники.

Для бумажных документов в любом случае нужно создать архив, где они будут все храниться в упорядоченном виде. Кроме этого, любой бланк на бумаге, который попал в организацию, должен быть отсканирован и загружен в систему, чтобы с ним могли работать все желающие.

Таким образом, если в организации внедрен электронный документооборот, то всю работы с бумагами нужно вести в электронном виде. Если поступает бумажный документ, то его должен видеть только получивший его работник (например, секретарь), а все остальные должны работать уже со скан-копией.

Внимание! С контрагентом, у которого нет ЭДО, придется обмениваться документами в бумажном виде. Однако оператор дает возможность отправить электронный документ на электронную почту в виде специальной ссылки. Для ее открытия и подписания бланка потребуется ЭЦП.

Операторы электронного документооборота

В настоящее время на рынке функционируют различные системы и операторы электронного документооборота. У каждой из них есть свои достоинства и недостатки.

Система Особенности Стоимость
Дело Одна из самых крупных программ, предоставляющих ЭДО. Предлагает большую функциональность при простоте использования 11 – 13,5 т. руб. за каждое место работы
Логика Можно применять в организациях различного размера. Легка в обучении, можно подстроить под конкретного пользователя. 4,9 — 5,9 т. руб. за каждое место работы
Евфрат Является одной из самых продвинутых систем ЭДО. Предлагает легкий в освоении интерфейс и собственную систему ведения баз данных. 5 т. руб. за место при развертывании на собственном оборудовании, 10 т. руб. за место при развертывании на оборудовании продавца.
1С:Архив Легко взаимодействует с любыми системами 1С. Может производить обмет графическими, звуковыми, видео файлами. 12 – 57 т. руб. за весь комплект.
DIRECTUM Это наиболее оптимальный выбор для фирм малого и среднего бизнеса. Позволяет совмещать бумажный и электронный документообороты. 7 т. руб. – 2 млн. руб. за право использования
OPTIMA-WorkFlow Новый игрок на рынке систем ЭДО. Обладает несколькими уникальными функциями, активно развивается и модифицируется. 55 – 75 т. руб. за право использования

Самые популярные операторы ЭДО. Они образовали роуминговый центр, позволяющий обмениваться документами между пользователями разных систем:

Оператор Особенности Стоимость
диадок электронный документооборот Система документооборота от крупного разработчика интернет-сервисов СКБ Контур. Позволяет обмениваться документами как между контрагентами, так и внутри компании. Исходящие документы от 9 руб. Входящие документы бесплатны.
Сфера (Корус Консалтинг) Разработчик интернет-сервисов для бизнеса. Данную систему используют крупные торговые сети (Ашан, Магнит, Леруа Мерлен и т.д.) Исходящие документы от 8,26 руб. Входящие документы бесплатно
Тензор Разработчик программы для передачи отчетности СБИС. Возможен обмен как межу партнерами, так и внутри организации. Оплата производится за пакеты каждый квартал. От 6 т. р. за пакет (оплачивается раз в квартал)
Такском Компания-разработчик специализируется на внедрении систем ЭДО. Автоматическая работа с программами 1С. От 1800 руб за пакет из 150 документов. Входящие документы бесплатно.

Взаимодействие электронного документа с другими программами (1с и другие)

Когда система электронного документооборота встраивается в уже существующую структуру организации, он должна легко взаимодействовать с остальными, уже имеющимися, приложениями. Например, она должна легко работать с различными бухгалтерскими документами — счетами, актами, счетами-фактурами, накладными и т. д.

Во время своего взаимодействия система должна работать согласованно, и использовать одни и те же данные. Поэтому очень важно, чтобы выбранная система могла пользоваться справочниками, которые уже существуют на предприятии и используются другими приложениями, и при необходимости могла их обновлять.

Также очень важно, чтобы система могла работать и с различными источниками получения данных извне — электронной почтой, различными сайтами и площадками и т. д.

Когда принимается решение — какую именно систему внедрять в организации, в первую очередь нужно обращать внимание на поддержку уже имеющихся программ.

Внимание! Как правило, наиболее популярные, а потому активно развивающиеся системы уже включают в себя модули, поддерживающие самые популярные корпоративные решения — Парус, 1С, Oracle и т. д.

Например, программа 1С имеет возможность прямо из нее отправлять либо принимать различные бухгалтерские и налоговые документы, при этом производя их подписание квалифицированной ЭЦП.

Бытует мнение, что при организации электронного документооборота у пользователей есть 2 варианта: сделать это самим, либо воспользоваться услугами специализированных операторов ЭДО. Соответственно, у каждого, кто решается отказаться от бумаг, встает вопрос – действительно ли это так? Зачем платить деньги какой-то посреднической организации, если все можно организовать самому?

И действительно, если два контрагента договорятся между собой и подпишут соглашения, то они смогут обмениваться электронными договорами, актами и накладными без участия оператора, подписав их электронной подписью.

Однако российское законодательство предусматривает, что обмен счетами-фактурами может происходить в строгом порядке через операторов ЭДО, имеющих соответствующие лицензии и выполняющих ряд жестких требований в соответствии с законодательством РФ. В противном случае, переданный счет-фактура не будет иметь юридической силы, и им нельзя будет воспользоваться в качестве доказательства в суде, или при вычете НДС.

Таким образом, если пользователь решается перейти на безбумажный документооборот, то без участия оператора ему не обойтись.

А в чем плюсы посредничества?

Так как операторы ЭДО являются коммерческими организациями, соответственно, между ними, как и в любой отрасли, идет конкурентная борьба. Как следствие, повышение качества обслуживания клиентов, снижение стоимости оказываемых услуг.

Если у пользователей возникают какие-либо проблемы, то они всегда могут обратиться в службу технической поддержки, где квалифицированные специалисты всегда с удовольствием им помогут.

Также, через оператора абоненты могут обмениваться как формализованными документами (счета-фактуры, акты, накладные по форме ТОРГ-12), так и неформализованными (договоры, скан-копии писем, спецификации и прочее).

Ну и, пожалуй, самый главный плюс – это присоединение к Регламенту обмена, при котором пользователю потребуется подписать соглашение об обмене электронными документами лишь один раз – с оператором. При обмене напрямую, без оператора, всем участникам придется подписать огромное количество этих соглашений «каждый с каждым». В данном случае, этот бизнес-процесс станет затратным как в материальном, так и во временном плане. При том, что счетами-фактурами они все равно обмениваться не смогут (без потери их юридической значимости).

Поэтому, если вы решились перейти на электронный документооборот – доверьтесь профессионалам. Грамотно реализованный проект ЭДО – залог экономии ваших денег и вашего времени.

Партнерами спецпроекта «Без бумаг», проходящего в настоящее время на Клерк.Ру, являются компании «Электронный экспресс», «Национальный удостоверяющий центр», Synerdocs, группа компаний «Такснет», «Линк-Сервис», «Контур Диадок», TerraLink.

Все материалы спецпроекта:

  1. «Без бумаг»: узнай все об ЭДО из первых рук
  2. Порвать с бумагой: что происходит на рынке электронного документооборота
  3. Смею вас заверить: зачем нужна электронная подпись
  4. Внедрение ЭДО: как не отстать от конкурентов
  5. В Крыму открылся первый удостоверяющий центр
  6. Россвязь и Росстат стали лидерами по качеству перевода госуслуг в электронный вид
  7. 8 признаков того, что пора переходить на электронный документооборот
  8. Бухгалтерия без бумаг: когда пора переходить на ЭДО
  9. Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС: интернет-конференция на Клерк.Ру
  10. Как бухгалтеру создать свой круг электронного общения с контрагентами
  11. Создать свой круг электронного общения – легко!
  12. Электронные счета-фактуры: опасность или перспектива?
  13. Компании могут подтолкнуть к переходу на электронный документооборот
  14. Как ЭДО помогает избежать доначисления налогов
  15. ЭДО поможет во время налоговой проверки
  16. Бизнес в один клик
  17. Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера
  18. Почему бухгалтеры опасаются перехода на электронный документооборот
  19. ЭДО: стоит ли опасаться подделок электронной подписи
  20. Электронный документ можно использовать как доказательство в суде
  21. Трудно ли отказаться от бумажных документов?
  22. Электронный документ нельзя отправить «задним числом»
  23. Участники ЭДО могут пользоваться услугами разных операторов
  24. Перевести в электронный вид можно любой документ
  25. Как подготовить инфраструктуру компании к переходу на межкорпоративный обмен электронными документами
  26. Внедрение ЭДО: как подготовить инфраструктуру компании
  27. Государство может ввести обязательный документооборот
  28. ФНС внедряет ЭДО при подаче заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов
  29. ЭДО позволяет исправить электронные счета-фактуры
  30. Налоговая отчетность в электронном виде в 2015 году
  31. Электронная отчетность в 2015 году: как сдать легко и быстро
  32. А так уж нужен оператор ЭДО?
  33. Операторы ЭДО выступят третьей стороной в споре с налоговиками
  34. Мифы и реальность электронного документооборота
  35. ЭДО против бумаги: мифы и реальность
  36. Интернет-конференция «Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС»
  37. Как эффективно внедрить ЭДО: обзор интернет-конференции
  38. Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера. Часть 2
  39. Электронные документы получены на стыке периодов: как учесть расходы и вычет по НДС

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *