Налоговый регистр по НДФЛ

Понятие НДФЛ: плательщики и налоговые ставки

Налог на доходы физических лиц относится к категории федеральных налогов и представляет бюджетный платеж, рассчитанный в процентном соотношении от полученного гражданином дохода.

Чтобы определить сумму налога к перечислению, следует обозначить, какие группы лиц являются плательщиками НДФЛ и какие к ним применимы налоговые ставки. Налогоплательщиками по НДФЛ выступают налоговые резиденты России и граждане, не имеющие такого статуса.

Физлицо признается резидентом, если находится на территории нашей страны непрерывно в течение полугода. В тех случаях, когда данное требование не соблюдается, гражданин входит в группу нерезидентов.

Для резидентов предусмотрены следующие ставки по НДФЛ:

  • 13% — основная ставка по налогу, применяется для всех категорий доходов плательщика;
  • 35% — налоговая ставка для выигрышей и призов в сумме более 4000 рублей.

Для налоговых нерезидентов используются ставки в размере 13%, 15% и 30%, которые подразделяются в зависимости от статуса нахождения в России и видов получаемых доходов.

Налоговые регистры

Все налоговые агенты, исполняющие свои обязанности в отношении работников по перечислению в бюджет сумм НДФЛ, обязаны вести налоговые регистры.

В большинстве случаев все регистры содержатся в компьютерных программах для ведения учета. Тем не менее, автоматизировано ведут учет не все компании и предприниматели. Вследствие этого возникает необходимость использовать налоговые регистры иного формата.

Всем налоговым агентам предоставлено право разрабатывать и утверждать самостоятельно регистры по налогу на доходы. Принятый образец налогового регистра компании и предприниматели должны утвердить приказом руководителя.

Однако прежде чем составлять регистр, необходимо определить, с какой целью налоговики настоятельно рекомендуют их применять при расчетах с персоналом:

  1. Для корректного исчисления НДФЛ, который следует удержать из доходов сотрудников.
  2. Используя информацию, представленную в регистрах, можно сформировать справки по форме 2-НДФЛ, которые по окончании каждого требует предоставлять инспекция ФНС.
  3. Если сотрудники налоговой при проведении выездной проверки потребуют регистры на проверку, налоговый агент сможет их предоставить и тем самым избежать штрафных санкций со стороны инспекции.

Несмотря на то, что агенты по НДФЛ имеют возможность составлять регистры самостоятельно, учитывая потребности своей системы учета, этот документ должен включать в себя обязательные реквизиты. К реквизитам, которые в обязательном порядке следует включить в регистр, относят:

  1. Информацию о плательщиках подоходного налога, то есть сотрудниках работодателя, выступающего налоговым агентом по НДФЛ (ИНН, ФИО, паспортные данные). Отражение данных сведений в этом документе позволит сэкономить время на составление налогового отчета 2-НДФЛ.
  2. Категория налогоплательщика (налоговый статус).
  3. Основание для уплаты налога, то есть какие виды доходов были получены работником.
  4. Налоговые вычеты по подоходному налогу.
  5. Суммарные значения доходов и вычетов.
  6. Даты получения дохода сотрудником.
  7. Дата удержания подоходного налога.
  8. Дата перечисления налога в федеральный бюджет.
  9. Реквизиты платежного поручения на перечисление налогового платежа.

Определившись с тем, какие сведения в обязательном порядке должен предоставлять налоговый регистр по подоходному налогу, следует перейти к его непосредственному заполнению. Составлять этот документ налоговый агент вправе и в бумажной, и в электронной форме.

При составлении регистров по НДФЛ необходимо руководствоваться рациональностью. Сотрудники ФНС рекомендуют возложить ответственность за внесение информации о налоге в регистры на ответственных лиц. Именно подписи этих работников должны заверять указанную в налоговом документе информацию.

Организовав качественный учет по налогу на доходы и разработав регистр налогового учета, уполномоченные лица обязаны организовать системы хранения данного документа, позволяющие не только сохранить регистр в целости, но и предотвратить внесение несанкционированных корректировок третьими лицами.

В том случае, если конкретная ситуация все же требует произвести какие-либо корректировки сведений, содержащихся в регистре, делать это вправе только ответственный сотрудник с указанием даты внесения поправок, подписью и необходимыми комментариями.

Основные требования при составлении

При составлении налогового регистра следует учитывать следующие рекомендации:

  1. Налоговый регистр по налогу на доходы должен раскрывать сведения с разбивкой по каждому работнику. При этом раскрытию подлежат все полученные работником доходы, вне зависимости от того, какая была применена налоговая ставка. Если в отношении одного физлица были использованы разные ставки НДФЛ, следует эти данные отразить в разных разделах налогового документа.
  2. Если говорить об основной налоговой ставке подоходного налога, информацию о доходах, облагаемых по 13%, целесообразно отражать и по итогам месяца, и нарастающим итогом. Все остальные категории доходов можно регистрировать только помесячно.
  3. Очень часто с работниками заключаются трудовые договоры не в начале года. Тогда при составлении регистра для нового сотрудника можно отразить сведения, указанные в справке 2-НДФЛ с предыдущего места работы.
  4. Не является обязательным отражать в налоговом документе сведения о доходах работников, которые в соответствие с требованиями налогового права не подлежат обложению НДФЛ (пособия по беременности и родам и т.д.). Однако следует включать в него сведения о тех доходах, которые не могут являться объектом обложения по налогу только в пределах определенного лимита. К таким выгодам работника, к примеру, можно отнести суточные. Данная выплата не облагается налогом только в сумме 700 рублей. В случае превышения необходимо удерживать НДФЛ по ставке 13%.
  5. Составление отдельных налоговых регистров требуется, когда у компании имеются обособленные подразделения. Соответственно, при наличии одного подразделения потребуется ведение двух налоговых регистров: один — для ОП, второй – для головного офиса. С какой целью необходимо формирование отдельных регистров? В первую очередь, для того чтобы оптимизировать процесс заполнения и сдачи справки 2-НДФЛ, так как этот налоговый отчет должен быть предоставлен инспекции по месту нахождения компании и ее филиала, то есть в разные ИФНС.
  6. Все суммарные показатели, касающиеся величины налога, указанные в налоговом регистре по подоходному налогу необходимо отражать в полных рублях. Остальные показатели налоговый агент вправе округлять до копеек.

Подведя итоги, отметим, что при составлении налогового регистра нужно руководствоваться принципами рациональности и требованиями ФНС в части включения в документ обязательных реквизитов.

Документы для скачивания (бесплатно)

Обязательные реквизиты регистра по НДФЛ

Обязательные реквизиты, которые должны быть в регистре по НДФЛ, такиеп. 1 ст. 230 НК РФ:

1) сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика (ф. и. о., ИНН). Также в регистре лучше сразу указать паспортные данные (номер, серию, адрес места жительства), так как они нужны для заполнения справки 2-НДФЛ;

2) статус налогоплательщика (резидент/нерезидент);

3) виды выплачиваемых доходов и их коды;

4) виды предоставленных налоговых вычетов и их коды;

5) суммы доходов и суммы вычетов;

6) даты выплаты доходов;

7) даты удержания налога;

8) даты перечисления налога;

9) реквизиты платежного документа на перечисление налога в бюджет (дата и номер).

Первые пять реквизитов вопросов не вызывают, и проблем отразить их в налоговом регистре нет. Все данные о работнике можно оформить так же, как и в разделе 2 справки 2-НДФЛутв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.

Понятно, что суммы доходов работников вы будете брать из своих первичных документов (расчетно-платежных, расчетных ведомостей, актов и т. п.). Коды доходов и коды вычетов берутся из Справочников, приведенных в приложениях № 3 и № 4 к Приказу ФНС, которым утверждены форма справки 2-НДФЛ и Рекомендации по ее заполнениюутв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.

А статус налогоплательщика можно кодировать такразд. II Рекомендаций, утв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (далее — Рекомендации): цифра 1 означает, что работник — резидент и его трудовые доходы облагаются по ставке 13%п. 2 ст. 207, п. 1 ст. 224 НК РФ, а цифра 2 — что нерезидент и его доходы облагаются по ставке 30%п. 2 ст. 207, п. 3 ст. 224 НК РФ.

Если работник — иностранец или просто часто бывает за границей в командировках, то, чтобы фиксировать, как в течение года меняется его статус, можно сделать в начале регистра такую таблицу.

Месяц Янв. Февр. Март Апр. Май Июнь Июль Авг. Сент. Окт. Нояб. Дек.
Статус 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2

Отслеживать в течение года статус нужно еще и потому, что вычеты предоставляются работнику только в отношении доходов, облагаемых по ставке 13%пп. 3, 4 ст. 210 НК РФ. А вот последние четыре реквизита регистра рассмотрим более подробно.

Дата выплаты дохода

В гл. 23 НК РФ нет такого понятия, как «дата выплаты дохода». Поэтому надо исходить из буквального смысла этого термина. В регистре по НДФЛ в качестве даты выплаты любого дохода надо указывать дату реального перечисления денег сотруднику. Кстати, так же считает и Минфин. Например, он разъяснил, что если зарплата выплачивается путем зачисления денег на карточные счета работников, то в регистре надо указывать именно дату перечисления денег на карточки работниковПисьмо Минфина от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37.

Вид доходов Дата выплаты доходовп. 1 ст. 223 НК РФ
Любые доходы в денежной форме (включая оплату труда, выплаты по ГПД, отпускные, больничные, дивиденды и др.) День выплаты дохода из кассы либо перечисления денег на счет работника в банке
Доходы в натуральной форме День передачи работнику имущества (оказания ему услуг, выполнения для него работ)
Материальная выгода, полученная от экономии на процентах при выдаче работнику займа День уплаты работником процентов по займу
Материальная выгода, полученная от приобретения товаров (работ, услуг) или ценных бумаг День приобретения работником товаров (работ, услуг), ценных бумаг

Поскольку зарплата должна выплачиваться два раза в месяц (за первую половину месяца — до окончания месяца, как правило, с 16-го по 30-е число, за вторую половину — после окончания месяца, как правило, с 1-го по 15-е числост. 136 ТК РФ), то в регистре нужно будет указать две даты выплаты.

Дата удержания НДФЛ

Организация обязана удержать НДФЛ из доходов работника при их выплатеп. 4 ст. 226 НК РФ. После чего удержанный налог надо перечислить в бюджет, а доход за вычетом НДФЛ — работнику.

Рассчитать налог, подлежащий удержанию, нужно раньше — в момент начисления дохода работнику. То есть в день начисления зарплаты, премий, надбавок, доплат, пособий по болезни, отпускных, доходов по ГПД и т. п. Это будет налог исчисленный, и его вы указываете в соответствующей графе регистра по НДФЛ.

А вот удержать исчисленный НДФЛ из доходов работника нужно, как мы уже сказали, только при их непосредственной выплате.

В большинстве случаев дата удержания налога будет совпадать с датой выплаты доходов (например, при выплате отпускных, больничныхПостановление Президиума ВАС от 07.02.2012 № 11709/11; Письма Минфина от 06.06.2012 № 03-04-08/8-139, от 10.10.2007 № 03-04-06-01/349). Но из этого правила есть два исключения — выплата неденежных доходов и доходов в виде оплаты труда.

При выплате доходов в натуральной форме (например, при выдаче подарков) удержать НДФЛ в момент выплаты дохода невозможно. Это нужно сделать при ближайшей выплате денег работнику, например при выплате ему зарплаты, отпускных, пособий по болезни и т. п.п. 4 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина от 28.11.2007 № 03-04-06-01/420

Теперь разберемся с зарплатой. Она, как мы уже сказали, выплачивается два раза в месяц. И что же, два раза удерживать НДФЛ? Контролирующие органы неоднократно разъясняли, что исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с зарплаты (в том числе за первую половину месяца) нужно один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доходПисьма Минфина от 15.08.2012 № 03-04-06/8-143, от 09.08.2012 № 03-04-06/8-232, от 17.07.2008 № 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 № 03-04-06-01/209, УФНС по г. Москве от 29.04.2008 № 21-11/041841@.

Таким образом, датой получения дохода в виде оплаты труда как за первую, так и за вторую половину месяца является последний день месяца, за который зарплата начислена. И на эту же дату нужно исчислить НДФЛ за месяцп. 2 ст. 223 НК РФ. А вот удержать налог нужно на дату выплаты дохода — в день получения денег в банке на выдачу зарплаты за вторую половину месяца (при выдаче из кассы) или перечисления на карточки работниковп. 4 ст. 226 НК РФ.

Казалось бы, все просто: при выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) НДФЛ удерживать не надо. Однако если вы выплатите работнику сумму аванса без удержания НДФЛ, то по окончании месяца может сложиться ситуация, когда вы не сможете перечислить НДФЛ в бюджет, так как вам не из чего будет удержать налог. Например, вы выплатили работнику аванс, НДФЛ с него не удержали. А потом оказалось, что за вторую половину месяца работнику не положена зарплата по какой-то причине (например, он заболел или находился в отпуске за свой счет). И получается, что удержать НДФЛ вам просто не из чего. А перечислять в бюджет НДФЛ за счет собственных средств вы не можете, это прямо запрещено Кодексомп. 9 ст. 226 НК РФ. Есть три варианта решения этой проблемы:

  • <или>выплачивать зарплату за первую половину месяца за вычетом рассчитанного с нее НДФЛ, но НДФЛ не начислять (проводку Дт счета 70 – Кт счета 68 не делать) и не удерживать. Тогда в конце месяца вы всегда сможете удержать весь НДФЛ за месяц из доходов работника;
  • <или>исчислять (делать проводку Дт счета 70 – Кт счета 68) и удерживать НДФЛ с аванса, но в бюджет его сразу не перечислять. А перечислить сумму налога, удержанную со всей зарплаты за месяц, один раз — при выплате зарплаты по итогам месяца. Однако такой вариант может вызвать лишние вопросы налоговиков при выездной проверке (мол, раз удержали налог, то почему не перечислили, возможность ведь была);
  • <или>исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ при каждой выплате зарплаты, то есть два раза в месяц (делать проводки: при исчислении НДФЛ — Дт счета 70 – Кт счета 68, а при перечислении налога — Дт счета 68 – Кт счета 51).

Дата перечисления НДФЛ и реквизиты платежки

Это дата, которая указана в отметке банка на платежке на перечисление НДФЛ. Напомним, что срок, в который налог должен быть перечислен в бюджет, зависит от способа выплаты доходовп. 6 ст. 226 НК РФ.

Способ выплаты доходов Срок перечисления НДФЛ
Из кассы за счет денег, полученных в банке В день получения денег в банке
Из кассы за счет выручки Не позднее следующего дня после выплаты дохода
Перечисление на банковский счет работника или по его поручению на счета других лиц В день перечисления дохода
В неденежной форме (в натуральной форме или в форме материальной выгоды) Не позднее дня, следующего за днем удержания налога. А удержать НДФЛ надо в ближайший день выплаты денежного дохода

Если вы выплачиваете доход (за исключением зарплаты за первую половину месяца) работнику безналичным путем и перечисляете налог вовремя, то дата выплаты дохода, дата удержания налога и дата его перечисления у вас будут совпадать.

Всем известно, что НДФЛ перечисляется в бюджет сразу за всех работников организации (или работников одного подразделения) одной платежкой. Поэтому если удержанный НДФЛ перечислен в бюджет полностью, то в налоговом регистре у каждого работника будет указан один и тот же номер платежки и ее дата.

Общие правила по ведению регистра

ПРАВИЛО 1. На каждого работника ежегодно нужно заводить отдельный регистрст. 216, п. 1 ст. 230 НК РФ. В нем надо отражать все выплачиваемые работнику доходы независимо от того, по какой ставке они облагаются. Облагаемые по разным ставкам (9, 13, 15, 30 или 35%) доходы нужно отражать отдельно, к примеру в разных разделах регистрапп. 1, 3 ст. 226, ст. 224, п. 1 ст. 230 НК РФ. Кстати, именно такой принцип действует при заполнении справок 2-НДФЛ (по каждой ставке — отдельные разделы 3—5)разд. II Рекомендаций.

ПРАВИЛО 2. В регистре все выплаченные работнику доходы, облагаемые по ставке 13%, и предоставленные вычеты отражаются как помесячно, так и нарастающим итогом с начала года. Ведь НДФЛ по этим доходам рассчитывается нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца за вычетом НДФЛ, удержанного в предыдущих месяцах текущего годап. 3 ст. 226 НК РФ.

А вот доходы, облагаемые по другим ставкам, можно отражать только помесячно. В этом случае НДФЛ исчисляется отдельно по каждой сумме дохода без предоставления вычетовпп. 3, 4 ст. 210, п. 3 ст. 226 НК РФ.

ПРАВИЛО 3. Если работник принят на работу не с начала года, то в начале регистра можно указать такие сведения.

Сумма дохода, облагаемого по ставке 13% на предыдущем месте работы, руб.

Сумма дохода берется из справки 2-НДФЛ с прежнего места работып. 3 ст. 218 НК РФ. Эта информация нужна для принятия решения о том, давать работнику вычеты на детей или нет. Ведь если доход с начала года превышает 280 000 руб., то вычеты уже не предоставляютсяподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.

Если работник имеет право на детские вычеты, то в начале регистра лучше сделать еще одну табличку.

Ф. и. о. ребенка Дата рождения Категория ребенка
(первый, второй, третий и т. д., инвалид)

Из нее будет сразу видно: с какого месяца надо начать предоставлять вычет и когда перестать это делать, какую сумму вычета предоставить и какой код вычета присвоить.

ПРАВИЛО 4. В регистре можно не отражать доходы, которые в полной сумме не облагаются НДФЛ, например пособия по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора летст. 217 НК РФ.

А вот доходы, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленного лимита (например, суточные свыше 700 руб., материальная помощь и подарки, облагаемые в части, превышающей 4000 руб. в год и др.), в регистре отражать надопп. 3, 28 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина от 20.07.2010 № 03-04-06/6-155. Причем в регистре доходы надо отражать в полной сумме, а на необлагаемую сумму указывать код вычетаПисьмо Минфина от 02.03.2012 № 03-04-06/9-54.

ПРАВИЛО 5. Если у организации есть обособленные подразделения, то налоговые регистры по НДФЛ нужно вести в каждом ОП отдельно.

А если работник одновременно получает доходы и в ГП, и в ОП, то на него надо завести два регистра по НДФЛ. В этом случае для правильного расчета НДФЛ вычеты на детей удобнее предоставлять в каком-то одном месте — либо в ГП, либо в ОП.

Вести регистры в каждом ОП нужно для того, чтобы не было проблем с перечислением НДФЛ и представлением справок 2-НДФЛ. Ведь НДФЛ, удержанный с доходов работников ОП, нужно перечислять в бюджет именно по месту нахождения каждого ОПп. 7 ст. 226 НК РФ. И как неоднократно разъясняли Минфин и ФНС, справки 2-НДФЛ надо представлять туда, куда перечисляется НДФЛПисьма ФНС от 30.05.2012 № ЕД-4-3/8816@; Минфина от 07.08.2012 № 03-04-06/3-222, от 23.03.2012 № 03-04-08/8-58. То есть справки 2-НДФЛ о доходах работников ГП надо представлять в ИФНС по месту нахождения ГП, а справки 2-НДФЛ о доходах работников ОП — в ИФНС по месту нахождения ОПразд. II Рекомендаций.

ПРАВИЛО 6. Суммы НДФЛ отражаются в регистре в целых рублях, а все остальные суммы — в рублях и копейкахп. 4 ст. 225 НК РФ.

ПРАВИЛО 7. Форму регистра по НДФЛ лучше утвердить приказом руководителя.

Заполняем регистр по НДФЛ

Как это сделать, покажем на примере.

Пример. Заполнение регистра по НДФЛ

/ условие / В организации работает Неунывающий Иван Петрович. Его оклад — 20 000 руб. Сроки выплаты зарплаты: за первую половину месяца — 22-е число текущего месяца, за вторую половину месяца — 7-е число следующего месяца.

У работника есть дочь в возрасте 10 лет. В связи с этим он принес в бухгалтерию заявление о предоставлении вычета и копию свидетельства о рождении ребенка.

С 4 по 8 февраля работник болел. После того как Неунывающий И.П. принес больничный, ему было начислено пособие в сумме 4000 руб., которое было выплачено 22-го числа вместе с зарплатой за первую половину февраляп. 1 ст. 15 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

С 11 по 24 марта работник был в отпуске. Сумма отпускных была выплачена работнику 5 марта до начала отпуска вместе с зарплатой за февральст. 136 ТК РФ.

Кроме того, Неунывающему И.П. организация вручила два подарка:

  • 25 января в связи с его юбилеем — на сумму 3000 руб.;
  • 22 февраля в связи с праздником — на сумму 1500 руб.

НДФЛ со стоимости подарка на 23 февраля был удержан из февральской зарплаты работника.

НДФЛ, удержанный с зарплаты работников, перечислялся в бюджет в день получения в банке денег для выплаты зарплаты.

/ решение / В регистре мы приводим только те данные, которые нужны для расчета налога.

Налоговый регистр по НДФЛ

Ф. и. о. ребенка Дата рождения Категория ребенка
Неунывающая Катерина Ивановна 07.01.2003 — ребенок первый;
— код вычета — 114;
— сумма вычета — 1400 руб.
Месяц Доход Налоговый вычет Облагаемая сумма, руб.
(гр. 3 – гр. 6)
НДФЛ исчисленный, руб.
(гр. 7 х 13%)
НДФЛ удержанный НДФЛ перечисленный
Вид и код дохода Сум­ма, руб. Дата выплаты Код вычета Сум­ма, руб. Сум­ма, руб. Дата Сум­ма, руб. Дата Платежный документ
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Январь Зарплата (2000) 20 000 22.01.2013,
07.02.2013
114 1400 18 600 2418НДФЛ с зарплаты за первую и вторую половину месяца надо исчислить в последний день месяца — в день начисления дохода 2418Удержать и перечислить НДФЛ с зарплаты за месяц надо в день выплаты работникам зарплаты за вторую половину месяца 07.02.2013 2418Удержать и перечислить НДФЛ с зарплаты за месяц надо в день выплаты работникам зарплаты за вторую половину месяца 07.02.2013 № 11 от 07.02.2013
Подарок на юбилей (2720) 3 000 25.01.2013 501 3000Общая сумма вычета по всем выданным в течение года подаркам составляет 4000 руб. С суммы превышения — 500 руб. — надо исчислить и удержать НДФЛ
Итого за месяц х 23 000 х х 4400 18 600 2418 2418 х 2418 х х
Итого с начала года х 23 000 х х 4400 18 600 2418 2418 х 2418 х х
Февраль Больничный (2300) 4 000 22.02.2013 4 000 520 520 22.02.2013 520 22.02.2013 № 35 от 22.02.2013
Подарок на 23 февраля (2720) 1 500 22.02.2013 501 1000Общая сумма вычета по всем выданным в течение года подаркам составляет 4000 руб. С суммы превышения — 500 руб. — надо исчислить и удержать НДФЛ 500Общая сумма вычета по всем выданным в течение года подаркам составляет 4000 руб. С суммы превышения — 500 руб. — надо исчислить и удержать НДФЛ 65 65 07.03.2013 65 07.03.2013 № 50 от 07.03.2013
Зарплата (2000) 15 000 22.02.2013,
07.03.2013
114 1400 13 600 1768 1768 07.03.2013 1768 07.03.2013 № 50 от 07.03.2013
Итого за месяц х 20 500 х х 2400 18 100 2353 2353 х 2353 х х
Итого с начала года х 43 500 х х 6800 36 700 4771 4771 х 4771 х х
Март Отпускные (2012) 14 000 07.03.2013 14 000 1820 1820 07.03.2013 1820 07.03.2013 № 50 от 07.03.2013
Зарплата (2000) 10 000 05.04.2013 114 1400 8 600 1118 1118 05.04.2013 1118 05.04.2013 № 63 от 05.04.2013
Итого за месяц х 24 000 х х 1400 22 600 2938 2938 х 2938 х х
Итого с начала года х 67 500 х х 8200 59 300 7709 7709 х 7709 х х

1. Сумма НДФЛ, излишне удержанная по итогам года (гр. 9 – гр. 8)
2. Сумма НДФЛ, не удержанная по итогам года (гр. 8 – гр. 9)
Главный бухгалтер (должность) (подпись) Правильная Мария Ивановна (фамилия, имя, отчество)

***

При желании вы можете дополнять регистр любыми данными, которые вам нужны. Если доходы облагаются по разным ставкам, то можно сделать обобщающую таблицу, где будут указываться общая сумма дохода и общая сумма удержанного и перечисленного налога.

Если на конец года вы не успели возвратить работнику излишне удержанный с его дохода НДФЛ и продолжаете возвращать его в следующем году, то сумму долга перед работником можно показать в дополнительной таблице в начале регистра.

А в конце регистра вы можете указать номер справки 2-НДФЛ и дату ее представления в ИФНС и работнику.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

Для чего нужен регистр по НДФЛ

Налоговый регистр по НДФЛ прежде всего необходим для составления справок по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@. Напомним, что справки 2-НДФЛ налоговые агенты обязаны представлять по окончании налогового периода (п. 2 ст. 230 НК РФ). Кроме того, налоговый регистр может оказаться полезен самому налоговому агенту. При условии правильного ведения налоговый регистр позволит:

  • вовремя выявить случаи излишне удержанного НДФЛ. Напомним, что налоговый агент обязан сообщить физическому лицу о фактах излишне удержанного налога в течение десяти дней со дня обнаружения (п. 1 ст. 231 НК РФ);
  • отслеживать суммы доходов в целях предоставления стандартного налогового вычета. Не забудьте, что вычеты «на детей» предоставляются до месяца, в котором доход физичес­кого лица превысит 280 000 руб. за налоговый период (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ);
  • контролировать суммы предоставленных социальных налоговых вычетов (абз. 3 п. 2 ст. 219 НК РФ);
  • правильно рассчитать сумму доходов, облагаемых НДФЛ при превышении определенной величины (например, доходы в виде подарков или суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, облагаются НДФЛ, если превысят 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ)).

Отсутствие налогового регистра по НДФЛ проверяющие могут посчитать грубым нарушением правил учета доходов и расходов (п. 2 письма ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690). А за данное нарушение в п. 1 ст. 120 НК РФ предусмотрен штраф в сумме 10 000 руб. Если же нарушения выявлены более чем в одном налоговом периоде, размер штрафа составит 30 000 руб. (п. 2 ст. 120 НК РФ).

Обязательные реквизиты регистра

Регистры налогового учета должны содержать (п. 1 ст. 230 НК РФ):

1) сведения, которые позволят идентифицировать налогоплательщика;

2) вид выплачиваемых налогоплательщику доходов в соответствии с кодами, утвержденными приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@;

3) вид предоставленных налоговых вычетов в соответствии с кодами, утвержденными приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@;

4) суммы дохода;

5) даты выплаты доходов;

6) статус налогоплательщика;

7) даты удержания и перечисления налога в бюджет;

8) реквизиты платежных документов на перечисление налога.

Прокомментируем некоторые реквизиты.

Суммы дохода

Суммы дохода следует указывать в том размере, в каком они были начислены, то есть без их уменьшения на вычеты. Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 29.12.2010 № 03-04-06/6-321 и ФНС России от 13.10.2011 № ЕД-4-3/16950@.

В отношении даты выплаты доходов необходимо отметить следую­щее. НК РФ не содержит такого понятия, как «дата выплаты доходов», в ст. 223 НК РФ определены только даты фактичес­кого получения доходов. Вопрос: какую именно дату следует занести в регистр?

В письме Минфина России от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37 говорится, что при выплате заработной платы на карточные банковские счета работников в регистре нужно указывать дату, когда организация перечислила денежные средства. В письме финансового ведомства от 29.12.2010 № 03-04-06/6-321 отмечено, что в регистрах должны фиксироваться даты фактического получения налогоплательщиком дохода, определяемые в соответствии со ст. 223 НК РФ.

В более позднем письме от 18.04.2014 № 03-04-06/17867 Минфин России подчеркнул, что датами получения дохода, отражаемыми в регистрах налогового учета, являются последние числа каждого месяца, за которые налогоплательщикам начислен доход в виде оплаты труда. Однако указание в регистре даты выплаты дохода, по мнению финансового ведомства, не является грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Думаем, что это разъяснение и стоит принять к сведению.

Статус налогоплательщика

При указании статуса налогоплательщика в налоговом регистре целесообразно будет использовать ту же кодировку, что и в справке 2-НДФЛ. Если налогоплательщик является налоговым резидентом Российской Федерации, ставится код 1, для лиц, не являющихся налоговыми резидентами, ставится код 2. В случае, когда налогоплательщик не является налоговым резидентом РФ, но признается в качестве высококвалифицированного специалиста в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации», указывается код 3 (п. 2.3 Рекомендаций по заполнению справки 2-НДФЛ, утвержденных приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@).

К сведению

Налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). При этом период нахождения физического лица в Российской Федерации не прерывается на периоды его выезда за рубеж для краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения, а также для исполнения трудовых или иных обязанностей, связанных с выполнением работ (оказанием услуг) на морских месторождениях углеводородного сырья.

Если в организации трудятся иностранцы или граждане РФ, которые в силу своих служебных обязанностей или по другим причинам часто бывают за границей, то в налоговый регистр целесообразно включить таблицу для определения налогового статуса физического лица. Отметим, что количество дней нахождения лица на территории РФ необходимо определять на каждую дату фактического получения дохода лица, то есть последний день месяца, за который выдается заработная плата. Так, например, при выплате зарплаты за октябрь 2014 г. нужно считать количество дней за период с ноября 2013 по октябрь 2014 г. включительно (письмо ФНС России от 22.10.2014 № ОА-3-17/3584@).

Таблица. Определение налогового статуса физического лица (нарастающим итогом)

Месяц

Январь

Февраль

Март

Апрель

Май

Июнь

Июль

Август

Сентябрь

Октябрь

Ноябрь

Декабрь

Количество дней нахождения на территории РФ

Налоговый статус

Дата удержания налога

Как правило, дата удержания налога совпадает с датой выплаты доходов (п. 4 ст. 226 НК РФ). Это правило не выполняется для доходов в натуральной форме. Кроме того, есть вопросы с определением даты удержания налога при выплате заработной платы.

При выплате дохода в натуральной форме удержать НДФЛ сразу невозможно. Эту нужно сделать при ближайшей денежной выплате (письмо Минфина России от 28.11.2007 № 03-04-06-01/420). Например, работнику вручили подарок 18 ноября, а ближайшая выплата заработной платы — 30 ноября. В этом случае в налоговом регистре дата выплаты дохода будет указана 18 ноября, а дата удержания НДФЛ — 30 ноября.

Как уже говорилось ранее, датой выплаты дохода в виде заработной платы будет последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). По мнению Минфина России, налоговый агент должен удерживать и перечислять налог один раз в месяц при окончательном расчете (см., например, письма от 15.08.2012 № 03-04-06/8-143, от 09.08.2012 № 03-04-06/8-232, от 17.07.2008 № 03-04-06-01/214 и от 16.07.2008 № 03-04-06-01/209). Таким образом, в налоговом регистре в качестве даты удержания НДФЛ при выплате заработной платы нужно указывать последнее число соответствующего месяца.

Дата перечисления налога в бюджет

Дату перечисления налога в бюджет следует отражать на основании отметки банка в платежном поручении на перечисление НДФЛ. Напомним, что согласно п. 6 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках. В иных случаях налог следует перечислять не позднее дня, следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода (для доходов в натуральной форме или в виде материальной выгоды — не позднее дня, следующего за днем фактического удержания налога).

К сведению

Напомним, что согласно п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты вправе разрабатывать формы налоговых регистры по НДФЛ ­самостоятельно с учетом обязательных реквизитов только с 2011 г. (изменения были внесены Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ). До 2011 г. учитывать доходы физических лиц нужно было по форме, разработанной Минфином России. Однако такая форма так и не была разработана, поэтому Минфин России (письмо от 20.07.2010 № 03-04-06/6-155) допускал возможность использования самостоятельно разработанной формы или формы 1-НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц за 2003 год», утвержденной приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583. Форму 1-НДФЛ можно взять за основу для налогового регистра и сейчас, но в нее следует добавить такие обязательные реквизиты, как дата выплаты дохода, дата удержания и перечисления налога в бюджет, а также реквизиты платежного документа.

Реквизиты, которые стоит добавить

Как уже было указано выше, исходя из позиции Минфина России (письма от 18.04.2014 № 03-04-06/17867, от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37 и от 29.12.2010 № 03-04-06/6-321), можно сделать вывод, что в налоговом регистре должны быть указаны сведения не только о дате выплаты дохода, но и дате фактического получения дохода. Поэтому нелишне будет добавить такой реквизит в налоговый регистр.

Кроме того, поскольку регистр НДФЛ является основанием для заполнения справки 2-НДФЛ, то целесообразно в регистре отразить данные, необходимые для заполнения раздела 2 этой справки. По мнению автора, в регистре, кроме ИНН и ФИО физического лица, стоит указывать такие реквизиты, как дата рождения, гражданство (код страны), код документа, удостоверяющего личность, серию и номер документа, адрес места жительства в РФ (почтовый индекс, код региона, район, город, населенные пункт, улица, дом, корпус, квартира), адрес в стране проживания (код страны, адрес). В этом случае заполнить справку 2-НДФЛ будет проще.

Также, по мнению автора, в налоговом регистре следует фиксировать данные о предоставленных налоговых вычетах физичес­кому лицу в течение налогового периода. Ведь такая информация необходима для заполнения справки 2-НДФЛ. Еще можно посоветовать добавить в налоговый регистр такой реквизит, как сумма дохода с учетом налоговых вычетов.

Образец формы налогового регистра по НДФЛ дан в приложении.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *