Форма 0504210 с 2

Как заполнить ведомость на выдачу ТМЦ в бюджетном учреждении?

Форму начинаем заполнять с титульного (первого) листа:

  • В шапку формы вносится информация о самом учреждении (для которого заполняем), отделе, выдающем МЦ, материально ответственном лице. Также в правом верхнем углу предусмотрено место для утверждающей надписи руководителя.

ВАЖНО! Утверждению руководителем подлежит каждая составленная в учреждении ведомость.

  • В раздел «Принято к учету» вносится проводка на выбытие МЦ в соответствии с планом счетов по приказу Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
  • В нижней части первого листа в обязательном порядке проставляются данные и подписи:
    • главного бухгалтера учреждения;
    • лица, которое фактически произвело выдачу ТМЦ;
    • лица, которое подготовило форму (исполнителя).

Второй лист формы является информативным. В представленной в нем таблице фиксируются:

  • наименование выдаваемых МЦ;
  • учетный код выдаваемых МЦ;
  • единица измерения МЦ;
  • Ф. И. О. лиц, получивших МЦ по ведомости и место для их собственноручной росписи в получении;
  • количество выданных МЦ в заявленных единицах измерения;
  • учетная стоимость (цена приобретения) МЦ.

По итогам заполнения в нижней части таблицы производится калькуляция всех выданных по ведомости МЦ по количеству и стоимости.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если ведомость заполняется с помощью технических средств (например, на компьютере), оставшиеся пустыми строки убираются. Если ведомость в бумажном виде, в незаполненных строках нужно поставить прочерк.

Готовая ведомость передается в бухгалтерию учреждения.

Пример списания материальных запасов в бюджетном учреждении размещен в статье «Учет материалов в бюджетных учреждениях (нюансы)».

Актуальный образец заполненной ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения по форме ОКУД 0504210 можно скачать на нашем сайте.

Отдельные нюансы учета, влияющие на формирование ведомости

При обороте МЦ в бюджетных учреждениях основной вопрос в том, как правильно классифицировать МЦ для учета и списания. Специальных разъяснений регулирующих органов по данному вопросу нет. Вместе с тем есть различия в процедурах при единовременном списании МЦ (по ведомости) и списании по акту. Во втором случае необходимость списания (как и решения о закупке) должна быть оформлена решением специальной комиссии. Чтобы не созывать комиссию по каждому факту закупки или выдачи дыроколов и одноразовых картриджей для оргтехники, бюджетные организации обычно устанавливают определенную классификацию приобретаемых и расходуемых ценностей. Все входящие в оборот учреждения МЦ подразделяются на учетные группы, которые оформляются в дальнейшем тем или иным установленным документом (ведомостью или актом). Критерии этой классификации нужно описать в учетной политике.

Второй нюанс, который также должен попасть в учетную политику прежде, чем будет применяться на практике, — определение стоимости списания МЦ. Инструкцией Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н для бюджетников предусмотрены всего 2 способа: по цене каждой единицы и по средней стоимости (п. 108 инструкции). Предпочтительный способ следует выбрать, закрепить в учетной политике и применять последовательно из года в год. Как можно видеть из заполненной ведомости, выбранный способ будет прямо влиять на заполнение ведомости выдачи МЦ и итоговые результаты по ней.

ВАЖНО! Избранный способ списания нельзя менять в течение отчетного года.

С примером учетной политики для бюджетного учреждения знакомьтесь здесь: «Пример учетной политики в бюджетном учреждении (нюансы)».

И третий аспект, который рассмотрим в рамках данного материала, касается присвоения наименований и кодов МЦ, которые включаются в ведомость выдачи. При составлении справочника номенклатуры (в первую очередь это касается компьютерных программ) бухгалтеру необходимо искать разумный баланс между подробным описанием объекта в наименовании, с одной стороны, и отсутствием детализации — с другой.

Например, в приведенном образце имеется объект — бумага. Если в учете записывать просто «бумага», которая может приобретаться по разной цене и выдаваться либо по пачкам, либо по листам, нетрудно догадаться, что в учете быстро наступит путаница. С другой стороны, если чрезмерно детализировать учет, например заводить отдельные позиции на каждую партию бумаги от разных производителей и поставщиков, путаница наступит с не меньшими быстротой и вероятностью.

В приведенном в пример образце найдено взвешенное решение — наименование МЦ составляется по принципу 3 шагов:

  • вид МЦ — «бумага»;
  • основные характеристики — «пачка» (т. е. и приобретается, и выдается данная бумага именно по пачкам) и формат;
  • стоимость (цена) закупки — 135 руб. за пачку (данный вариант удобен при списании по фактической цене и наличии поставщиков с относительно стабильными ценами).

Кодировка номенклатуры, как можно заметить, построена на аналогии с цифрами кода кредитуемого счета, на котором учитываются ТМЦ. По общему правилу (идущему еще из разъяснений к постановлению Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66), если в утвержденной форме нет специальной отсылки к общероссийскому классификатору (например «код по ОКВЭД» или «код по ОКУД»), то под кодом подразумевается код по внутренней системе кодирования, принятой в учреждении.

Во избежание спорных вопросов (например, с проверяющими из вышестоящих структур) стандарт присвоения наименований и кодов МЦ необходимо закрепить в учетной политике учреждения.

Ведомость выдачи материальных ценностей по форме ОКУД 0504210 действует с 2015 года. Само по себе заполнение ведомости сложности не представляет, если правильно организован учет соответствующих видов ТМЦ и применяемые нюансы закреплены в учетной политике бюджетного учреждения.

Порядок заполнения ведомости

На первой странице указываются:

  • дата составления ведомости;
  • учреждение (наименование);
  • структурное подразделение, выдающее матценности;
  • выдающее матценности материально ответственное лицо.

В правом верхнем углу проставляется утверждающая надпись руководителя.

В таблице «Принято к учету» указываются проводки по выбытию матценностей согласно Плану счетов, утв. Минфином РФ в Приказе от 06.12.2010 № 162н.

Внизу страницы проставляются подписи и расшифровки подписей:

  • главного бухгалтера;
  • материально ответственного лица, выдавшего матценности;
  • исполнителя — лица, подготовившего форму.

На второй странице представлено две таблицы.

В первой отражается информация о матценностях:

  • наименование;
  • учетный код;
  • единицы измерения.

При подготовке справочника номенклатуры нужно учитывать, что описание объекта в наименовании не должно быть слишком подробным. В то же время наименование общего характера может повлечь путаницу. Необходимо выбрать признаки, которые будут достаточно характеризовать данные матценности, например, форма выдачи, стоимость единицы выдачи и т.д. Порядок присвоения наименований и кодов матценностям следует закрепить в учетной политике учреждения.

Во вторую таблицу заносятся сведения о выдаче матценностей и их получателе:

  • количество выданных матценностей;
  • ФИО и подписи лиц, их получивших;
  • учетная стоимость матценностей.

В нижней части второй таблицы подводится итог по всем выданным по ведомости матценностям, указываются итоговые количество и стоимость. В учетной политике учреждения заранее следует установить способ определения стоимости списания матценностей – по цене каждой единицы или по средней стоимости. Способ списания влияет на заполнение ведомости, а именно итоговых строк.

Если ведомость заполняется в бумажном виде, в пустых строках должен быть проставлен прочерк. При заполнении формы на компьютере незаполненные строки можно убрать.

Готовая ведомость утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете выбытия материальных запасов и объектов основных средств, стоимость единицы которых не превышает 3000 рублей включительно.

Скачать бланк ведомости на выдачу материальных ценностей на нужды учреждения

Как составить ведомость

Ведомость выдачи материальных ценностей для потребностей учреждения относится к первичной документации, используемой в основном, как уже выше говорилось, в государственных бюджетных организациях. Именно поэтому применяется ее унифицированная форма, разработанная относительно недавно – в 2015 году (ранее действовавший формуляр перестал быть действительным) и заполняемая в определенном порядке

Ведомость можно делать в «живом» виде или в печатном, но во втором случае ее следует обязательно распечатать (для визирования). Если ведомость делается на бумажном носителе, оставшиеся пустыми строки следует зачеркивать, если в электронном формате, то пустые строчки нужно обязательно удалять (во избежание всевозможных манипуляций с документом)

Формируется она в одном оригинальном экземпляре, который изначально составляется в отделе выдачи товарно-материальных ценностей, а затем передается в бухгалтерию.

Сведения о готовой ведомости нужно внести в специальный учетный документ – журнал, после чего передать ее на хранение ответственному сотруднику. Период хранения ведомости определяется либо учетной политикой учреждения, либо нормами законодательства, регулирующими создание данного вида документации. После того, как ведомость утратит свою значимость, ее можно утилизировать (при соблюдении процедуры также установленной в законе).

Образец ведомости

  1. Справа, вверху ведомости, несколько строк отведены под подпись руководителя учреждения.
  2. Ниже указывается дата формирования ведомости, наименование организации (полное) и структурного подразделения, в котором она выпустилась.
  3. Далее вписывается информация о материально-ответственном лице: достаточно указать здесь его фамилию-имя-отчество.
  4. Затем идет основной раздел. Начинается он с бухгалтерских записей о проводках товарно-материальных ценностей, внесенных в бланк.
  5. Ниже свои подписи ставят главный бухгалтер и работник, выдавший товары и материалы по настоящей ведомости, документ еще раз датируется.

  1. Вторая часть бланка содержит собственно сведения о товарно-материальных ценностях, оформленные в виде таблицы.
  2. В первый столбец вносится ФИО получившего их работника, он же расписывается в конце соответствующей строки.
  3. В вертикальные столбцы вносятся данные об объектах, подлежащих учету (их название и код) и единица измерения (также в виде наименования и кода).
  4. После того, как ведомость будет заполнена, подводятся ее итоги: выданное количество каждого наименования материалов, а также их стоимость за одну штуку и общая стоимость по всем столбикам.

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения. ф.0504210

К документам первичного учета, широко применяемым органами местного самоуправления, государственной власти и другими госучреждениями, относят также ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения. Ее форма по ОКУД имеет номер 0504210.

Данная форма в обязательном порядке утверждается руководителем предприятия с расшифровкой его подписи и проставлением даты. Выписывается ведомость на конкретное число, в шапке документа записывается название учреждения, затем его структурного подразделения и данные определенного материально ответственного лица.

Что касается информации о материальных ценностях, то в табличной части ведомости необходимо указать их наименование и код, а также внести соответствующие данные о единицах их измерения. Ниже по форме необходимо указать фамилию получателя ценностей и его инициалы, поставить отметку о выдаче и расписку в получении.

Также необходимо вписать данные о количестве товара и его общей цене, записать корреспондирующие счета дебета и кредита. Документ не будет иметь юридической силы, если на нем не поставит подпись главный бухгалтер и лицо, занимающееся выдачей ценностей, а также непосредственный исполнитель.

Форма такого образца стала актуальной с июня 2015 года (предыдущая форма ОКУД для ведомости выдачи материальных ценностей, утвержденная в 2010 году, утратила свою юридическую силу). По сравнению со старой версией, новая имеет лишь незначительные редакционные поправки, однако на сегодняшний день необходимо применять только форму 0504210.

Порядок заполнения ф. 0504210

Кто заполняет и когда нужно заполнять форму 0504210 разобрались. Теперь приведем пошаговую инструкцию по заполнению данной формы.

Шаг № 1. Укажите фактическую дату выдачи материальных ценностей, наименование учреждения и название подразделения в соответствующих строках.

Шаг № 2. Ведомость (ф.0504210) заполните по каждому материально ответственному лицу, которому выдаете материалы (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3-12).

Под выдачей имущества в эксплуатацию понимается его передача для использования в деятельности учреждения. Например, хозинвентаря дворникам и уборщикам, канцтоваров в бухгалтерию…

Шаг № 3. Соберите подписи. Ведомость должны подписать материальные лица, которые получили ТМЦ, и сотрудник, которые эти материалы выдал. Документ также должны подписать исполнитель и главный бухгалтер. Затем ведомость утверждает руководитель учреждения.

Шаг № 4. После того, как ведомость выдачи материалов будет правильно оформлена, ее нужно передать в бухгалтерию. На основании формы № 0504210 бухгалтер спишет ТМЦ в бухучете.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *