Электронный обмен документами

Сравним бумажные
и электронные документы

Ключевые вопросы на старте любого проекта: сколько стоит и что в итоге. Компаниям важно понимать, насколько дорого им обойдется внедрение ЭДО и на какой результат они могут рассчитывать. Сравним некоторые показатели.

Деньги Время

Бумажный документооборот Электронный документооборот

Себестоимость
бумажного документа на 1 лист формата А4 — порядка 1,5 пакета бумажных документов, который в среднем составляет 6 листов формата А4 — 9 . электронного документа любого объема — 0 пакета электронных документов любого объема — 0 .

Отправка
почтой — от 40-60 курьером — дороже в разы, в большинстве случаев — более чем в 10 раз, в зависимости от подрядчика и точки назначения. входящие бесплатно. Исходящие от 5 до 9 в зависимости от оператора ЭДО. Не зависит от географической удаленности.

Архив
помещения для архива, который постоянно прирастает, — цены на аренду зависят от площади и региона. условия хранения электронных документов зависят от оператора ЭДО. СКБ Контур хранит документы бесплатно и бессрочно.
Бумажный документооборот Электронный документооборот

Подготовка документов
Распечатывание, подпись, проставление печатей на пакет документов — от одного до нескольких дней в зависимости от присутствия или отсутствия на рабочего месте лица, уполномоченного подписывать документы. При больших объемах исходящих документов их подготовке заняты все сотрудники бухгалтерии по несколько дней каждого месяца. Подпись электронных документов уполномоченным сотрудником — несколько минут. Уведомления о новых документах ускоряют подписание, а массовые действия в системах ЭДО позволяют подписывать много документов «в один клик».

Отправка
В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до двух недель; курьерской службой — от одних до четырех суток. Вне зависимости от региона адресат получает документы через несколько секунд после отправки.
Возврат подписанных экземпляров В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до месяца; курьерской службой — от одних до четырех суток. Не требует времени. Как только контрагент подписывает документ КЭП, обе стороны получают доступ к подписанному оригиналу документа. В Диадоке подписание входящего документа не тарифицируется.

При документообороте 500 документов в год
вы сэкономите 22 250

При использовании бумажных документов ваши годовые затраты составят 25750 , тогда как при документообороте через Диадок — 3 500 .

Выбираем способ работы с ЭДО

Внедрение системы ЭДО в работу компании может занять очень разные промежутки времени и потребовать разных финансовых вложений. Это зависит от способа работы с ЭДО, который она выберет. Теоретически: все, что нужно для ЭДО — это интернет и КЭП. Практически же компании нужно решить, как именно в ней будет организована работа с электронными документами.

Веб-версия

Наиболее простой способ — это работа через веб-версию, которая доступна всем. Он не потребует никакого вмешательства в информационные системы компании, обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты. В этом случае компания платит только за отправленные документы.

Модуль для 1С

Для пользователей 1С в Диадоке разработано типовое решение для наиболее популярных версий этой учетной системы: любой желающий может просто скачать модуль с сайта, установить у себя и работать с электронными документами из привычной программы.

Купить модуль Диадока 1С

Интеграция с другими учетными системами

Интеграция с другими учетными системами займет больше времени и обойдется дороже. Это зависит, во-первых, от учетной системы и ее конфигурации, во-вторых, от оператора ЭДО.

В Диадоке есть ряд разработанных интеграционных решений для Oracle, SAP ERP (сертифицированное решение), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Парус, Архив ЭЛАР, Архив Ensole. Также есть решения для интеграции на уровне программы -Коннекторы, API.

Задать вопрос во интеграции

Подключаем контрагентов

Документооборот — процесс как минимум двусторонний. Поэтому компании, переходящей на ЭДО, важно проинформировать об этом своих контрагентов. Разные операторы придерживаются различной политики относительно своего участия в подключении контрагентов. В Диадоке действует группа активации, которая специализируется как раз на данном процессе. Она разработала ряд специальных инструментов и шаблонов для информирования контрагентов. Ее специалисты вместе с ответственными лицами компании выбирают те, которые наиболее подходят в данном конкретном случае и составляют план действий и мероприятий, которому следуют.

По нашим данным, каждая третья компания при правильном информировании соглашается принимать электронные документы. Любой желающий может посмотреть, кто из его контрагентов уже входил в Диадок — просто воспользуйтесь поиском на главной странице веб-версии.

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Павел Овчинников 12 лет работает с электронными документами

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

  1. Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
  2. Купить сертификат электронной подписи.
  3. Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Где взять электронную подпись

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р. Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Квалифицированная подпись

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р, купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС.

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р, ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Интерфейс «Криптопро», программы для защиты информации

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справаОператор «Диадок» — интерфейс более сложный, но интуитивно понятный

В чем может быть подвох

Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.

Главная проблема с обменом электронными документами: этим нельзя заниматься в одиночку. Вам придется убедить партнеров перейти на электронные документы, а пока они принимают решение, придется параллельно работать и с бумажками.

Другие нюансы кроются в несовершенстве попутных сервисов. Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов. И так несколько раз, пока не отправятся все акты. Если счет идет на сотни документов, бухгалтер потратит несколько часов, отправляя новые пачки в сервис. Но при бумажном документообороте на это уйдет еще больше времени.

Серьезные проблемы начинаются, когда контрагент нарушает свои обязательства и дело доходит до суда. Тогда приходится думать, как представить электронные документы в суд. Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции. Но будьте готовы, что вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса.

Если вы решили перейти на электронные документы

Вы купили электронную подпись и выбрали оператора документооборота. Теперь надо все организовать:

  1. Уговорить контрагентов получать и отправлять вам электронные документы. Многие ваши партнеры ничего не захотят менять, и вам придется продолжить работать с бумагой.
  2. Научиться управлять двумя потоками документов: электронным и бумажным. Придется выработать систему учета движения входящих и исходящих документов для обоих потоков.
  3. Научиться хранить электронные документы. По закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет. Если у вас большой документооборот, придется внедрить специализированный электронный архив.

Об этом мы расскажем отдельно. Подписывайтесь на наш канал, жмите колокольчик и все такое.

  • Электронный документооборот
    • Правовое регулирование обмена электронными документами
      • Правовые основы обмена электронными документами
      • Понятие электронного документа
      • Понятие электронной подписи и ее виды
      • Юридическая сила документов, подписанных электронной подписью
      • Подтверждение расходов и вычетов электронными документами
    • Обмен электронными счетами-фактурами
      • Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур
      • Сроки выставления электронных счетов-фактур
        • Когда нужно отправлять оператору электронный счет-фактуру, если товаросопроводительные документы следуют вместе с товаром длительное время?
      • Порядок нумерации электронных счетов-фактур
      • Одновременное выставление бумажных и электронных счетов-фактур
        • Может ли комитент (принципал) перевыставить электронный счет-фактуру в бумажном виде?
      • Хранение электронных счетов-фактур
      • Представление электронных счетов-фактур в налоговые органы
      • Повторное направление электронных счетов-фактур
      • Регистрация электронных счетов-фактур продавцом товаров (работ, услуг)
      • Регистрация электронных счетов-фактур покупателем товаров (работ, услуг)
      • В каком налоговом периоде можно заявить вычет входного НДС по длящейся услуге, если электронный счет-фактура получен в начале следующего налогового периода?
      • Выставление электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Выставление исправленного электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Выставление корректировочого электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Выставление электронного счета-фактуры на аванс в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение исправленного электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение корректировочного электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение электронного счета-фактуры на аванс в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Аннулирование электронных счетов-фактур в программе «1С:Бухгалтерия 8»
    • Обмен электронными первичными документами
      • Обмен первичными документами в электронном виде
        • Какими первичными документами оформляется изменение стоимости реализованных товаров (работ, услуг, имущественных прав)?
        • В каком отчетном периоде отражается операция, если первичный документ составлен продавцом в конце одного периода, а получен покупателем в начале следующего?
      • Выставление электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Выставление исправленного электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение исправленного электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Аннулирование электронного первичного документа по инициативе продавца в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Аннулирование электронного первичного документа по инициативе покупателя в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Обмен электронным универсальным передаточным документом (УПД)
      • Выставление электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) в программе «1С:Бухгалтерия 8»
      • Выставление исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (исправленного УПД) в программе «1С:Бухгалтерия 8»
      • Выставление электронного документа о передаче права на использование программы для ЭВМ (УПД) в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров и оказании услуг в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) в программе «1С:Бухгалтерия 8»
      • Получение исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (исправленного УПД) в программе «1С:Бухгалтерия 8»
      • Получение электронного документа о передаче права на использование программы для ЭВМ (УПД) в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров и оказании услуг в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Получение электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Обмен электронным универсальным корректировочным документом (УКД)
      • Выставление электронного корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости (УКД) в программе «1С:Бухгалтерия 8»
      • Получение электронного корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости (УКД) в программе «1С:Бухгалтерия 8»
    • Обмен произвольными электронными документами
      • Выставление произвольного электронного документа в программе «1С:Бухгалтерия 8»
      • Получение произвольного электронного документа в программе «1С:Бухгалтерия 8»
    • Обмен электронными документами у посредников
      • Применение ЭДО при реализации товаров через комиссионера в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Применение ЭДО при реализации товаров комиссионером в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Настройка обмена электронными документами
      • Как начать обмен электронными документами
      • Соглашение об обмене электронными документами
      • Настройка обмена электронными документами в «1С:Бухгалтерии 8»
      • Как получить сертификат электронной подписи с помощью 1С:Подпись
    • Сервис 1С-ЭДО. Руководства пользователя
    • О справочнике

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *