Авансовый отчет проводки

Правила выдачи подотчетных средств

При выдаче денег под отчет бухгалтер должен руководствоваться следующими правилами:

  • с 2018 года для предоставления подотчетных средств не требуется полного погашения задолженности по ранее выданным суммам;
  • если средства перечисляются для командировки, сумма рассчитывается согласно лимитам, установленным внутренними положениями компании;
  • основание для выдачи денег – заявление, составляемое сотрудником-получателем в произвольной форме. В нем указывается необходимая сумма, нужды, на которые она требуется, и срок ее использования. Готовый документ подписывается директором фирмы. С 2018 года заявление не обязательно, достаточно приказа, распоряжения руководителя;
  • деньги, причитающиеся подотчетнику, нельзя выдать третьему лицу.

Когда деньги истрачены, сотрудник составляет и передает в бухгалтерию авансовый отчет. Проводки в 1с 8.3 делают на основании этого документа. На подготовку отчета у специалиста имеется три дня с момента истечения срока, на который выдавалась сумма. Если остались излишки, их нужно сдать в кассу компании.

Чтобы упорядочить работу с подотчетными лицами, компания издает внутренний локальный акт, где указывается:

  • какие сотрудники вправе получать средства под отчет;
  • на какие сроки выдаются деньги;
  • в какой период составляется отчет, возвращаются излишки.

Работники, чьи должности поименованы в приказе, знакомятся с документом под роспись. Правила документооборота по «подотчетникам» фиксируются в учетной политике организации.

Отражение расчетов с подотчетным лицом в бухгалтерской программе

Все расчеты с подотчетными лицами обязательно отражаются в бухгалтерской программе предприятия. Выдача денег сотруднику оформляется двумя способами в зависимости от выбранного формата:

Дт 71 Кт 50 – средства выделены из кассы;

Дт 71 Кт 51 – деньги направлены на банковскую карточка сотрудника.

Когда работник предоставил бухгалтеру авансовый отчет, бухгалтерские проводки в зависимости от обстоятельств будут следующими:

Дт 26 Кт 71– списание суммы на общехозяйственные расходы (например, если средства выдавались завхозу на покупку мелочей в офис, маркетологу на командировку, рекламщику на посещение международной конференции и т.д.);

Дт 20 Кт 71 – отнесение трат специалиста на основное производство (например, если в командировку ездил работник цеха);

Дт 44 Кт 71 – отнесение суммы на коммерческие расходы (если траты понес специалист по продажам);

Дт 10 (15) Кт 71 – проводка, используемая в ситуации, если на подотчетные средства приобретались товарно-материальные ценности по предоплате;

Дт 41 Кт 71 – проводка, применяемая, когда на выданную сумму покупались товары для дальнейшей перепродажи по предоплате;

Дт 60 Кт 71 – проводка, показывающая, что выданные специалисту деньги были направлены на расчеты с поставщиком (подрядчиком) в виде аванса (задатка);

Дт 08 (10, 41) Кт 71 – оприходование товарно-материальных ценностей.

Если специалист не израсходовал ранее выданную сумму полностью, остаток подлежит возврату в кассу компании в сроки, оговоренные внутренними положениями компании. Средства, возвращенные в кассу предприятия, отражаются проводкой:

Дт 50 Кт 71 .

Как правильно вести

Учет по подотчетам ведется по счету 71, согласно которому выдача средств записывается в дебет (Дт), а списание – в кредит (Кт).

Бухгалтерские проводки должны оформляться по каждой операции с активами. Например, компания выдала 10000 сотруднику на приобретение гладильного оборудования, вот как выглядела бы документация:

Дебет (Дт) — № счета Кредит (Кт) — № счета Тип проводки Основание проводки
41 71 Покупка материальных объектов за подотчетные средства Авансовый отчет сотрудника, акт приемки нового оборудования предприятия

Существуют другие типы проводок – их выбор формируется исходя из вида операций с подотчетом и целями, на которые он направлен.

Получение сотрудником средств из кассы компании: Дт 71 Кт 50, основание – расходно-кассовый ордер.

Зачисление денег из кассы компании на банковский счет или карту сотрудника: Дт 71 Кт 51, 52 или 55, основание – платёжное поручение.

Выдача проездной документации командированному работнику: Дт 71 Кт 50-3.

Возврат средств, не израсходованных работником: Дт 50, 51, 52 или 55, основание – АО сотрудника, приходно-кассовый ордер на оставшуюся сумму, банковская выписка.

Возмещение работнику личных средств, потраченных на покупку материальных объектов для компании: Дт 08, 10 или 15, Кт 71, основание – авансовый отчет и акт приемки.

Расходы компании на командировку сотрудника: Дт 20, 23, 25, 26, 29 или 44 Кт 71, основание – АО, документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции и т.д.).

Начисление НДС (налога на добавленную стоимость) по АО: Дт 19 Кт 71, основание – АО и счёт.

Выдача перерасхода сотруднику: Дт 71 Кт 50 или 51, основание – расчетно-кассовый ордер (РКО) и платёжное поручение.

Отдельно должны учитываться суммы, которые не были вовремя возвращены сотрудником. Это делается проводкой по удержанию нужного объема денежной массы с зарплаты работника. Это фиксируется по дебету 70 и кредиту 73, а основанием является зарплатная ведомость.

Правила ведения АО

Алгоритм работы с АО условно делится на 12 простых шагов:

  1. Подача заявления сотрудника на получение подотчетных активов.
  2. Выдача средств из кассы компании.
  3. Направление полученных работником средств на цели, указанные в заявлении.
  4. Заполнение бланка авансового отчета по форме АО-1 (общий для всех категорий предприятий).
  5. Прикрепление к АО бумаг, подтверждающих перерасход сотрудника.
  6. Оформление расписки о подаче всех необходимых документов в бухгалтерию.
  7. Старт проверки АО в бухгалтерии.
  8. Выявление корректности заполнения бланка, отсутствия в нем помарок, исправлений, сторонних подписей.
  9. Оформление всех необходимых бухгалтерских проводок.
  10. Подтверждение законности предоставленных чеков или квитанций-доказательств перерасхода.
  11. Завершение проверки АО, подача документов на утверждение руководству.
  12. Отправка АО на хранение.

Наличие в документе каких-либо помарок и исправлений обязывает бухгалтера не принимать его к рассмотрению. Соответственно, сумма, отраженная в нем, автоматически считается неподтвержденной в расходе и удерживается из объема зарплаты подотчетного сотрудника. Именно поэтому внимательно следует относиться к заполнению бланка со стороны работника и к скрупулезной проверке со стороны бухгалтера.

Перерасход по авансовому отчету

Иногда при проверке авансового отчета бухгалтер выявляет, что израсходовано сотрудником было больше денег, чем кассир ему выдал. Данный перерасход необходимо возместить в том случае, если он является обоснованным.

Обоснованным перерасчет признается в том случае, если выполняются следующие условия:

  • денежные средства сотрудником были израсходованы на выполнение задания, которое ему поручила компания (обычно, цель выдачи денежных средств указывается в приказе директора о выдаче под отчет);
  • работник предоставил документы, подтверждающие перерасход денежных средств (это могут быть, к примеру, кассовые чеки).

Должны выполняться сразу два этих условия, иначе перерасход денежных средств возвращать не нужно (Читайте также статью ⇒ ).

Важно! Те денежные средства, которые сотрудник потратил помимо полученного аванса выдаются ему из кассы. При выдаче оформляется РКО (расходный кассовый ордер по форме КО-2).

Проводка при выдаче перерасхода из кассы будет следующей:

Д71 К50 – сотруднику возмещены расходы, превышающие выданные под отчет денежные средства.

Пример возмещения перерасхода по авансовому отчету

Бухгалтер ООО «Континент» О.П. Петрова купила канцтовары для своего отдела. С этой целью кассир ей выдал 3000 рублей 28 августа. Однако, при покупке канцтоваров, Петрова потратила большую сумму, а именно – 3200 рублей. На всю сумму потраченных средств бухгалтер предоставила авансовый отчет и подтверждающие документы, а именно кассовый и товарный чеки, в которых был выделен НДС в размере 488 рублей. Счет-фактура предоставлен не был.

Авансовый отчет Петровой был проверен и 30 августа утвержден директором, а 31 августа из кассы ей был выдан перерасход в размере 200 рублей.

Операции в бухгалтерском учете будут следующими:

Д71 К50 – Петровой из кассы под отчет выдано 3000 рублей

Д10 К71 – получены канцтовары, купленные Петровой на сумму 2712 рублей (3200 – 488)

Д19 К71 – по купленным канцтоварам учтен НДС 488 рублей

Д91.2 К19 – за счет собственных средств компании списан НДС 488 рублей

Д71 К50 – Петровой компенсированы расходы сверх суммы, выданной ей авансом под отчет.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

В какой срок сотруднику необходимо возместить перерасход по авансовому отчету

Прежде возмещение расходов сотруднику по авансовому отчету происходило только после составления приказа. В настоящее время приказ составлять необязательно, просто будет достаточным указать данное условие в учетной политике компании. Во внутренних документах компании могут прописываться как правила, так и сроки возмещения перерасхода по АО.

Важно! Заявления работнику, который предоставил АО с суммами, превышающими выданные писать не потребуется. Дело в том, что перерасход выплачивается на основании авансового отчета, утвержденного руководителем. И никаких заявлений писать для этого не нужно. Законодательно данное требование не закреплено.

В качестве обоснования того, что перерасход имел место и его необходимо компенсировать является следующее: расходы являются обоснованными и документально подтверждены. Кроме того, работник должен предоставить авансовый отчет по форме АО, которая утверждена в организации руководителем. Представленный отчет должен быть проверен и заверен руководителем. Только в этом случае перерасход должен быть возмещен работнику.

После проверки и утверждения АО ставится отметка о принятии в соответствующей графе. Выдавая перерасход бухгалтер проставляет дату и номер РКО. Также в отчет должна стоять подпись и расшифровка подписи кассира компании и главного бухгалтера.

Затем подотчетные суммы необходимо списать. Списание проводится на основании АО, утвержденного руководителем. Однако, если отчет проверку не прошел (к примеру, перерасход денежных средств был признан необоснованным), то к учету он приниматься не может (Читайте также статью ⇒ Как проверить авансовый отчет).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *