Архив кадровых документов

Как организовать архивную работу в компании с нуля

Как оказалось, говорить о том, как правильно вести архив в организации, можно вечно, такого большого количества нюансов сложно найти еще где-либо. О некоторых вопросах правильного хранения документов нам рассказала наш приглашенный эксперт Елена Шилова, начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области. Настольные документы архивариуса 1. Самым главным законодательным актом, который регулирует все движение архивных документов, является Федеральный закон «Об архивном деле».
Он распространяет свое действие на любые организации и их архивные документы и все его требования обязательны к исполнению. 2. В вопросе, как вести любые архивные документы от нумерации до обложки, помогут основные правила работы ведомственных архивов 1985 г. 3.
В инструкции должно быть прописано не только то, как составляются описи и номенклатуры, но и кто ответственный за работу архива. Лучше, чтобы это был не один человек, на которого скинут все дела, а поручать некоторые архивные функции отделам. Чтобы по прошествии определенного времени ответственный человек из отдела подготовил все документы и сдал ответственному за архив.
И только потом архивариус делает сводную работу. Вопросов и проблем не будет с документами, если в инструкции будет все пошагово прописано. Состав документов, подлежащих передаче в архив Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.

В момент заведения в личное дело вкладывается фото сотрудника размером 4×6 и документы, подтверждающие факт трудоустройства: заявление о приеме на работу, копию приказа о трудоустройстве, экземпляр ТД. Позднее к личному делу могут приобщаться различные дополнительные соглашения к ТД, копии приказов о поощрениях и взысканиях, договор о материальной ответственности и другие документы, характеризующие сотрудника по профессиональным и личным качествам. Архив только создается, но старые документы есть. Опись нужно составить со старых документов или начинать с настоящего момента? Первыми при составлении сдаточной описи необходимо описывать самые старые документы, систематизируя их по годам и по названиям структурных подразделений. Поэтому самый старый документ на предприятии должен получить первый порядковый номер.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *